June 16, 2019

Я сделаю это завтра: как упорядочить свой дела

Составляйте планы, о да!

Мы пишем список обязательных дел, которые надо сделать в течение дня. К концу дня половина (будем оптимистами) из них не сделана. К концу недели над списком хочется плакать. К концу месяца хочется умереть.

Если вам знакома такая ситуация — попробуйте сделать так, как делаю я. Эту систему я подсмотрел в книге Марка Форстера «Сделай это завтра» и немного адаптировал под себя.

Однажды у меня приключился полный завал с делами

Коллапс. Сделать нужно было так много и сделать это было нужно так давно, что половина рабочего дня уходила на объяснения с разъяренными заказчиками.

Из списка горящих дел я выбирал самое горящее, начинал его делать, приходило новое гневное письмо или раздавался гневный телефонный звонок. Если человек на той стороне был яростнее, чем в среднем, я бросал предыдущее горящее дело и кидался делать это — самое горящее. До следующего письма или звонка, которые могли выдвинуть вперед самое-самое горящее дело.

А потом, как я и сказал, приключился коллапс. Все дела были самыми-самыми горящими, все заказчики были в бешенстве, надо было делать все и сразу. А еще лучше сдохнуть.

Если помирать все же не хочется — начинаем действовать методично. По шагам.


1. Договариваемся о переносе дел

Вообще всех дел из списка.

Объясняем, что да, все плохо, обещал, подвел, виноват. Нет, послезавтра тоже не будет готово. Да, я пойму, если вы совсем откажетесь. Да, аванс верну. Еще раз извините.

Наша цель на этом этапе — назначить реальные сроки. С запасом процентов в 25. Да, в каких-то случаях придется вернуть аванс. Но люди не звери — если вы будете честны и убедительны, вам поверят.

2. Составляем список дел на следующий день

Кто-то пишет такой список вечером, я делаю его по утрам.

Записали, подвели черту, обвели в рамочку. Какой секрет в этом списке — я расскажу чуть позже. Сейчас просто фиксируем план на день. Здраво оценивая собственные ресурсы и степень нагрева каждого обязательства.

Важное отступление: записываем всё!

Вообще, записываем всё, прежде чем делать. Доходим до клоунады и абсурда — мы сидим и работаем, а коллега зовет курить или пить кофе? Не соглашаемся на автомате, пишем на бумажке. Прямо так и пишем: попить кофе. Записали — решаем, соглашаться или нет. Если чувствуете себя глупо — превратите это в игру. Но записывайте.

Зачем это нужно? Чтобы создать «буфер» для любых решений.

Буфер — краеугольный камень всей нашей системы.

3. Закрываем список

Итак, вы составили список дел на следующий день (или на текущий, если вам удобнее делать это утром). Это закрытый список — дополнить его уже нельзя. Все, что придет нового сегодня — сегодня делаться не будет. Точка. В лучшем случае — завтра. Или послезавтра. Любая мелочь, даже пятиминутная. Завтра.

Все сегодняшние «входящие» задания автоматически переносятся на завтра или позже. Понятно, что не всегда так получится и будет что-то такое, что перенести невозможно. Но по умолчанию — всё на завтра.

Записывайте! Все записывайте.

Когда будем составлять список на завтра, решим, какие из поступивших сегодня задач будем делать.

И обязательно выяснится, что некоторые задачи уже не актуальны.

А дальше просто идем по списку. Выполняем одно дело. Не отвлекаясь на посторонние дела и избегая многозадачности. Человеческий мозг не может работать в таком режиме. История про Юлия Цезаря, который якобы умел делать несколько дел одновременно — это история про однозадачность и быстрое переключение между задачами. Не надо издеваться над мозгом.

Если прилетело задание, которое никак невозможно перенести — ОК, записываем его и делаем. Но только между текущими делами из списка. Если вы не хирург и не спасатель — вряд ли на вас падают дела такой срочности, что нужно буквально бросать все и прямо сейчас.

Здесь вам поможет «зеленая зона». Просто выделите время под решение внезапных задач.

То, от чего нельзя отказаться на сегодня — делаем сегодня, но после того, как закончили текущее дело из списка.

Остальное, как уже говорилось, переносим на потом. То, что пришлось взять сегодня — воспринимаем, как ЧП. Рептилия должна научиться оценивать срочное как опасное.

4. Методично разгребаем завалы

Теперь разберемся, что делать с задачами, от которых мы с разной степенью успешности «отбрехались» на первом шаге. Они отложены, но не выполнены.

Посмотрим на эти задачи еще раз — они теперь не висят над нами в режиме «срочно-срочно, прямо сейчас» и мы можем взглянуть на них более спокойно.

Смотрим на каждую задачу и спрашиваем себя: а ее точно надо выполнять?

Что будет, когда мы ее выполним? Какую пользу принесет и как повлияет на нашу жизнь? А что будет, если мы ее вообще не станем делать? Какие последствия будут у такого решения?

Скорее всего, от некоторых задач, которые вы набрали сами или позволили себе навязать, пока находились в режиме рептилии, можно отказаться с небольшими потерями. Да, придется признать, что вы облажались, более того, придется сказать это вслух — приятного в этом ничего нет. Но это лучше, чем тратить время и силы на задачи, от решения которых нет особой пользы.

Если вам тяжело признаться самому себе, что вы взвалили на себя больше, чем объективно способны унести — ну, утешьте себя тем, что виновата рептилия, с нее спрос невелик.

А оставшиеся задачи начинаем разгребать — спокойно и методично. Все плохое, что с ними связано — уже случилось, волноваться не о чем. Назначаем себе фиксированное время (например, час или два) и работаем над одной из этих задач.

То есть план на день состоит как бы из двух частей — список задач, намеченных на сегодня, и фиксированное время, которое мы уделяем расчистке хвостов.

Если отложенная задача большая — делим ее на понятные и нестрашные этапы.

Это, кстати, очень важный момент — деление задачи на простые фрагменты.

Во-первых, такие фрагменты проще контролировать и их завершение наглядно. А во-вторых — весь этот многозадачный хаос возник в нашей жизни не просто так. Это все та же рептилия пугалась больших задач, которые казались ей очень сложными. И она хваталась за разные пустяки.

«Ой, надо же на письмо ответить. Ой, кто-то в чат пишет, вдруг что-то срочное. Ой…»

Не ой. Вы не заставите рептилию не бояться сложного. Но никто не мешает вам обмануть ее и показать, что делать предстоит простое и нестрашное. Нет, мы не будем работать над заключением этого огромного контракта. Мы просто составим план. План — это совсем не страшно.

— Ну вот видишь, план составили и ничего не случилось. А сейчас мы просто сделаем пару звонков и напишем письмо. Что страшного может быть в письме?

И так шаг за шагом, стараясь не пугать ранимое древнее существо внутри нас.

И однажды окажется, что мы разгребли ту гору дел, которая казалась совершенно непобедимой и уже практически похоронила нас.

Вот, собственно, и вся система, главная задача которой — обмануть внутреннюю рептилию, а главный инструмент этого обмана — создание буфера «я сделаю это завтра».

Какой будет результат

Большинство задач я выполняю в срок, теперь нарушение дедлайна — не «рабочий момент» и «ну, а что вы хотите от фрилансера?», а ЧП.

Однако мы не в сказке — любая система дает сбои. Несколько раз, несмотря на все усилия, я приходил к тому, что несделанные дела начинали создавать новую кучку, грозя перерасти в горку, а потом и в гору.

Но с этим уже проще — просто возвращаемся к первому шагу и «обнуляем» текучку. Пока не очень запустили — разгребать гораздо проще.

Если такое происходит постоянно — это однозначный сигнал, что вы берете на себя больше, чем можете унести. И это очень серьезный повод подумать — как вы к этому пришли и что с этим делать. Потому что работа в режиме аврала не может продолжаться долго.

Обманывайте свою рептилию, создавайте буфер и будьте продуктивными.

Победить рептилию нельзя, но ее можно обмануть. Она очень быстро привыкнет, что правильная реакция — это не согласие попить кофе, не клик по ссылке, не ответ на телефонный звонок, а запись на бумажке или в файлике. Да хоть мелом на доске.


Спасибо за материал Ивану Субботину, а также компании Битрикс24.