А вы допускаете эти ошибки при работе в Excel?
С моей точки зрения, самой главной ошибкой, которую допускает большинство пользователи является то, что они размещают данные в своих электронных таблицах так, как удобно им (пользователям), а не так, как этого ожидает Excel.
Многие, особенно начинающие, проецируют свои навыки работы с таблицами в Word на Excel и в результате сталкиваются с проблемами при работе с формулами, сводными таблицами, диаграммами и другими инструментами программы.
Вот некоторые из самых частых ошибок, которые допускаются при разработке электронных таблиц.
Объединение ячеек
Объединение ячеек в таблицах, которые в дальнейшем предполагается обрабатывать с помощью инструментов Excel - это одна из наиболее частых ошибок, которая в итоге доставляет массу проблем.
С данными в таких таблицах невозможно будет работать, так как на их основе нельзя будет создать ни сводную, ни диаграмму, ни даже задействовать такие простые инструменты, как фильтрация и сортировка.
Объединение ячеек разумно использовать лишь в одном случае - когда вы создаете какой-то готовый бланк документа, который автоматически заполняется данными и затем выводится на печать. Во всех остальных случаях объединение ячеек доставит больше проблем.
О том, как перестать объединять ячейки, но при этом получить похожий эффект, рассказано в отдельном видео:
Пустые строки
Еще одна довольно часто встречающаяся проблема - это вставка пустых строк или столбцов в таблицах. Они часто используются для выделения подразделов в данных или для визуального отделения одной части таблицы от другой.
Но всегда стоит учитывать, что Эксель работает с неразрывными диапазонами ячеек и вставленный столбец или строка разделят вашу таблицу на два разных диапазона, а значит все инструменты, которые вы примените к таблице, будут работать только до разрыва, то есть до пустой строки или столбца.
Безусловно, при использовании ряда инструментов можно вручную указать нужный диапазон, например, предварительно выделив всю таблицу с пустыми строками мышью. Но такой подход не универсален и применим в очень немногих ситуациях.
Если в вашем документе есть пустые строки, то их можно удалить, воспользовавшись советами из видео:
Пустые ячейки
Еще одна довольно частая проблема - это оставление пустых ячеек в таблицах.
Обычно там, где данные дублируются, пользователи либо оставляют последующие ячейки пустыми, либо (что чаще) объединяют ячейки, чтобы подчеркнуть повторяемость значений. Для Excel это будет являться грубым нарушением в структуре данных, а значит вы не сможете использовать инструментарий программы для обработки таблицы.
Об объединении ячеек сказано выше, а вот устранить пустоты, заполнив ячейки повторяющимися значениями, можно так:
Разделение данных
Разнесение данных по отдельным таблицам, листам или даже книгам приводит к тому, что их обработка затрудняется в разы. Этим как раз часто грешат пользователи Word, которые «разбивают» данные на условно самостоятельные «куски», которые затем размещаются на разных листах книги.
Да, пользователю с такими таблицами работать будет легче, но если данные предполагается обрабатывать, то правильнее будет сохранить их первоначальный массив в неразрывном виде, а необходимые логически завершенные отчеты создать с помощью инструментов Excel, например, с помощью сводных таблиц.
В этом случае вы всегда будете иметь доступ к так называемым сырым данным и с помощью Excel сможете получать любые нужные вам отчеты на их основе.
Тоже самое касается и данных, которые получены из разных источников, но имеющие какую-либо логическую связь между собой. Старайтесь размещать связанные данные в одной непрерывной таблице. Это позволим задействовать инструментарий Excel на максимум.
Идеальные данные для Excel - это неразрывный диапазон значений, в котором отсутствуют пустые строки, столбцы или ячейки. Обычно такая таблица имеет заголовки столбцов, которые находятся в первой строке. Ниже последовательно размещаются данные, связанные с этими заголовками.
Именно в таком виде Excel ожидает от вас данные и сможет предоставить вам весь свой широчайший инструментарий для их обработки.