Находим ответы в офисных метриках
Организации принимают политику нулевой траты пространства. Это обусловлено, прежде всего, двумя факторами. Во-первых, в гибридных или гибких моделях рабочих мест сотрудники переоценивают виды работы и пространство, которое им необходимо выполнять в офисе. Во-вторых, организации ожидают более высокой рентабельности инвестиций в свою недвижимость.
Оптимизация рабочего места является приоритетом для многих менеджеров объектов — балансирование потребностей высшего руководства для экономии затрат и одновременно предоставление более подходящего рабочего места для сотрудников, чтобы они могли выполнять свою работу. Это еще более актуально сейчас, когда все большее число организаций переходят на новые разнообразные модели рабочего места. Это дает фантастическую возможность для FM переосмыслить королевство, которым они правят. Однако всеобъемлющая цель этой оптимизации может быстро стать спорной темой для FM, особенно без надежных данных, подтверждающих процесс принятия решений.
Конечно, можно делать обоснованные предположения, но, как и в случае с любым аргументом, неопровержимые факты побеждают интуицию. В этом случае данные устраняют большую часть догадок для FM, предоставляя надежный и объективный источник информации, на основе которого принимаются решения. Это также необходимое доказательство, которое необходимо представить перед принятием мер при обмене планами с другими заинтересованными сторонами.
Прежде чем любой FM закатывает рукава для работы с данными, он должен учесть несколько вещей:
Чисто программные рабочие места
Чисто программные системы часто обещают многое при небольших вложениях без необходимости развертывания аппаратного обеспечения. В то время как программные системы являются важным компонентом резервирования номеров и других действий по управлению пространством, наличие аппаратного компонента может обеспечить дополнительную ценность в виде отслеживания фактического поведения в режиме реального времени.
Возьмем, к примеру, систему бронирования номеров. Сотрудник бронирует конференц-зал в отличном месте: он находится рядом со всеми удобствами, имеет ряд эргономических особенностей и доступ к проводному высокоскоростному интернету. Что, если сотрудник передумает приходить в офис в этот день, и ему больше не нужно помещение, но при этом он не удосужится отменить бронирование? Без чего-то столь же простого, как панель конференц-зала для регистрации в пространстве, невозможно узнать, что бронирующий не явился для своего бронирования и останется зарезервированным в программном обеспечении. На бумаге это выглядит хорошо, пространство хорошо используется; тем не менее, основное место на рабочем столе не используется в течение половины дня.
Правильное оборудование для поддержки FM
Это, естественно, приводит к теме необходимого оборудования и датчиков. На любом современном рабочем месте существует экосистема оборудования и других устройств IoT (Интернета вещей), которые взаимодействуют и работают вместе, чтобы нарисовать цифровую картину рабочего места, состоящую из данных. Аппаратное обеспечение, такое как панели для бронирования помещений или устройства для регистрации на столе, помогает собирать данные об использовании и занятости помещений.
Между тем, измеряя любой аспект физического мира, датчики тщательно адаптируются для различных функций, специфичных для конкретного приложения. Это может включать в себя такие функции, как обнаружение присутствия человека или другие точки данных, такие как текущая пропускная способность, общая посещаемость, температура окружающей среды, естественное освещение и т. д. Каждое устройство или датчик — это бесценная точка сбора данных, собирающая жизненно важные данные, которые сами по себе не так значимы, но при размещении рядом с другими данными могут предложить что-то гораздо более важное и актуальное.
Следовательно, можно думать, что существуют как «хорошие данные», так и «плохие данные». Итак, что такое плохие данные? Проще говоря, данные из одного источника, которые не объединяются с данными из отдельного независимого источника для выявления тенденций и корреляций. Он дает обзор, но только на поверхностном уровне, и не дает ничего, на что можно было бы воздействовать.
С другой стороны, хорошие данные — это те, которые объединены с большим количеством других разнообразных данных из разных источников. Например, данные о резервировании пространства, вместимости, занятости, температуре и освещении могут быть скомпилированы вместе, чтобы сформировать проницательный и точный обзор рабочего места, который очень разнообразен и содержит богатую информацию.
Контрольный список перед развертыванием
Вот несколько шагов, которые необходимо выполнить перед развертыванием Интернета вещей и внедрением подхода к принятию решений на рабочем месте, основанного на данных:
Наметьте цели и то, какие идеи команда хочет зафиксировать. Убедитесь, что есть четкое понимание бизнес-результатов. Это поможет убедиться, что у команды есть нужные инструменты, она может расставить приоритеты в проектах и сосредоточиться на необходимых точках данных.
Заранее объясните сотрудникам, чем занимается команда. Хотя намерения могут быть благими, их легко неверно истолковать. Сотрудники могут спросить: «Эти устройства устанавливаются для слежки за мной каждый раз, когда я регистрируюсь в конференц-зале?» или «Почему меня отслеживают?» оставляя чувство беспокойства и недоверия. Важно объяснить, почему это приносит им пользу и как это работает (т. е. анонимизируются ли данные, кому они передаются и т. д.).
Задействуйте ИТ. Даже самые продуманные планы могут потерпеть неудачу без учета основных соображений, таких как возможность обеспечения питания этих устройств IoT, и если да, то какая новая инфраструктура потребуется для поддержки всех этих устройств, использующих Power over Ethernet (PoE) . ИТ — лучший выбор для решения логистических задач. Убедитесь, что любые новые интеграции будут успешными и впишутся в более широкий стратегический план, изложенный организацией с точки зрения их технологической карты и необходимой поддержки для развертывания. Предприятие выше потребительского уровня.
Аппаратное обеспечение корпоративного уровня всегда следует поддерживать, а не потребительское. Он просто лучше сконструирован для выполнения поставленной задачи и может предложить более низкую совокупную стоимость владения.
Избегайте разрозненных систем. Выберите IWMS (интегрированную систему управления рабочим местом), которая может уменьшить разрозненность организации и собрать все данные в одной интегрированной системе. Все эти собранные данные должны где-то храниться, чтобы их можно было проанализировать и использовать для улучшения процесса принятия решений. Наличие единой системы во всей организации FM сэкономит всем время, усилия и деньги.
Решите, кто главный. Выбор хорошего лидера, который будет руководить проектом, а также нести ответственность как за успехи, так и за неудачи, является ключом к любой инициативе. Они также должны верить в это и быть готовыми приложить к этому все свои силы.
ТИПИЧНЫЕ КЛЮЧЕВЫЕ ПОКАЗАТЕЛИ НА РАБОЧЕМ МЕСТЕ
Безусловно, проще всего измерить данные о бронировании. Эти данные показывают, кто, когда и как часто места бронируются сотрудниками, а также об отменах и незаездах, и их можно легко собрать с помощью дисплеев бронирования номеров.
Фактическое использование по сравнению с данными резервирования
Простая метрика для оценки того, как долго люди используют забронированное пространство по сравнению со временем, на которое они его зарезервировали. Этого можно добиться путем сравнения бронирований с фактическим временем использования конференц-зала до того, как пользователи покинули помещение.
Данные о занятости по сравнению с местоположением
Это данные, которые показывают фактическое время использования ресурсов вашего рабочего места. Как долго длилась встреча в комнате Гарциния, сколько времени сотрудники проводили вне своего рабочего места во время бронирования и так далее.
Процент использования полной емкости
Как часто и когда объекты работают на полную мощность, если это все.
Использование данных различных типов пространства
Эта простая метрика четко показывает, на каком уровне используются пространства, что особенно полезно, когда есть множество пространств, включая, например, комнаты для совещаний, конференц-залы, тихие кабины и комнаты отдыха. Это можно оценить с помощью данных о регистрации номеров.
Исторические и текущие данные о занятости
Необходим для выявления тенденций с течением времени и того, как привычки сотрудников меняются с течением времени в ответ на действия FM или внешние факторы.
Совещания против рабочего стола против других типов пространств
При корректировке планов этажей и увеличении или уменьшении определенных типов пространства этот показатель можно сопоставлять с другими данными, такими как чрезмерное использование, для оценки эффективности.
ВЫ ПОЛУЧИЛИ РАЗНООБРАЗНЫЕ ДАННЫЕ, ЧТО ТЕПЕРЬ?
Теперь вопрос в том, что делать с этими свежими данными. Какие тренды ищут? Что нужно улучшить в рабочем пространстве и как его можно настроить для удовлетворения потребностей сотрудников? Где можно сэкономить? Или, возвращаясь к дилемме выбора между сокращением площади, которую организация арендует, или максимальным использованием площади, которой в настоящее время владеет, или тонким балансом между ними.
Данные сами по себе являются сырьем. Теперь пришло время получить информацию, которая поможет принять более правильные решения в отношении пространств. FM не хотят обращаться ко многим разрозненным системам, чтобы получить эти идеи. С IWMS, наполненной данными из различных источников и проанализированными с помощью искусственного интеллекта, FM могут объединять критические показатели использования и занятости в современную панель инструментов, чтобы обеспечить простую для понимания визуализацию данных об использовании пространства — все в одном месте. Затем они могут использовать эту информацию для принятия решений о продлении аренды, определения необходимости расширения или консолидации пространства и предоставления жильцам необходимых типов помещений, когда они им нужны.
Возьмем, к примеру, упомянутую ранее проблему системы горячего стола. Сотрудники делают бронирование, а затем либо не появляются, либо отменяют его, блокируя его использование другими сотрудниками. При проверке данных о бронировании в режиме реального времени он показывает, что используется более 90 процентов места на рабочем столе; однако в прошлом сотрудники жаловались на то, что они не могут сделать заказ, несмотря на то, что многие столы не обслуживаются. Это проблема. Высшее руководство также может увидеть множество пустых столов и ошибочно полагать, что места слишком много, и начать задавать вопросы о необходимости такого огромного офисного пространства. Проблемы могут быстро обостриться.
Это подчеркивает важность централизации и сравнения данных из разных источников — системы бронирования и данных датчиков занятости — на единой платформе, чтобы точно определить первопричину проблем и оценить, нужно ли сокращать площадь организации или лучше использовать пространство, является правильным решением в этой ситуации.
Объекты нужного размера, максимизировать то, что есть в данный момент, или встретиться посередине? Однозначного ответа для каждой отдельной организации нет. Тем не менее, руководствуясь огромным объемом данных и идей, которые сейчас находятся в их распоряжении, FM могут принять правильное решение. Данные подтверждают то, что они знали с самого начала, или результатом становится новое откровение. В любом случае, это способствует новому уровню уверенности в принятии решений, основанному на неопровержимых фактах, а не на интуиции.