Работа с захламлённым Инбоксом в Asana: подход Inbox Zero
Inbox (или «Входящие» в русской версии) — это центр уведомлений Асаны. В Инбоксе появляются уведомления об изменениях в задачах и проектах, на которые вы подписаны.
В Асане нет возможности посмотреть обновления по отдельно взятому проекту, как, например, в Trello. Вместо этого все обновления падают в единый Инбокс. К сожалению, с ростом количества участников команды, задач и проектов Инбокс может превратиться из удобного инструмента коммуникации в неконтролируемый источник нерелевантной информации, в котором легко пропустить действительно важные уведомления.
Чаще с этой проблемой сталкиваются менеджеры и руководители, потому что они являются участниками или создателями большого количества задач, и все уведомления по этим задачам сыпятся в Инбокс как из рога изобилия.
В этом посте поговорим про метод Inbox Zero — первую часть решения проблемы захламлённого Инбокса.
Inbox Zero
Это метод для работы с электронной почтой, который в 2006 году предложил Мерлин Манн. Хоть он и был придуман для работы с почтой, его легко адаптировать под работу с Инбоксом в Асане.
Метод Inbox Zero состоит из двух частей:
Когда проверять Инбокс
Первым шагом нужно определить время, когда вы будете работать с Инбоксом. Уведомления могут стать отличным отвлекающим фактором в течение рабочего дня. Поэтому, если ваша работа не подразумевает быстрый ответ на входящие запросы, определите временные интервалы, в которые вы будете разбирать Инбокс, и не отвлекайтесь на него в остальное время в течение рабочего дня.
Я разбираю Инбокс три раза в день: в начале рабочего дня, после обеденного перерыва и в конце рабочего дня. Ваше расписание может отличаться. Главное — это стабильность и регулярность.
Если в вашей команде принято пользоваться календарём, можно даже «застолбить» время для работы с Инбоксом в вашем расписании, чтобы в это время вас точно никто не пригласил на очередное совещание.
Как обрабатывать уведомления
В идеале каждый подход к Инбоксу должен заканчиваться его опустошением. Для этого после обработки уведомления его нужно отправлять в архив
При обработке уведомлений нужно принимать решение по каждому уведомлению и действовать. Набор возможных действий может быть разным в зависимости от особенностей вашей работы, процессов, привычек, но базовый набор таков:
- Отправить уведомление в архив без дополнительных действий
- Делегировать
- Ответить
- Отложить (создать дополнительную задачу)
- Выполнить
1. Отправить уведомление в архив
Требует ли уведомление вашего ответа или каких-нибудь действий? Если нет, просто сразу отправляйте его в архив после прочтения. У меня таких уведомлений большинство.
2. Делегировать
Кто-то обращается к вам с вопросом, просьбой или задачей не по вашей области ответственности? Делегируйте. В зависимости от контекста и договоренностей в команде вы можете поставить задачу коллеге, или использовать @-упоминание в комментарии.
3. Ответить
Если уведомление требует ответа, и на ответ не потребуется больше трех минут (или пяти, десяти — в зависимости от вашей загрузки), то сразу ответьте на него. Поставить лайк комментарию — это тоже форма ответа, причем в один клик.
Если же ответ требует больше времени, используйте следующий вариант.
4. Отложить
Некоторые уведомления влекут с собой значительный объем работ, на которые нужно выделить время. Если такое уведмоление не требует незамедлительной реакции, лучше всего отложить и запланировать эти работы, после чего продолжить разбирать Инбокс. Для этого пригодится функция Create follow-up task (Создать дополнительную задачу): она создает новую задачу и автоматически вставляет ссылку на исходную задачу. Создайте задачу, запланируйте работу, отправьте уведомление в архив и переходите к следующему уведомлению.
5. Выполнить
Если уведомление требует незамедлительных действий, или нужны действия не займут больше пары минут, просто сразу сделайте что требуется.
Обработка каждого уведомления всегда должна заканчивается отправкой уведомления в архив. Таким образом, Инбокс становится местом только для тех уведомлений, которые еще не прочитаны и не обработаны.
Что делать с накопившимися уведомлениями
Если раньше вы не архивировали уведомления, то, скорее всего, ваш Инбокс содержит сотни, а то и тысячи уведомлений. Обработать все эти уведомления за разумное время вы вряд ли сможете. Поэтому, стоит просто начать с чистого листа: отправить все уведомления в архив.
Если вы переживаете, что заархивируете что-то важное, сначала обработайте уведомления за последние несколько дней, и уже потом архивируйте всё, что осталось и начните с чистого листа.
Заключение
В заключение перечислю плюсы подхода Inbox Zero:
- упорядочивает работу,
- помогает не отвлекаться от задач в течение дня,
- гарантирует, что вы не упустите ни одного уведомления.
А еще можно испытать приятное чувство в тот момент, когда вы видите эту картинку в своём Инбоксе:
Дополнительные материалы
Asana Inbox | Product Guide — официальное руководство по Инбоксу (на английском языке)
В следующих постах про Инбокс поговорим о приоритизации уведомлений, уменьшении их количества и об избавлении от отвлекающих факторов.