Практические советы для повышения эффективности видео конференций. ZOOM этикет часть 1: До начала видео встречи
Видеоконференцсвязь вошла в нашу повседневную жизнь. Мы используем ее для разных событий: рабочие встречи, собеседования при приеме на работу, встречи с друзьями, прием у врача.
Если вы не частo раньше общались по видео, вам будет интересно и полезно узнать несколько советов, как вести себя и лучше выглядеть во время видеозвонков. Это составляющая цифрового этикета.
Цифровой этикет может сильно отличаться от правил реальной жизни.
Используя эти простые правила, ваши видео встречи будут более профессиональные, эффективные и ценные для ваших клиентов, друзей и коллег, а значит и для вас.
До начала видео встречи
Существует несколько наиболее часто используемых приложений для видеоконференцсвязи, я использую Zoom, но мои советы относятся и для других приложений: Google Hangouts, Microsoft Teams, CISCO Webex Meetings, Skype, FreeConference, Jitsi, ClickMeeting и тд
📌 Всегда готовьтесь к встрече
Не начинайте видео конференцию без подготовки, экспромтом. Я понимаю, что вы все талантливые и не видите ничего сложного, для чего требуется подготовка. Но это вопрос рационального подхода - иногда от произведенного впечатления зависит ваша работа и успех в карьере и в жизни.
Первое, что надо сделать это избавится от неотложных дел. Покормить кота, ответить на срочные сообщения, сходить в туалет, прошу прощения.
📌 Приглашайте только тех, кто нужен
Как правило люди не очень любят принимать участие в видеоконференциях, если это не встреча с друзьями. Поэтому на рабочие встречи приглашайте коллег, которые должны принимать решения. Это правило может влиять на общее качество встречи и ее результаты.
Чем больше вы пригласите людей, тем больше вероятность того, что что-то пойдет не так - плохое интернет-соединение, проблемы со звуком и видео и т.д. Да просто люди будут друг друга перебивать. Оптимально считается численность до 7 человек.
Проверьте еще раз список приглашенных. Включите в приглашение на собрание повестку - какие вопросы планируются к обсуждению. Точно придерживаться повестки это хорошая практика для любых совещаний.
📌 Дресс-код
Когда вы работаете дома, может показаться странным или вовсе ненужным соблюдать "дресс-код" - одеваться более официально, чем вы привыкли дома. Но за счет официальной одежды, вы почувствуете переключение из режима "я бездельничаю дома" в режим "я на работе".
Работая удаленно можно легко поддаться искушению одеться в спортивные штаны и футболку с котиками, но ваши коллеги и клиенты ожидают, что вы будете иметь профессиональный вид и соответствующий настрой.
📌 Настройте зону для видео и ограничьте отвлекающие факторы
Да и беспорядок у вас за спиной может заставить ваших собеседников обращать больше внимание не на то, что вы будете говорить. Поэтому перед началом встречи убедитесь, что ваша камера не направлена на то, что привлекает внимание - кучу грязного белья, неубранную кровать или брошенные вчера вечером коробки из-под пиццы.
Не будьте одним из тех людей, кто использует Zoom как способ продемонстрировать свою обширную библиотеку деловых книг или комнату, заполненную художественными репродукциями. Такой вид домашнего декора отвлекает от вас, по возможности придерживайтесь простого белого фона. Или настройте такой фон в Zoom - функция виртуальный фон.
Также надо продумать место, где вы будете сидеть, чтобы ваших собеседников не отвлекали посторонние шумы и движение. Если вы находитесь в комнате с дверью, закройте ее, подумайте о том, чтобы повесить на двери записку «У меня видео встреча» и попросите других членов семьи не прерывать ее, если нет чрезвычайной ситуации.
Кроме того, не забывайте включить на ваших мобильных устройствах режим "без звука". Если это не сделать вы рискуете дать вашим собеседникам почувствовать неуважение к себе или обсуждаемым вопросам.
📌 Правильное освещение
Обеспечьте хорошее освещение места, где вы планируете работать. Чем больше света, тем лучше. Тем более вы приложили усилия, чтобы подобающе одеться к встрече. Идеальным является естественное фронтальное освещение из ближайшего окна, равномерно освещающее. Такой свет обеспечивает четкое, презентабельное изображение на видео.
Если солнечного света мало или совсем нет или ваша встреча проводится вечером, нет необходимости использовать специальный осветительный прибор для съемок. Возьмите лампу и поместите ее перед собой и за ноутбуком. Если источник света будет позади вас, то вас будет труднее видеть участникам встречи.
Плохое освещение не просто превращает вас в темный силуэт, оно создает на вашем лице тени и придает усталый, больной вид.
📌 Правильно расположите камеру под углом. Избегайте вида снизу
Одно из главных правил операторской работы - устанавливайте камеру на уровне глаз или выше.
Чтобы создать впечатление, что вы говорите с участниками на одном уровне, а не как гигант, зловеще смотрящий на них (и если вы не хотите хвастаться двойным подбородком), поднимите ноутбук или мобильное устройство на уровень ваших глаз. Для этого можно использовать стопку книг или коробку из под обуви.
Что касается расстояния, постарайтесь расположиться так, чтобы камера видела вас от груди или талии , а не таким образом, чтобы ваше лицо занимало весь кадр. Так ваши собеседники увидят вас более естественно, как на личной встрече.
📌 Следите за повседневным уходом за кожей
Во время видеоконференции, ваше лицо будет находиться близко к камере. Если для вас важно выглядеть на этой встрече как можно лучше, позаботьтесь, чтобы ваша кожа выглядела презентабельно. Свет экрана выделит все изъяны, поэтому телевизионные эксперты рекомендуют после использования увлажняющего крема, перед "эфиром", промокнуть лицо салфеткой, чтобы убрать блики. А если ничего не помогает, Zoom даже имеет фильтр, который поможет выравнять тон вашей кожи.
📌 Проверьте видео, звук и интернет-соединения
Нет ничего более раздражающего во время видео звонка, как медленная скорость соединения с интернетом. Поэтому одна из самых важных вещей, которую нужно сделать перед присоединением к Zoom-сеансу - это убедиться, что ваше оборудование (микрофон, динамики и наушники) работают и что скорость вашего интернета достаточна, чтобы поддерживать качество видео. Используйте гарнитуру с внешним микрофоном, чтобы лучше слышать и говорить, и стремитесь к скорости интернета не менее 20 МБ в секунду для плавного воспроизведения видео.
У Zoom есть функция, которая позволяет вам проверить свои настройки до начала встречи: просто перейдите на zoom.us/test . Есть также несколько бесплатных веб-сайтов, которые позволят вам проверить скорость вашего интернета перед любым совещанием - слишком медленно, и вы застрянете в "аду" медленного видео и неработающего звука.
Из практики качество видео Zoom в основном хорошее, но иногда может возникнуть проблема, когда присутствует движение в кадре, что может вызвать проблемы с зависанием. Чтобы предотвратить это, постарайтесь максимально ограничить быстрые или резкие движения во время видеозвонков, включая жестикуляцию.
📌 Начинайте встречу в назначенное время
Установите напоминание о встрече и подключитесь заранее. Подготовьте блокнот и ручку. Имейте перед глазами повестку встречи и сформулируйте для себя основную цель встречи.
📌 Научитесь эффективно управлять участниками
Zoom и другие инструменты видеоконференцсвязи предлагают множество способов, которыми организатор может управлять участниками во время разговора - отключение звука участников (или сообщение им о том, что их микрофон был случайно выключен), отправка файлов, управление параметрами чата, совместное использование экрана и т. Д. Перед встречей ознакомьтесь с доступными функциями и как они работают, чтобы вам не пришлось возиться, когда придет время их использовать.
Это просто хорошие манеры :)
Если статья Вам оказалась полезной, пожалуйста, поставьте 👍 и поделитесь информацией с другом ‼️