Практические советы для повышения эффективности видео конференций. ZOOM этикет часть 2: После начала встречи
После начала встречи по Zoom
Итак, вы наконец-то присоединились к призыву Zoom - сейчас не время снижать ваши стандарты этикета! Давайте воспользуемся этими важными советами.
📌 Не скрывайте свое изображение
Скрытое видеоизображение - распространенное нарушение этикета Zoom - сидеть на встрече с выключенным видео. Конечно, могут быть веские причины, по которым у кого-то отключено видео (плохое соединение, внезапное прерывание и т. д.), в остальных случаях выключенное видео будет свидетельствовать о дурных манерах.
Более того, демонстрация лица может улучшить перспективы вашего бизнеса и повысить ваш личный бренд. Исследования показывают, что более 80% бизнес-профессионалов считают, что личные встречи лучше для построения доверия и прочных отношений с клиентами. Когда у вас включено видео, люди будут видеть вас как реального человека, а не только как голос вовремя конференц-связи.
📌 Представьте каждого индивидуально по имени
В начале встречи представьте участников. И продолжайте представлять по мере присоединения к встрече.
Как и при личной встрече, вы не начинаете разговор между двумя людьми, которые еще не встречались, не представив их. То же правило применяется к виртуальной встрече Zoom. Обязательно представьте каждого индивидуально, чтобы создать доброжелательную атмосферу и стимулировать взаимодействие. При каждом появлении нового участника, назовите его, поздоровайтесь и начинайте знакомство.
Чтобы дать достаточно времени для представления каждого, воспользуйтесь функцией зала ожидания Zoom. Помимо того, что это полезно по соображениям безопасности (исключит попадание на собрание посторонних), вы можете позволить людям входить насобрание по одному, и у вас будет время представить каждого человека группе.
📌 Смотрите прямо в камеру
Когда вы находитесь на собрании Zoom - и особенно во время разговора - важно смотреть прямо в камеру, а не на окна, заполненные другими участниками, или свое собственное изображение , поскольку это имитирует зрительный контакт. Если вы посмотрите на свое изображение на экране, вы увидите, что в кадре вы смотрите в сторону.
Важно оценивать реакцию других, глядя на экран, но, чередуя это с взглядом в камеру. Участники могут почувствовать, что вы действительно разговариваете с ними. Поскольку большинство встроенных камер расположены в верхней части ноутбука, постарайтесь направить взгляд на верхнюю часть экрана.
Zoom дает вам возможность использовать режим «Динамик» или «Галерея». Выбор режима просмотра «Галерея» позволяет видеть всех участников собрания одновременно, что предпочтительно, поскольку позволяет увидеть реакцию каждого на то, что говорится.
📌 Делайте паузы, чтобы разговор был понятен всем
Из-за особенностей видеоконференцсвязи по сравнению с встречами в реальной жизни, звонки Zoom действительно работают лучше всего, когда люди разговаривают по одному - это единственный способ, чтобы каждый мог четко слышать, что говорится.
Если вы приспособитесь к этой реальности, все пойдет гораздо легче. Преднамеренное добавление между предложениями паузпозволит сделать вашу речь более связной и понятной, т.к. из-за низкой скорости интернета или сбоев звука могут появляться помехи.
📌 Отключайте звук, если не говоришь
Любой вид фонового шума может действительно отвлекать во время встречи Zoom - крики детей, лай собак, даже что-то столь же безобидное, как открывание и закрывание дверей и шкафов. Так что, если вы не разговариваете, отключите звук, чтобы отключить фоновые шумы.
📌 Не выполняйте одновременно несколько задач, сосредоточьтесь на встрече
Поскольку вы находитесь удаленно от остальных участников встречи, у вас может возникнуть соблазн поработать над другими задачами во время видеовстречи. Делать заметки по обсуждаемому содержанию во время встречи - это нормально, но другие действия, такие как прием пищи, следует свести к минимуму или избегать.
Исключением из этого правила может быть внезапный незапланированный видеозвонок вам, который прерывает уже начатую трапезу. В этом случае просто скажите позвонившему: «Привет! Рад, что я могу принять участие во встрече! Извини, ты застал меня посреди обеда». Затем ешьте как можно вежливо и тихо.
Если вам нужно встать по какой-либо причине, кратко объясните, почему вы уходите, заверьте участников, что вы вернетесь через минуту и просто выключите видео.
📌 Покажите другим, что вы слушаете. Покажите свою заинтересованность
Да, видео встречи по Zoom могут быть скучными. Но когда все наладиться, и пандемия пройдет, вы часто будете вспоминать дни видео встреч, когда участники могли заниматься чем хотят и окружающие не видели их. Но так как вы находитесь в кадре, вам нужно хотя бы выглядеть так, как будто вы интересуетесь тем, что обсуждается.
Окажите поддержку своим коллегам невербальными сигналами. Кивните или покачайте головой, улыбнитесь. Даже если они не слышат вас, они смогут прочитать ваш язык тела и оценить вашу реакцию.
📌 Используйте функцию чата, чтобы задавать вопросы
Скорее всего, участники встречи захотят задать вопросы во время обсуждения. Но, в отличие от живой встречи, бывает сложно найти подходящий момент, чтобы прервать разговор, не показавшись грубым и не нарушившим ход разговора.
Вместо этого попросите всех участников использовать функцию чата Zoom как менее навязчивый способ задавать вопросы.Таким образом, вы и ваши коллеги можете задавать все желаемые вопросы во время встречи, не отвлекая при этом никого из говорящих. А затем, во время естественного перерыва в собрании, ведущий может ответить на эти вопросы.
В качестве альтернативы можно использовать функцию Zoom «Поднять руку», чтобы дать понять, что вам есть что сказать, или можно провести сеанс вопросов и ответов в конце встречи. Если модератор / руководитель собрания не разъясняет, каковы правила встречи, спросите его до начала собрания или сделайте предложение самостоятельно.
📌 Спросите разрешения, прежде чем делать снимок экрана
Спросить вашего ведущего перед тем, как сделать снимок экрана, - это вежливый поступок. Если разрешение предоставлено, вы также должны сообщить им, где вы планируете разместить свой снимок экрана.
📌 Покидайте встречу вежливо. Ведущий уходит последним
Не торопитесь покидать видео встречу. Не говорите просто «Я ухожу, пока, все», нажимая кнопку «Завершить собрание».
Найдите минутку, чтобы сказать: "Сергей, Марина, Анна, сегодня продуктивно поработали. Дмитрий - очень приятно было познакомиться, надеюсь снова поболтать в ближайшее время ». Дружелюбно помашите на прощание! Таким образом вы заставите других участников почувствовать себя узнаваемыми, но при этом вы будете выглядеть более выдающимся.
Организатор встречи - это человек, который решает, когда она в конечном итоге закончится. Поэтому, чтобы никто не пропустил последнюю информацию, которой, возможно, придется поделиться позже, оставайтесь до конца, чтобы убедиться, что все довольны. Закрывайте встречу после того, как все остальные участники завершат соединение.
Это просто хорошие манеры :)
Если статья Вам оказалась полезной, пожалуйста, поставьте 👍 и поделитесь информацией с другом ‼️