Планирование. Метод Альпы.

Этап №1.

Формирование дневного задания, используя список из категории «Планы дня». Создайте перечень задач ближайшего дня:

• Не выполненные дела;

• Добавившие новые задания;

• Обязательные, важные дела;

• Задания из плана недельного или ежемесячного планирования;

• Непредвиденные задания.

При составлении необходимо соблюсти требованиям:

• Важным и приоритетным делам предоставлять первые места;

• Выделить дела непродолжительные и продолжительные;

• Выбрать рациональный способ выполнения заданий (возможное решение по телефону, по скайпу, СМС).

• Не следует записывать все дела подряд, только реальные необходимые задания.

Этап №2.

Оцените примерное время выполнения каждого задания.

Существует закономерность: любое задание потребует такой период, сколько времени в запасе человека. Поэтому, задайте приблизительный срок на выполнение и пытайтесь в него уложиться. Человек сосредотачивается, избавляется от второстепенных помех.

Этап №3.

Резервирование временного запаса.

Изюминка метода Альпы в том, чтобы запланированная работа была выполнена за 60% рабочего времени, остальное время — 40% должно отводится для резерва на непредвиденные внезапные обстоятельства.

Примеры:

Работаете 8 часов. Значит, 3 часа у вас в резерве, за 5 часов выполняете плановое задание (торопитесь, уплотняйте рабочий график).

Если работаете 10 часов. Значит 4 часа в резерве, за 6 часов выполняете задания.

Этап №4.

Применяя первостепенные решения приоритетных дел и искусство делегирования прав, сокращаем время до 5- 6,5 часов на отведенные дела.

Цель данной стадии: еще раз уточнить задания дня и приоритеты. А так же потребность времени на их выполнения.

Аналитическая оценка каждого задания на предмет рационализации и делегирования. Выполнение окончательного варианта по установленной структуре.

Этап №5

Выполнение намеченного плана дел и контроль. Из практики ясно, что не все дела могут быть выполнены вовремя. Приходится некоторые переносить на завтрашний день.

Область самоменеджмента развивается, его специалисты рекомендуют планированием дня проводить вечером, что способствует приобретению в себе уверенности и концентрирование сил на завтрашний день. Подсознательно человек перерабатывает задания и подготавливает конкретные решения. Значит, новый трудовой день будет управляемым, плодотворным, обозримым.

Таким образом, можно собственную полную жизнь рационально планировать и организовать.

Пример метод Альпы.

Допустим, вы бизнесмен, владелец крупной компанией. Невозможно, писать все поручения полностью. Поэтому, облегчаете свою работу и работу секретаря при помощи сокращенных букв, по виду конкретной деятельности.

Примеры:

В – заседание, визиты;

Д – делегирование задач;

К — проверка, наблюдение;

П- в работе, в процессе;

ПК- командировки, поездки;

ПР- диктование, рукописное деловое занятие;

С — личный секретарь;

Т — телефонные переговоры;

Ч — корреспонденция (газет, отчетов, циркуляров).

Планирование по методу Альпы список дел на день:

ПК — новое торговое место;

В — Петров (компьютерная услуга);

В — Серов (юридическая помощь);

П — изучение спроса рынка;

К — Матвеев (реализация продукции);

ПР – Черанев (запрос- письмо);

Ч — спец. журнал для руководителя:

Т — Удоев (не комплектность персонала);

Т — Денис (посещение сауны с другом).

Метод Альпы пример наглядно смотрится, сведенный в таблицу:

Приоритетные дела: А — срочные, важные; Б – важные, но очень срочные; В- срочные, но не очень важные.

Лучше выполнять работу самую главную, зная время вашего плодотворного труда. Не забывайте об отдыхе, смене вида деятельности, чтобы ваша работа доставляла вам радость.

Пример: не планируйте совещания друг за другом. Выделяйте время в первой и во второй половине дня.

Если у вас неожиданно появилось несколько минут свободного времени, не теряйте его, займите его коротким заданием: просмотрите корреспонденцию, позвоните другу.

Вдруг кардинально изменились намеченные планы: непредвиденная командировка, деловая встреча. Можно быстро переписать, согласно методам планирования времени, по методу Альпы, план дел в течение 5-10 минут.

Вообще, не бойтесь гибкий график работы. Хорошо продуманный план, используя пять стадий метода Альпы, не подведет вас никогда.

Преимущества метода Альпы

• Целенаправленные действия в течение рабочего дня;

• Рационализация, объединяя в группу схожие дела;

• Уменьшение бесполезных интервалов;

• Стабильная самодисциплина;

• Сокращение нервных перенапряжений;

• Борьба с забывчивостью;

• Достижение конкретных целей в работе;

• Рабочий настрой;

• Повышенная удовлетворенность и мотивация;

• Восприятие трудового достижения, прилив отличного настроения в конце смены.

• Выделение и реализация приоритетных дел;

• Рост потенциала и личных результатов труда;

• Правильная организация рабочей смены, приобретаете и выигрываете временя.

В тайм—менеджменте насчитываются много методов планирования заданий дня. К ним относятся: матрица Эйзенхауэра, принцип Парето, АВС-анализ, но метод Альпы – рационального планирования временем и состоит из пяти стадий.