«Дебюрократизация» в Счетной палате

Одним из приоритетных внутренних проектов Счетной палаты в 2020 году стал проект «Дебюрократизация», который реализуется по поручению Председателя.

Куратор проекта Вячеслав Витушкин в интервью Алексею Суханову рассказал, что такое бюрократизм и зачем мы с ним боремся, почему принципы дебюрократизации важнее регламентов и что нам всем нужно сделать, чтобы работать меньше, а успевать больше.

– Вячеслав Александрович, буквально в двух словах – что сейчас происходит?

– Дебюрократизация Счетной палаты набирает обороты. Во-первых, активно трудится рабочая группа. В нее входят аудиторы Валерий Николаевич Богомолов, Данил Евгеньевич Шилков, заместитель руководителя аппарата Алексей Владимирович Глаголев, более 10 директоров департаментов. Каждый из них ведет работу над рядом инициатив, которые сначала обсуждались всей рабочей группой, а потом перешли в персональную ответственность.

Во-вторых, дебюрократизация – это не задача рабочей группы, а общее направление развития всей Счетной палаты. Поэтому мы активно вовлекаем сотрудников – например, в апреле в Палате идей проходил тематический конкурс, на который сотрудники предложили 37 инициатив. Уже выбраны победители конкурса, которых мы объявим после завершения карантина, когда вернемся в очный режим работы.

Спойлер: из 37 инициатив, предложенных сотрудниками на конкурс "Дебюрократизация" в Палате идей, 12 уже приняты к реализации.

В-третьих, дебюрократизация – это не про то, чтобы внести изменения в регламенты. Это про то, что нам всем нужно научиться по-другому относиться к рабочим процессам и принятию решений. Поэтому мы разработали Принципы дебюрократизации, будем их внедрять.

7 Принципов дебюрократизации Счетной палаты

– Звучит солидно. А в чем задача проекта и какова наша глобальная цель?

– Задача – избавиться от сложных, запутанных, заформализованных процессов. А цель – ускорить решение вопросов, сократить затраты времени сотрудников на это. В конечном итоге, сделать жизнь каждого сотрудника лучше 🙂

– Исследование удовлетворенности, которое мы проводили в 2019 году, показало, что основной проседающий фактор, влияющий на уровень вовлеченности и удовлетворенности сотрудников – как раз забюрократизированность процессов.

– Не удивительно. Формализм мешает добиваться результата и отвлекает от содержательной работы. Вряд ли такое кому-то может добавлять мотивации.

– То есть речь о том, чтобы вообще-то упростить сотрудникам жизнь?

– Конечно. Уберем все лишнее – и я уверен, что сможем делать больше, а тратить на это ресурсов - меньше. У людей появится больше времени на себя.

– Наверное, это и вопрос психологического комфорта?

– Думаю, да. Чем более сложные процедуры – тем больше трений. Как следствие – выше эмоциональное напряжение.

– Можете привести пример – с чем боремся?

– Например, со сложными механизмами движения документов, согласования. Иногда смотришь проект документа, и складывается впечатление, что некоторые замечания к нему даны только чтобы продемонстрировать, что «мы не просто прочитали». Добавленная ценность от таких замечаний минимальна, а чаще - просто отрицательная. В итоге тормозится весь процесс.

– К тому же, множество согласующих приводит к снижению их ответственности. Особенно при дефиците времени: когда видишь на документе 9 виз, думаешь – ну что я там увижу, столько умных людей уже посмотрело, а у меня еще 100 других дел. И ведь так думает каждый! В итоге есть риск, что качественно посмотрели не все…

– Правильно. Количество участвующих в согласовании сотрудников иногда просто запредельно. Сам руководитель ставит визу только после того, как завизируют подчиненные. Подписями разукрашен весь документ. Сколько на это уходит времени? А если документ срочный? И потом, невозможно качественно отработать большой объем просто потому, что в сутках 24 часа. Тогда в «братской могиле» виз хоронится и сам смысл согласования – повышение качества документа. Визирование превращается в формальность и ритуал. А ответственность при этом «размазывается» на всех участвующих, но ни на кого конкретно!

– И даже еще если ты что-то хочешь поправить, но до тебя 10 человек согласовало, уже рука не поднимается все это в точку «ноль» отправить. И подписываешь…

– А в итоге страдает качество.

– Кроме согласований, что еще в фокусе?

– Все, с чем ассоциируется само слово «бюрократизм» в худшем его смысле: пренебрежение к существу дела ради соблюдения формальностей. Лишние бумажки, формализм в общении, придирки по мелочам. Желание всегда и всюду подстраховаться, прикрыться регламентом вместо решения вопроса, и многое другое.

– Дебюрократизация – это все-таки про процесс или про культуру и мировоззрение?

– И про то, и про другое. Это и изменение процессов, но больше – формирование разумных правил взаимодействия и принципов выстраивания работы. Нам нужно создать такую культуру в Счетной палате, в которой бюрократизм и зарегулированность будут отторгаться как что-то чуждое и неестественное.

– Похоже на известную фразу о том, что «думать» в регламент не запишешь.

– Именно так. Наш первый принцип дебюрократизации – о принятии ответственности, а второй – о выборе наиболее рационального решения. Это тоже в приказе не издашь.

– А мы не покушаемся на святое? Все-таки госслужба, без формализации никуда…

– Правильно, никуда. Но тогда, когда это действительно обоснованно. Когда есть понятный ответ на вопрос «зачем?».

– Что нужно, чтобы у нас все получилось?

– Нужно, чтобы принципы, о которых мы сейчас говорим, разделялись всеми сотрудниками. Чтобы каждый на своем рабочем месте помогал дебюрократизации двигаться вперед.

– А если, например, кого-то исключат из процесса ради упрощения – и сотрудник решит, что он не нужен?

– Вот с таким страхом и надо бороться. Этот страх и есть корень бюрократизма. Это как болезнь, симптом которой - стремление находить себе задачи, показывать свою значимость и незаменимость.

– Как сделать, чтобы принципы дебюрократизации стали достоянием всего коллектива?

– Будем рассказывать, вовлекать, стимулировать инициативу. Мы всегда открыты – любой сотрудник может поделиться своими идеями в Палате идей, можно и обратиться напрямую к менеджеру проекта Юлии Попковой (Департамент стратегического развития). Каждый должен стараться проявлять инициативу, показывать пример, вовлекать коллег - тогда все получится.

– В завершение нашего интервью – насколько мы готовы к таким изменениям, на Ваш взгляд?

– Считаю, мы готовы. Я вижу, что многие коллеги хотят менять рабочие процессы к лучшему – делать их быстрее, эффективнее и проще. Даже тот факт, что на конкурс в Палате идей мы получили хорошие проработанные предложения, уже показывает, что люди размышляют над проблемой бюрократизма. Во многом мы сейчас движемся по инерции, на автомате, потому что «так принято» и по-другому пока не умеем. Это как вредная привычка. И первые шаги в борьбе с ней мы уже сделали – осознали, что она вредная 🙂 Нужно лишь немного времени и чуть больше воли, чтобы новая привычка сформировалась и укрепилась в нашей культуре.