День без бумаги

Вот и подходит к концу Международный день без бумаги (World Paper Free Day), который проводится каждый четвертый четверг октября по всему миру. В этот день ведущие компании из разных областей экономики объединяются для того, чтобы поделиться личным опытом сокращения нерационального расхода бумаги и провести собственные акции поддержки. Цель Международного дня без бумаги — показать на реальных примерах, как и с помощью каких технологий каждая организация может внести свой вклад в сохранение природных ресурсов.

Основной тезис международной «безбумажной» кампании – «Научимся использовать бумагу рационально!»

Давно обратил внимание на то, что переход на электронный документооборот приводит не к снижению, а наоборот, к увеличению потребления бумаги, причем поистине катастрофическими темпами: в последнее десятилетие в России рост спроса на офисную бумагу составляет 12–18% в год, и пока не видно признаков его снижения. У нас в вузе, например, все входящие документы обязательно необходимо распечатывать и подшивать. Кроме того, все исходящие также дублируются в бумажной форме. А еще есть зачетно-экзаменационные ведомости, служебные и докладные записки, журналы преподавателей и т.д. – все это размещается на бумажных носителях.

Не отказываемся мы и от факса – пусть там ничего не видно, но документ должен быть передан по факсу, а не через электронную почту.

Вся статистика обязательно должна дублироваться на бумаге. Представьте себе ежегодную статистику ВПО, которая содержит информацию на 70 страницах (а таких копий надо сделать 5). Без бумаги, ну никак(

Проблема тут, как мне кажется, в том, что нет единой технологии хранения, пересылки и работы с документами в электронной форме. Необходимо выбрать из двух зол лучшее – или сохранить документ в виде изображения или преобразовать его в текст (можно воспользоваться бесплатным online сервисом по распознаванию текста). В первом случае сохраняется аутентичность электронной и бумажной копий, но работать с таким документом практически невозможно (нельзя, например, внести правку, сгенерировать на его основе новый документ, получить автоматическое резюме и др.). Конечно же, все эти операции можно сделать переведя документ в текстовую форму, но вся проблема здесь в том, что в этом случае теряется его идентичность оригиналу (исчезнут подписи и печати, рукописные вставки, резолюции ректора, шапки документов, форматирование, цветной фон и другие определяющие особенности его представления).

В свою очередь, работая с документами стараюсь не печатать и не копировать документы, если в этом нет острой необходимости. Всегда прошу секретаря пересылать входящие документы мне на электронную почту (так и оперативнее, и работать с документом уже можно даже, находясь в командировке).

Бывает, что все-таки надо распечатать очередной приказ или отчет, стараюсь проверить документ перед отправкой на печать. Как правило, это позволяет избежать печати дополнительных, исправленных версий. Документы, подготовленные к печати, стараюсь хранить в формате PDF во избежание внесения случайных изменений и размещаю их в сервисе Dropbox.

В последнее время приучил ученого секретаря вести протокол совещания Ученого совета сразу же на ноутбуке.

Кроме того, начал анализировать основные рабочие процессы в вузе. Продумываю, как изменить их, чтобы использовать бумагу только в случае крайней необходимости (не успеваем закупать бумагу).

Решил научить преподавателей использовать единые хранилища данных и инструменты коллективной работы над такими документами (как правило, это документы, требующие согласование нескольких лиц). Буду приучать к технологии web 2.0. (планирую использовать для внутренней коммуникации в вузе и совместной работы вики или сервисы Google). Думаю, все это позволит сократить количество дублирующих версий документа.

Одним из наиболее эффективных путей минимизации расхода бумаги является электронное чтение. Но вот, что меня удивило, на форуме молодых библиотекарей проводился опрос – электронная VS бумажная книги. Результаты инфографики налицо

А Вы экономите бумагу? Поделитесь вашими способами работы с электронными документами?