Как составить бюджет по техническому обслуживанию?
Составление бюджета по техническому обслуживанию – непростая задача. Что вы должны включить в бюджет? Как сделать так, чтобы ничего не забыть? Какая информация вам нужна? Поначалу подготовка бюджета всегда кажется сложной задачей. Давайте рассмотрим некоторые лучшие практики подготовки бюджета и то, что вы можете извлечь из годового бюджета.
Во-первых, вам нужно знать, что вы собираетесь закладывать в бюджет по плану обслуживания. Затем, учитывая формулу, которая используется для расчета общих затрат, бюджет технического обслуживания должен включать:
• заработная плата менеджеров по техническому обслуживанию и техников;
• расходы на наем нового персонала, если это необходимо;
• расходы на обучение и семинары в течение года;
• смета цен на материалы, инструменты и детали;
• контракты, заключенные с внешними поставщиками;
• оценка затрат на электроэнергию (особенно в FM);
• другие расходы, такие как периодические проверки, страхование и т. д.
Для сбора всей этой информации необходима история активов. Отсутствие этой информации затрудняет понимание того, какие активы требуют большего внимания. Или каковы основные причины наиболее распространенных поломок, чтобы избежать дорогостоящего реактивного обслуживания. Прежде чем завершить составление годового бюджета, вы должны подтвердить:
• критичность каждой единицы оборудования;
• инвентарь ТОиР (техническое обслуживание и ремонт).
На этом этапе вы можете задастся вопросом как можно сократить расходы на техническое обслуживание. Если вы рассчитываете купить инвентарь, это может быть первой мыслью, посетившей вас. Но это не единственное. Если вы пересмотрите свой план обслуживания, чтобы исключить повторяющиеся и ненужные задачи, вы сократите количество рабочих часов и количество необходимых материалов.
Вот несколько советов по снижению затрат на техническое обслуживание:
1. Подготовить резервный фонд на случай непредвиденных обстоятельств
Общий резервный фонд составляет обычно 10% от годового бюджета. Это именно то, что вам нужно. После составления сметы добавить резервный фонд (процент может меняться в зависимости от состояния объектов). Планирование поломок — это не поражение, а планирование неизбежного.
2. Проанализировать бюджеты прошлых лет
История активов — неиссякаемый источник информации. Но бюджет прошлых лет позволяет оценить, когда, где и почему было потрачено больше, чем запланировано. Было ли это на профилактическом или реактивном обслуживании? И есть ли в этом году какие-то новшества или доработки, например, технология мониторинга состояния или программное обеспечение для обслуживания, что может повлиять на результаты?
3. Учитывайте расхождения в течение года
Часто расходы на техническое обслуживание и управление объектами меняются в течение года. Например, можно ожидать, что объекты будут нести больше расходов на обслуживание в сезон мероприятий, когда принимается больше гостей и посетителей. Поэтому при подготовке годового бюджета не забывайте делать прогнозы на каждый сезон.
4. Не забывайте о «скрытых расходах»
Не забудьте включить менее очевидные расходы, такие как обучение новых технических специалистов, лицензии на программное обеспечение, страхование ответственности, детали и материалы.
Зачем составлять бюджет по техническому обслуживанию?
«Потому что компания заставляет делать это». Я уверена, что именно такой ответ был готов сорваться с ваших уст. Но если вы менеджер по техническому обслуживанию, подготовка бюджета также имеет для вас много преимуществ. Бюджет обслуживания повышает стабильность, предсказуемость и согласованность вашей работы. Преимущества:
• Улучшенный контроль затрат: большинство объектов тратят от 5 до 15% своего годового бюджета на техническое обслуживание. Подготовка подробного бюджета поможет вам выявить потери, лучше управлять закупками материалов и даже оценить эффективность ваших внутренних процессов. Со временем вы найдете больше способов сократить расходы.
• Оценка надежности оборудования: когда техническое обслуживание планируется в соответствии с бюджетом, различия становятся очевидными. Анализируя, где вы урезали бюджет, вы также оцениваете эффективность активов. С помощью этого анализа вы можете принимать более обоснованные решения, повышать надежность активов и предотвращать поломки.
• Создание доверия к департаменту: если департамент технического обслуживания придерживается запланированного бюджета, это показывает, что есть оправдание каждой стоимости. Таким образом, он вызывает доверие и демонстрирует, что техническое обслуживание — это не «просто расходы». В то же время, это доказывает ваш опыт и знания.
Подготовка бюджета по техническому обслуживанию — задача, полная препятствий. Говорю это вам исходя из своего многолетнего опыта. Вам может не хватать информации об истории оборудования. И вы не можете игнорировать любые расходы. Но результаты того стоят!