Системы объектов
Собственность и объекты недвижимости богаты данными. Существует множество полей данных, которые могут способствовать эффективному оперативному, тактическому и стратегическому управлению портфелем средств размещения. Например, данные могут относиться к сложным договорам аренды, физическому и эксплуатационному состоянию активов, требованиям к обслуживанию активов и различным аспектам, связанным с финансовыми показателями портфеля. Аспекты каждого из них могут иметь важное значение для принятия ключевых решений по объектам. Но не все данные являются равными. Данные, относящиеся к функциональности оборудования, вероятно, будут важными и чувствительными ко времени, требующими просмотра в режиме реального времени с немедленной обработкой для сообщения о неисправностях. Другие данные могут быть необходимы только один раз в месяц, но при этом содержать значимые и действенные сообщения.
В основе системных решений лежат процессы и дисциплина, необходимые для обеспечения сбора только соответствующих данных и информации. Это означает тщательный выбор сочетания дополнительных аналитических решений с доступом к нужным инструментам для достижения результатов, ориентированных на ценность. Загружая только те данные и информацию, которые необходимы, это будет иметь значение для операций и планирования портфеля. Соблазн, вызываемый страхом перед возможностями систем по манипулированию данными, состоит в том, чтобы собрать слишком много данных.
Остерегайтесь соблазна создать и внедрить индивидуальную систему, разработанную с нуля, особенно если управление собственностью и объектами не является основным направлением бизнеса. Этот процесс долгий, трудный и всегда стоит значительно больше, чем первоначальная смета. Кроме того, это потребует больших временных затрат со стороны руководства и никогда не оправдает первоначальных ожиданий системы. На такие путешествия были потрачены миллионы долларов, чаще всего без использования систем.
По мере развития индустрии информационных систем собственности появились некоторые ключевые принципы. Например, данные должны быть введены только один раз. Передача данных должна быть организована таким образом, чтобы она была доступна даже в виде простых загрузок в нескольких системах. В некоторых приложениях по-прежнему существует соблазн загружать данные отдельно в дополнительные системы и электронные таблицы. Такой подход приводит к двойной обработке данных, увеличению затрат и проблемам с целостностью данных. Данные должны собираться последовательно и надежно. Это означает, что все члены команды должны проходить постоянное и регулярное обучение по мере развития систем.
При выборе любой лицензированной системы лучше ограничить запросы на настройку от поставщика. Изменения и модификации, необходимые для соответствия индивидуальным процессам собственности или привычкам, которые развивались в течение многих лет, могут быть не лучшим результатом. Отраслевые системы разработаны с учетом требований «наилучшей практики», поэтому рекомендуется изменить внутренний процесс в соответствии с системой, а не наоборот. Управление объектами и собственностью — это простые процессы, и отраслевые методы обычно работают лучше всего.
Тщательно продумайте необходимость бесшовной передачи данных или передачи данных в режиме реального времени между различными системами. Системные аналитики обещают, что это можно сделать с помощью множества различных форматов файлов — реальность такова, что сопоставление и загрузка данных всегда преподносят сюрпризы. Если данные необходимо передавать между системами, а не пытаться связать все поля данных в режиме реального времени, будьте осторожны и передавайте данные на агрегированных уровнях и через установленные ежедневные интервалы. Передача данных может стать особой проблемой, если системам объектов необходимо взаимодействовать с общекорпоративными системами управления финансами.
Будьте готовы отказаться от данных. Если данные портфеля не являются совершенно секретными, передайте ответственность за данные, но не право собственности, платному поставщику услуг, который будет управлять данными и предоставлять их по мере необходимости. Кроме того, онлайновые и регулярные требования к отчетности обеспечат уверенность в том, что данные актуальны, доступны и безопасны.
При переходе на новую или усовершенствованную систему данные портфеля обычно можно загрузить из существующих баз данных. Необходимо тщательно планировать этот процесс, чтобы гарантировать, что загружаемые поля данных могут выполняться по мере необходимости. Но также убедитесь, что существует обязательство сверять все данные с исходной документацией, и что это оценивается соответственно для обеспечения целостности данных. В рамках процесса также выполните несколько параллельных тестовых прогонов. Лучшее время для проверки целостности данных в новой системе — это когда обе системы и процессы, старая и новая, работают параллельно в течение нескольких месяцев.
При рассмотрении вопроса о внедрении любых систем объектов нельзя игнорировать возможности будущего. Продолжаются споры о том, в какой степени технологии IoT и интеллектуальных зданий будут использоваться для управления и контроля управления активами, а также для пользователей и жильцов. В искусственной среде использование IoT все еще находится на незрелой стадии. Но может произойти всплеск внедрения, поскольку ряд сходящихся сил, в том числе компании, занимающиеся поставками продуктов, постоянно находят новые способы использования датчиков и интеллектуальной аналитики для улучшения текущих продуктов и услуг.
Поскольку затраты на внедрение и использование технологий IoT начнут быстро снижаться, они станут нормой для новых зданий и смогут быть связаны с системами объектов. Это будущие возможности, которыми нельзя пренебрегать. Например, в определенных секторах, таких как энергетика, с продолжающимся ростом спроса и цен, но с устаревающими сетями энергетической инфраструктуры, изо всех сил пытающимися справиться со спросом, IoT обеспечит своевременное преимущество сектора.
Несмотря на всю шумиху и возможности, связанные с новыми системами объектов и умными зданиями, подготовка финансового бизнес-обоснования будет сложной задачей, если улучшение производительности не будет понято и его будет трудно измерить количественно. С будущим ценностным предложением, основанным на повышении надежности обслуживания зданий и надлежащем использовании затрат на техническое обслуживание (что приводит к улучшению условий труда и повышению производительности труда), преимущества этих результатов могут быть сложными для объективной количественной оценки. Окупаемость инвестиций должна самоочевидным образом демонстрировать информацию, обеспечиваемую системами и технологиями, которые позволяют управляющему объектами решать проблемы напрямую, в режиме реального времени, до того, как начнется деградация основных фондов, что сводит к минимуму время простоя и затраты на ремонт.
Ключом к внедрению систем объектов в рамках определенного бюджета и временных рамок является управление ожиданиями и требованиями с постепенным внедрением. Гигантский шаг к сложной системе, требующей настройки, может привести к значительному увеличению затрат и времени на внедрение. Более простые системы, использующие определенные процессы, даже если они не повторяют текущие процессы, будут стоить меньше и создавать меньше проблем при реализации. Разработайте план, который позволяет внедрять «лучшие в своем классе» системные модули объектов на поэтапной основе при поддержке групп, уполномоченных постепенно изучать этапы по мере функционального развития объектов.