Повна детальна інструкція для особистого асистента
1. Знайомство
Привіт дорогий помічник, радий, що тобі вдалося пройти попередніх кілька кроків, повір, дуже багато хто не подужав цього
Я Андрій Копилов, 14 років займаюся інтернет маркетингом, коучингом, консалтингом та навчанням фрілансерів
- СЕО компанії з діджитал маркетингу та розробки сайтів - Parthenon Club!
- Творець клубу маркетологів Freelancer Club!
- Засновник проекту Достигатор, який допомагає досягати фрілансерам поставленої мети в короткий термін
- Входжу до ТОП 80 найкращих фрілансерів країни (України)
- Коуч та консультант, як для бізнесу, так і для приватних фахівців
Сподіваюся ми зможемо якісно спрацюватись і досягнемо кожен своєї мети
2. Результати роботи
Багато особистих помічників у підприємців запитують "Який результат моєї роботи, як особистого помічника?"
Я виділяю конкретні показники за якими відстежую ефективність роботи помічника:
- Зростання кількості вільного часу
- Збільшення особистого заробітку
- Збереження фокусу на важливих стратегічних завданнях
Особистий помічник при належному виконанні своїх обов'язків обов'язково приводить підприємця до пунктів А, Б, В
3. Обов'язки
- Ваші основні обов'язки – взяти на себе виконання частини операційних завдань та звільнити у мене час на стратегічні завдання, які приведуть мене до розвитку та зростання
- Зробити так, щоб з вами мені стало жити простіше, а не важче
Ускладнення життя помічником – це:
- Відсутність ентузіазму, якщо вас потрібно постійно пушити
- невміння вирішувати питання і вічний пошук відмовок, чому не вдалося щось зробити
(зазвичай це елементарні та смішні відмовки)
- погане виконання роботи через що я витрачаю час на розбір завдання, пояснення, як і що переробити
- Відсутність оперативного зворотного зв'язку, коли я не знаю, що ви зараз робите, на якому етапі завдання і що робиться по завданням прямо зараз
- невиконання обов'язків
- недотримання термінів завдання
- Відсутність зв'язку з помічником. Я маю отримувати зворотний зв'язок від помічника, відповіді на запитання максимально швидко
4. Запитання
Якщо виникло запитання за самим завданням, незрозуміло, що потрібно зробити?
Крок 1. Пишете одразу або записуєте голосове повідомлення мені в ЛС @kopilow
а.1 Виникло складне запитання технічного характеру, яким чином зробити задачу, і якщо не знаєте, як його зробити?
Крок 1. Запитайте у Гугла. Не знайшли відповідь?
Крок 2. Запитайте Ютуба. Не знайшли відповідь?
Крок 3. Запитайте у знайомих чи тематичних чатах, групах.
Знову не знайшли відповіді?
Крок 4. В останню чергу питаєте мене
а.2 Знайшли відповідь на своє запитання?
Крок 1. Зайшли до групи ( https://t.me/+_qkdqZWIdMs0YjBi )
Крок 2. Написали інформацію щодо того, яке питання було і відповідь по вирішенню на нього
Шаблон:
Запитання №1 - Як зареєструвати g-mail пошту?
Відповідь: Потрібно зайти в Google, натиснути на 3 лінії справа зверху, далі обрати іконку гугл пошти, натиснути створити новий обліковий запис і ввести необхідні дані в поля для реєстрації
Матеріал: Вставляємо посилання, де вдалося знайти відповідь (відео, стаття, сайт, група)
5. Робота
Ми працюємо у програмі під назвою АСАНА. Це програма, яка дозволяє ставити завдання, контролювати терміни і бачити усе-усе по всім проектам та поставленим завданням
Саме в ній потрібно буде працювати. Вона є, як на ПК, так і на Телефон
Потрібно скачати її і туди і туди
Задача 1. Зайдійть на сайт програми https://asana.com/
Задача 2. Скачайте її на телефон і на ПК
Задача 3. Зареєструйте Аккаунт і пришліть мені свою пошту в ТГ
Усі задачі вам будуть ставитися у Асані, коли задача поставлена, вам приходить повідомлення про це
Як побудований процес роботи?
- Вам у Асану приходять задачі у колонку "Нові задачі"
- Якщо щось не зрозуміло, відразу в Асані або в ТГ задаєте уточняючі запитання
- Як тільки приступили до виконання роботи - перевели задачу у колонку "В роботі" та у коментарях до задачі написали час який витратили на задачу: Справилася з задачею за: 45 хвилин
- Після звершення задачі - перевели її у колонку "На перевірку"
Як передавати доступ до документів?
Крок 1. Заходите у кнопку "Налаштування доступу"
Крок 2. Відкриваєте доступ для усіх у кого є ссилка, далі замість статусу "Читач" надаєте статус "Редактор"
Крок 3. Копіюєте ссилку та відсилаєте у Асану, або мені в ТГ
Зітність
У кінці кожного дня, коли були завдання ми пишемо мікро звіт про наш робочий день
Цей звіт ми пишемо у колонку Звіти в Асані - її покажемо!
Звіт виглядає так (з урахуванням форматування тексту та жирності):
Дата: 1 грудня
Що робила сьогодні:
- створила баннер для продукту
- створила аватрку
- завантажила файли на гугл диск
- зареэструвала пошту Гугл
- виправила помилки в тексті
Що робитиму завтра:
- Поки завдань на завтра у мене нема
Моя продуктивність за день: 9/10
Які були труднощі за день:
- Я не знала, як вставити текст на відео, однак за допомогою гугла знайшла відповідь та описала її у групі з відповідями
- Група з запитаннями - https://t.me/+_qkdqZWIdMs0YjBi
- Асана - https://asana.com/