Система работы с контентом (и не только) в Telegram
Итак, основа — общий чат в Telegram с ветками. Это позволяет не создавать десятки отдельных чатов и при этом не сваливать все вопросы в одну кучу.
В рамках чата все работают, следуя определенным (и всем известным) принципам. О них — далее.
1. Постоянные ветки
У нас есть несколько постоянных веток для обсуждения регулярно возникающих вопросов. Эти ветки закреплены и всегда находятся наверху.
- General — общие организационные вопросы и входящие, которые сложно сразу категоризировать
- Идеи контента — хранилище идей, которые пока не оформлены в конкретные задачи
- Дизайн — концептуальные вопросы по визуалу, не привязанные к конкретным материалам
- и некоторые другие.
Лучше не создавать более 5-ти постоянных веток. Больше нельзя закрепить, да и, как показывает практика, больше не надо. Когда постоянных веток становится слишком много, о существовании некоторых забывают, и начинают появляться дубли.
2. Рабочие ветки — основа процесса
Помимо постоянных веток существуют временные рабочие ветки.
Исключение: если мы готовим статью на сайт и анонсирующий пост в соцсети по одной теме. Так как тема одна, а процессы последовательны (пока не готова статья — не будет поста), работаем в одной ветке.
Каждая новая контентная единица получает свою ветку со строгой системой именования: [Дата публикации] [Площадка] [Название материала]
Например: 15.03 Атаман / Как организовать работу с контентом
Принципы именования могут быть разными. Нам, например, важно указывать, для какой площадки готовится материал, так как у нас есть несколько каналов с разной ЦА и разным контентом под них. А кому-то будет достаточно даты и названия. Важно, чтобы эти принципы были сформулированы — иначе в ветках, назначение которых понятно не всем, нет смысла.
3. Работа внутри ветки
В рабочей ветке происходит вся коммуникация по конкретному материалу:
3.1 Закрепление ключевых сообщений
Чтобы не терять важную информацию в потоке обсуждений, мы закрепляем ключевые сообщения.
Список того, что нужно закреплять, известен всем участникам процесса; закрепляет тот, кто прислал.
3.2 Маркировка готовых материалов
Каждая ветка в Telegram по умолчанию имеет свою иконку.
Когда материал готов и отправлен в публикацию, мы отмечаем ветку галочкой ✅
Это позволяет моментально видеть статус всех материалов:
- Ветки без галочки — в работе
- Ветки с галочкой — завершены и отправлены в архив
Архивные ветки не удаляем — в Telegram нет ограничений по их количеству. К ним всегда можно вернуться, чтобы найти нужную информацию или восстановить историю принятия решений по конкретному материалу.
Что имеем в итоге
- Порядок информация не теряется в общем потоке сообщений.
- Прозрачность вся команда видит, над чем идет работа, и чтобы понять это, не нужно листать километры переписок.
- Эффективность нет необходимости создавать множество отдельных чатов и добавлять в них вручную одних и тех же людей.
- История по дате и названию ветки можно легко вернуться к любому обсуждению.
- Гибкость
систему легко масштабировать и адаптировать под любые задачи.
Ещё мы недавно выяснили, что в подобных чатах можно мьютить отдельные ветки. Удобно.
Закончу тем, с чего начала: важно, чтобы основные принципы работы (кто и как создает ветки, какая информация всегда закрепляется в чатах и т. п.) были зафиксированы и известны всем участникам рабочего процесса. Тогда система будет работать :)
Когда одного чата недостаточно
- Когда в рамках компании есть несколько проектов, у каждого — свои соцсети, и в каждом — интенсивный и регулярный постинг.
В этом случае, возможно, будет удобнее под каждый проект завести отдельный чат со своим набором веток, даже несмотря на то, что команда над проектами работает в большинстве своем одна.
Чем больше в рамках одного чата «активных» веток, тем больше вероятность путаницы и ошибок. - Для разных рабочих процессов. Например: подготовка контента для соцсетей и для email-рассылок.
5. Послесловие
Признаюсь честно, тогда, несколько лет назад, я поначалу сопротивлялась и страдала. К новому привыкать тяжело. К тому же, в момент, когда мы впервые внедряли эту систему, телега ещё не выкатила обновление с ветками для всех и сперва мы дружно переехали в Discord. Но довольно быстро прогресс дошел и до Telegram, и мы счастливо перенесли все процессы сюда.
В итоге, мне хватило недели-двух, чтобы привыкнуть. И система с ветками была буквально первым, что я внедрила в новом проекте. Ладно, вторым. Первым был контент-план :)
Моя руководительница поделилась, что уже раскатала такую систему на работу с документами. И именно она вдохновила меня написать эту инструкцию. Кира, спасибо! ❤️
Надеюсь, этот подход будет ещё кому-то полезен. А если у вас есть свои лайфхаки по организации рабочих чатов — делитесь в комментариях :)
Мой канал: https://t.me/anya_atamanya