Как организовать оффлайн-мероприятие?

Полный чек-лист по подготовке оффлайн-мероприятия

Ивент-маркетинг - это сильный инструмент продаж в надёжных руках (и бомба, которая убьет вашу репутацию, в руках тех, кто не умеет)

Самое сильное касание с клиентом - это не сторис и не прогрев.
Это оффлайн.
И если вы всё ещё недооцениваете ивенты как маркетинговый инструмент, эта статья многое изменит.

План: - определение концепции и ЦА
- подбор площадки и времени
- написание анонса
- программа и тайминг
- команда и специалисты
- партнеры и коллаборации
- продвижение мероприятия
- прогрев и сопровождение участников
- ДЕНЬ Х
- закрытие ивента и подведение итогов

1.1. Определите тему

Не абстрактная, а решающая конкретную боль.
Примеры:
❌ "Про отношения" → ✅ "Как научиться слышать свои желания и говорить о них своему партнеру"
❌ "Про маркетинг" → ✅ "Бесплатный трафик в ваш ТГ-канал"

1.2. Определите цель

- Какой результат должен получить участник?
- Что для вас будет идеальным результатом (продажи, количество участников, доход с оплаты билетов и тд)?

1.3. Определите целевую аудиторию

- Кто эти люди? (эксперты, предприниматели, мамы, фрилансеры и т.д.)
- Что их объединяет?

1.4. Определите концепцию и формат

- Какое количество участников?
- Будет ли нетворкинг?
- Сколько спикеров? Кто они?
- Это будет в формате лекций, мастермайндов, воркшопов?

2.1. Сформируйте оффер

- Напишите анонс мероприятия с позиции выгод для участников
- Тарифы / пакеты участия (если применимо) и план повышения цен
- Каким образом будет осуществляться регистрация участников

2.2. Выберите дату и время

- Учёт ритма недели: вт/ср/чт для бизнеса, сб/вс для длительных событий
- Время: после 18:30 для занятых, днём - для свободных (предприниматели, эксперты, фрилансеры)
- Небольшие мероприятия (до 15 человек) можно собирать за неделю, а вот крупные (от 30 человек) лучше минимум за 3 недели

Параметры, которые нужно уточнить:

- Максимальная вместимость
- Рассадка (театральная / в кругу / за столами)
- Сцена, экран, проектор, кликер
- Колонки, микрофоны, Wi-Fi
- Зона кофе-брейка (кейтеринг, столы, мусорки)
- Кулер, стаканчики
- Туалеты, гардероб
- Навигация: как объяснить дорогу?
- Парковка / доступность
- Доступ к локации заранее, уборка, ограничения по времени

4.1. Составьте чёткий тайминг

Заложите: - 10–15 минут на сбор гостей
- Перерывы: каждые 2–3 часа на проветриться или кофе
- Блоки партнёров, нетворкинг, живое общение
- Рекламные вставки (партнёрские упоминания, розыгрыши)
- Фото/видео финал: общая фотография, съёмка рилса

4.2. Программа: кто и когда выступает

- Кто открывает?
- Кто главный спикер?
- Как сменяются форматы: лекция, диалог, практика, игра

4.3. Что делает участник в каждый момент?

- Получает ли он раздатку?
- Есть ли welcome-зона?
- Есть ли зона знакомств / интерактива перед стартом?

4.4. Дополнительно:

- Пакеты с подарками от партнёров каждому участнику
- Рабочие тетради / чек-листы

Кого привлечь: - Ведущий / модератор
- Фотограф / видеограф / контент-мейкер (видео, сторис)
- Кейтеринг
- Администратор / координатор (встреча гостей, подрядчиков, соблюдение тайминга, отслеживать время для спикеров)
- Декоратор / оформитель / зона фотозоны
- Звук, техника

6.1. Форматы партнёрства:

- Информационные: рассказывают у себя

- Сервисные: дают услуги (еда, фотозона)

- Подарочные: разыгрывают призы

- Платные: покупают пакет

6.2. Что включить в партнёрский оффер:

- Что получает партнёр: упоминание, логотип, возможность выступления

- Что даёт партнёр: подарок, пост, репост

- Что собрать:
Логотип
Ссылки на соцсети
Информация о подарке
Короткий текст-анонс
Контакты

6.3. Как встроить в программу:

- Упоминания на слайдах, баннерах, в Telegram

- Розыгрыши во время мероприятия

- Зона партнёра на welcome или кофе-брейке

7.1. Кого вы хотите видеть на мероприятии?

- Составьте личный список приглашений

- Инфлюенсеры и лидеры мнений с соц. капиталом

- Ваши бывшие клиенты и текущие подписчики

7.2. Какие каналы использовать:

- Telegram-канал (как сделали мы на "ТГ-БУСТ", показала на картинке ниже)

- Личный профиль в соцсетях

- Прямые приглашения

- Бизнес-чаты, сообщества

- Публикации в местных пабликах (например, «Бизнес мероприятия Красноярск»)

7.3. Интерактивы для вовлечения участников:

- Шаблон stories "Я иду на мероприятие" + отметка

- Призы за упоминания

- Промокоды, если приведёт друга

- Telegram-чат участников заранее

8.1. Через что можно "греть" участников:

- Спикеры
Регалии, достижения, сильные кейсы, темы выступлений
→ Показывать через сторис, посты, цитаты

- Подарки от партнёров
Что будет разыгрываться или дариться: фото, упаковка, ценность
→ Публиковать тизеры, устраивать розыгрыши заранее

- Ценность мероприятия
Что участник получит: нетворкинг, знания, вдохновение, клиенты
→ Рассказывать через примеры, посты «что вы точно заберёте с собой»

- Инфоповод
Подчёркивать масштаб: «главное событие месяца», «встреча предпринимателей города»
→ Писать посты в стиле «вы будете в центре событий»

- Сервис и атмосфера
Фото/видео, фуршет, фотозона, музыка, оформление, подкаст-запись, ведущий, красная дорожка
→ Показывать за кулисье, бэкстейдж, примеры прошлых мероприятий

- Отзывы и кейсы с прошлых ивентов
→ Использовать как социальное доказательство: видео, тексты, цифры

- Чат участников
С лёгкими вовлекающими вопросами, знакомствами, мини-опросами
→ Создать ощущение «своих» заранее

- Эксклюзивность
Подчёркивать, что мероприятие для своих, по заявке, по спискам
→ Визуально упаковать как «клуб по интересам»

8.2. Сопровождение участников

- Welcome-письмо или сообщение в мессенджере с:

• датой, временем и адресом
• паркоместом / схемой входа
• правилами или дресс-кодом (если есть)

- Создание чата или рассылки с участниками

- Рассылка напоминаний:

• за 3 дня
• за 1 день
• утром в день мероприятия

9.1. Контент в день выступления

Заблаговременно договоритесь с фотографом или помощником, чтобы он сделал:

• ваше выступление на сцене (в движении)
• атмосферу в зале,
• несколько портретных кадров
• + ФИНАЛЬНОЕ ОБЩЕЕ ФОТО ИЛИ ВИДЕО В КОНЦЕ

Важно: опубликовать в день ивента. Пропустить этот момент - значит потерять самый горячий инфоповод.

❗ Частая ошибка: «забыл себя сфоткать» → остался без контента → упущена аудитория.

9.2. Структура выступления: не просто польза, а стратегия

Вы не просто делитесь экспертностью, вы ведёте слушателя дальше.
Подумайте:

• В чём ваша главная мысль, которую человек должен унести?
• Как вы раскроете свою экспертность?
• Куда вы направите трафик: канал, мини-продукт, чат?

🔥 Нельзя допускать, чтобы после выступления человек просто сказал:
«Классно сказал. Молодец. Я пошёл дальше.»

9.3. Работающая воронка

Сделайте подарок за подписку через Telegram-бота или QR-код.
Так вы получите:
- лидов в воронке
- контакт с аудиторией
- возможность монетизации после ивента

9.4. Продажа - это забота

Призыв подписаться или забрать подарок - это не навязчивость, а ваша ответственность как эксперта.

- Люди приходят не просто слушать, а искать решения, искать вас.

- Если не дали путь - они ушли к другому.

Важно не только сделать общее фото и разойтись, но и оказать потом сопровождение участников.
Что можно сделать:
- Отправить ссылку на фотографии и видео
- Продублировать контакты спикеров, партнеров
- Выложить себе пост, чтобы по горячим следам люди делились впечатлением в комментариях
- Собрать отзывы
- Еще раз напомнить про подарки от спикеров
- Отправка раздатки / бонусов / презентаций
- Предложение прийти на следующую встречу

ПОДВЕСТИ ИТОГ МЕРОПРИЯТИЯ: - Подведение итогов: сколько гостей, охват, цитаты
- Пост-аналитика команды: что сработало, что улучшить

Если Вы будете использовать этот чек-лист при подготовке событий, их качество будет сильно выше, ведь Вы заранее продумаете весь план и ничего не забудете 💙