Когда писать и как быстро отвечать на электронные сообщения ? Деловой цифровой этикет
Мы редко задумываемся над этим вопросом, когда нам надо отправить email коллеге по работе, находясь в офисе. Но в условиях удаленной работы, которые нам навязала пандемия COVID-19, вопрос может оказаться актуальным. Одно из негативных свойств удаленной работы это соблазн переноса некоторых рабочих задач на вечер. Иллюзия свободы и ощущение "резинового" рабочего дня, не только у себя, но и у коллег.
Что надо сделать, чтобы сохранить хорошие рабочие отношения с коллегами ? Когда писать и как быстро отвечать на сообщения ?
В целом все понятно - по рабочим вопросам общаемся в рабочее время ! Переписка не требует синхронных действий участников. Отвечать на письма или сообщения можно в удобное время. Но как всегда в простых действиях могут быть нюансы и исключения.
📌 Оповещения о приходе нового письма у большинства людей показываются на экране компьютера или телефона. Ваше сообщение, отправленное в нерабочие часы может нарушить планы и испортить коллеге настроение. Как вы думаете, что он сделает в ответ ? Либо оставит письмо без ответа, либо ответит в лучшем случае завтра. А до завтра письмо может потеряться. В итоге вы не получаете результата. Когда я работал в крупном банке, мне каждый день в среднем приходило 100-150 писем по электронной почте, 20-30 сообщений в мессенджере. Чтобы уменьшить вероятность потери сообщения или письма и не вызвать у получателя негативных эмоций, отложите отправку до утра, до начала рабочего дня. Не портите человеку вечер. Даже если у вас с получателем, как вы думаете, дружеские отношения.
📌 Я себе выработал правило, телефонный этикет - звонки и сообщения с 9:00 до 21:00. В остальное время контакты по работе считаю неприличными, если заранее не оговорил время контакта
📌 Отвечайте на email в течении суток. Это обобщенная рекомендация в крупных компаниях.
📌 Если вы не можете оперативно ответить на письмо или время прогнозируемой задержки превышает пожелания отправителя, тогда сообщите отправителю когда сможете. Это избавит вас от напоминаний, а коллегу от лишних волнений.
📌 В мессенджерах все может быть все по другому. Как правило предполагаются быстрые ответы. Но мессенджеры чаще используются для более личного общения или для общения с руководством. И тут вам самим надо принять правильное решение об оперативности ответа.
📌 Предложите разработать памятку для сотрудников компании, где будут изложены принципы рабочих коммуникаций, если такой документ отсутствует.
Следует учесть, что не все рекомендации можно применять в отношении клиентов. Этот вопрос должен быть оговорен во внутренних регламентах компании.
Еще статьи на тему цифровой этикет:
Правильный распорядок дня при удаленной работе
Позвонить или написать ? Деловой цифровой этикет
Правила цифрового корпоративного этикета. На что обратить внимание при приеме на удаленную работу ?
Понравилась статья, нажмите 👍 и поделитесь информацией с другом ‼️