Сотрудник уволился и все знания ушли вместе с ним? Как не допустить простоя в работе и потери информации компании
В этом подкасте я расскажу про ошибку, которую совершил уже дважды. Она стоила мне нервов, денег и времени. Речь пойдет о кризисе в работе с людьми и информацией.
Дочитайте до конца, если вы хотите узнать, как предусмотреть и защитить ваш бизнес от внутренних кризисов. Если вы внедрите рекомендации из этого подкаста, то ваш бизнес будет более устойчивым.
Коротко напомню про себя - работаю в онлайн образовании, занимаюсь онлайн-школами и продюсированием. Сегодня кейс будет разобран на примере онлайн-школы английского языка «Инглиш Шоу».
Тема касается расставания с сотрудниками и информацией, которой они владеют. Если сказать по-другому - интеллектуальная ценность, продукт, который они создают своими руками за время работы в нашем проекте.
В периоды, когда все хорошо и сотрудник справляется со своими обязанностями, сильно не думаешь о том, что он может уволиться или вы его уволите. Но нужно понимать, что у людей может произойти что угодно: поменяются приоритеты (рождение ребенка, к примеру), случится внешний кризис, могут предложить другие варианты работы. Ваше сотрудничество может прерваться в любой момент, несмотря на отличные отношения и хорошую работу. Нужно задать себе вопрос - насколько вы готовы к тому, что один из ваших ценных сотрудников может уже завтра покинуть свою позицию и уйти навсегда?
Давайте разберём ошибки, которые я допустил в работе с людьми. Первое - я не убедился, что весь функционал, за который отвечает наш HR-специалист, описан в нашей базе данных. В идеале должно быть так: всё, что он использует в работе, все знания описаны в чётко понятной инструкции. Нужно сделать так, чтобы мы максимально четко могли понять, кого брать в команду, а кого нет, если вдруг он уйдет.
Когда мы расстались с HR-директором, выяснилось, что примерно 70% того, что он делал у нас описано, а 30% не хватало. Не было должностных инструкций и четких алгоритмов, что конкретно делать в разных ситуациях. И после этого у нас встали некоторые процессы работы. Мы потеряли время, начали испытывать недостаток кадров, потому что не могли оперативно и быстро нанимать новых людей.
Вторая ошибка была в том, что часть документов, важных таблиц и баз данных оставались на личной почте этого человека. Основная наша ресурсная база хранится в сервисе, который называется notion. Но есть и таблицы, которые сотрудник создавал с личной почты. Такого допускать нельзя! Часть информации мы потеряли, потому что он закрыл к ним доступ, удалил файлы и отказался их восстанавливать. Нужно, чтобы человек создавал всё под либо корпоративной почтой, либо в системе, в которой он потом не сможет удалить данные.
Нужно помнить, что работы, которые сотрудник создаёт у вас - это интеллектуальная собственность вашего проекта. Происходит некая капитализация проекта, чтобы сделать работу более системной. Если сотрудник чему-то обучился, узнал новую информацию и не описал это в некую инструкцию, то когда он уйдёт из компании, эти знания унесет с собой, а вам придётся с нуля всё выстраивать. А если у вас будут все позиции и процессы описаны максимально простыми словами, то замена человека займет до 1 недели без потери времени.
Давайте перейдем к выводам и тем изменениям, которые я внедрил в своём проекте. Первое - это требовать от всех сотрудников компании, чтобы те материалы, которые они создают, были только с корпоративных аккаунтов, либо в нашей системе.
Второе - это регулярное обновление базы данных и описание всех новых процессов, которые появляются. Они должны быть в текстовом и в идеале в видеоформате.
Третье – это регулярное общение с человеком один на один, чтобы узнать насколько его всё устраивает в работе. На моём опыте было не раз такое, что человек работает, всё делает, но внутри его что-то сильно беспокоит, и он об этом не говорит. И если вовремя не выяснить причину, то вы можете потерять ценного сотрудника. Если человек для вас очень важен, и хотите его сохранить в команде на долгие годы, то рекомендую регулярно с ним общаться. Проблема не будет нарастать, и он почувствует, что его слышат, ценят и вас беспокоит его состояние. Как правило, вживую это сделать гораздо проще, на удалёнке такие вещи забываются.
Надеюсь, откровения и рассуждения про мои ошибки были для вас полезны. Они принесли мне много стресса и напряжения, мы недозаработали из-за них в том числе, потому что потеряли время на устранение проблем. Поэтому применяйте мои рекомендации и не допускаете таких ошибок.
Если у вас было что-то подобное в работе, в бизнесе, пожалуйста, поделитесь в комментариях. Расскажите о своём опыте. Я уверен, что кому-то из других подписчиков это будет очень полезно. Успехов!