Как выглядеть профессионально. Правила деловой email переписки, которые сэкономят ваше время и нервы
Электронная почта - главный официальный канал деловых коммуникаций. Это признано во всем мире. Поэтому насколько вы свободно себя чувствуете в этой области является одним из важных показателей вашей квалификации.
В деловой переписке важно не только быть вежливым и писать без ошибок. Одним из важных умений для деловой переписки это сделать ее удобной и понятной для всех участников.
Правила деловой переписки, которым следует придерживаться
🖇📌 Использовать надо преимущественно корпоративную почту, созданную на корпоративных доменах. Не использовать личную почту с бесплатных почтовых сервисов типа google или yandex. Кстати, на этих ресурсах есть сервисы создания корпоративной почты. В Yandex на дату написания статьи такой сервис был бесплатный. Потратьте немного времени и создайте себе почту, которая будет вызывать уважение и доверие. Встречают по одежке.
📌 Имя вашего почтового ящика (аккаунта) не должно вызывать недоверие, насмешки или вопросы. Например bigdog<почтовый домен> или goldfish@<почтовый домен> могут быть неправильно поняты. Называть почтовые аккаунты по номеру контактного телефона тоже не стоит. Мобильный номер поменять ничего не стоит и это будет говорить о непостоянном статусе вашей компании. Как правило почтовые аккаунты содержат фамилию и/или инициалы сотрудника.
📌 Все письма, отправляемы вами, должны иметь тему письма. По статистике, письма без тем приравниваются к спаму и удаляются в первую очередь. Тема письма должна отражать вашу основную мысль, которую вы планируете донести до собеседника. Если это приглашение на конференцию, то должно быть как минимум "Приглашение на конференцию {Дата время}". Но не как "Приглашение"
📌 Не делайте веерной рассылки. Уважайте ваших коллег. Не всем участникам переписки интересен ваш ответ. Отправляйте ваши ответы избирательно, только тем, кому это действительно нужно для принятия каких-либо решений.
📌 Если вы пересылаете файлы, старайтесь чтобы имена файлов уже говорили о содержимом в них. Например "Соглашение о конфиденциальности" лучше чем просто "Соглашение"", если это договор, то напишите "Договор N:XXX с компанией IBM". Вашему корреспонденту легче будет найти его среди десятков писем в почтовом ящике.
📌 Используйте при пересылки файлы в формате PDF, если не предполагается его редактирование получателем. Это даст возможность избежать проблем совместимости офисного программного обеспечения. Случается, что файлы Microsoft Word не читаются, например в бесплатном пакете Apache Open Office.
📌 Возьмите за привычку прикреплять файл, прежде чем писать текст письма. Таким образом вы сможете избежать ужасного «Извините, я забыл прикрепить файл !» в последующем сообщении.
📌 Не отправляйте файлы без сопроводительного текста
📌 Соблюдайте этикет, здоровайтесь в начале писем. Как мы все делаем при встречах. В конце письма обычно "С уважением, ФИО или просто имя" скажет о вас много, как о деловом воспитанном человеке. Указывайте вашу контактную информацию.
📌 Включите стандартный блок подписи, который автоматически будет вставлять в конец письма ваше имя, приоритетные контакты, "С уважением" или название и контакты вашей организации.
📌 Обратите внимание на синтаксис текста. Есть ряд конструкций, которые воспринимаются как выражение эмоций. Например текст из заглавных букв может быть воспринят как повышение голоса. Если перебарщиваете с восклицательными и вопросительными знаками, то возможно восприятие вас как эмоционально неустойчивого человека.
📌 Будьте осторожны с юмором в тексте. Тем более, если вы не знаете вашего собеседника. То что вы считаете смешным совсем не обязательно будет понято вашим собеседником.
📌 На "недовольство" в письме никогда не отвечайте тем-же.
📌 Для деловой переписки использовать эмоджи не рекомендуется. Это уместно в мессенджерах при общении с друзьями.
📌 Если вы знаете получателя, обращайтесь к нему по имени.
📌 Сохраняйте историю переписки
📌 Старайтесь выражать свои мысли коротко и понятно. Текст письма не должен превышать одного экрана. Никто не любит читать длинные письма.
📌 Если время ответа не оговорено в ваших корпоративных или проектных стандартах, отвечайте на письма в течении дня. В крайнем случае в течении суток. Если понимаете, что не успеваете - напишите когда сможете ответить.
📌 В условиях всеобщей "удаленки", старайтесь отправлять письма в рабочее время. Письмо, полученное в нерабочие часы, может испортить планы или настроение вашему корреспонденту. Не отправляйте письма в выходные или праздничные дни.
📌 Если ваш почтовый клиент позволяет выделять текст цветами - не злоупотребляйте этим.
📌 Также не злоупотребляйте словами "СРОЧНО !","ВАЖНО !" в заголовках писем. Используйте их избирательно, когда действительно это необходимо. Я встречал людей, у которых вся корреспонденция была "ВАЖНО, СРОЧНО". Это может нервировать участников переписки.
📌 Будьте вежливыми. Это просто.
📌 Перед отправкой проверяйте текст и список получателей. Адреса получателей желательно выбирать из справочника. Если вы набираете адрес вручную, могут закрасться ошибки и письмо уйдет в никуда или что еще хуже не тому, кому надо. А письмо может содержать конфиденциальную информацию. Добавляйте адрес получателя в последнюю очередь.
Еще на эту же тему:
Когда писать и как быстро отвечать на электронные сообщения ? Деловой цифровой этикет
Позвонить или написать ? Деловой цифровой этикет
Понравилась статья, нажмите 👍 и поделитесь информацией с другом ‼️