Как увеличить прибыль компании на 7% с помощью отчёта о себестоимости грузоперевозок.*
Компания торгует минеральными удобрениями и доставляет их наёмным и собственным транспортом. Поставщики — заводы минеральных удобрений, клиенты — КФХ и колхозы.
Запрос клиента на консультации.
Ко мне обратился владелец транспортно-логистической компании. Торгуют и доставляют минудобрения колхозам и КФХ. Раньше возили наёмным транспортом. И подсчёт расходов по сделке был предельно понятен: расходы на закупку удобрений, на оплату наёмного транспорта, НДС, процент менеджеру. Всего четыре цифры, и посчитать доходность отдельно по каждому рейсу не составляло труда.
Восемь месяцев назад клиент взял в лизинг тягач с полуприцепом. Увеличилось количество работы, и количество расходов тоже. Теперь, вместо одного расхода подрядчику за транспорт, появилось около 20 статей расходов: ремонт, топливо, лизинг, зарплата водителя, налоги по зарплате и так далее.
Еще пару месяцев назад клиент взял второй тягач с полуприцепом в лизинг. Учёт расходов ещё больше усложнился. Расчёт доходности одного рейса стал неточным. И стало понятно, что учёт нужно вести по-другому. Появилось предположение, что доставка своим транспортом убыточна. И нужно пересмотреть ценообразование. Поэтому первым делом было решено посчитать, какая себестоимость 1 км пробега своего транспорта на данный момент и сколько заработала каждая машина по отдельности.
Для этого мне необходимо взять за основу текущий первичный учёт, дополнить его и на основе этого сформировать нужный отчёт для принятия решений. И первое, что мы сделали...
Утвердили форму отчёта себестоимости 1 км и доходности по каждому тягачу.
Если этот этап пропустить, остальная работа может оказаться бессмысленной. Зачем собирать данные и делать расчёты для отчёта, который будет не понятен предпринимателю и он не примет ни одного решения с его помощью? Понятно, что это бессмысленно. Поэтому на этом время никогда не экономлю.
У меня есть предпринимательский опыт в грузоперевозках и в консалтинге вёл подобные проекты. И с учётом этого на утверждение формы отчёта ушло около часа работы.
Выписали все возможные статьи расходов, какие-то объединили. Собрал это в шаблон отчёта по валовой прибыли и вывел себестоимость 1 км. Дальше необходимо было проверить правильность первичных данных. Для этого...
Сформировали сводный отчёт по всем тягачам.
Клиент ведёт первичный учёт в Яндекс Таблицах, и это немного затянуло процесс обработки, так как в Яндекс Таблицах до сих пор нет простого функционала, например, скопировать и вставить значение, а не формулу. Но главное, там работают формулы СУММЕСЛИМН и именование столбцов. Это позволило быстро обработать данные с декабря 2024 по июль 2025 года и за 30 минут сделать сводный отчёт по всем машинам.
Данные в первичке были немного некорректны. Часть была не заполнена. Клиент быстро восстановил информацию, и отчёт был готов для дальнейшей работы.
Таким образом, у нас были данные по каждой машине: выручка за перевозку, тоннаж, километраж. Была ещё валовая прибыль за торговлю минудобрениями, но клиент разделяет доходы от логистики и торговли. Поэтому эти цифры были справочно и в дальнейших расчётах не участвовали.
Формирование отчёта себестоимости 1 км пробега.
В утверждённую форму вставил формулы по выручке, километражу и тоннажу. Внесли данные по лизингу, зарплатам, страховке, стоянке.
Далее через средний расход ДТ на 1 км рассчитали затраты на топливо помесячно по каждой машине.
Осталось довнести расходы по ремонту, запчастям, ТО, налогам по зарплате, суточным. Они тоже повлияют на расчёт доходности и себестоимости, но в меньшей степени. Потому что тягачи новые и расходы на ремонт практически отсутствуют. Обсудили с клиентом, как он сможет собрать эти данные самостоятельно.
Таким образом, появилась картина по доходности каждой машины и себестоимости 1 км.
Что по итогам консультации.
В итоге сформировали себестоимость. И выяснилось, что сейчас при полной загрузке 22 рейса в месяц на одну машину работа в ноль. Рейсы короткие - один рейс за день. При снижении количества рейсов это направление убыточно. И дотируется из направления торговли минудобрений.
Клиент сказал, что лизинг закончится и тогда это будет более выгодно. На что я обратил внимание, что вместо лизинга будет амортизация. Она меньше лизинга процентов на 30, но всё равно это существенный расход. И лучше считать себестоимость исходя из этого.
Естественным образом клиент начал думать:
- Об оптимизации расходов: топливо, запчасти, снижение платежа по лизингу за счёт снижения ключевой процентной ставки. По примерным расчётам, это увеличит прибыль на 7-10%.
- Так же о том, как смоделировать количество рейсов с нужной ценой и оптимизированными расходами по каждой машине. Как обеспечить рынок и найти клиентов. Как соединить план продаж и план отгрузок.
Договорились это решить следующим шагом после того, как клиент заполнит недостающие данные по ремонту, запчастям и постоянным расходам. Сделаем финансовую модель, промоделируем ситуации и найдём решения этих вопросов.