ISO 41001: Повышение общей производительности объекта

В апреле 2018 года был опубликован первый стандарт системы менеджмента для FM, ISO 41001, Управление объектами - Система менеджмента - Требования с руководством по применению. Этот стандарт обеспечивает основу для достижения целей FM с точки зрения качества услуг, эффективности и производительности.

В общей схеме приоритетом ISO / TC 267 является «разработка соответствующих международных стандартов, которые будут … повышать и развивать ценность, которую управление объектами, как стратегическая профессиональная дисциплина, может обеспечить последовательным и эффективным образом». Даже по мере становления профессии менеджеры объектов продолжают бороться за то, чтобы сформулировать и продемонстрировать ценность FM для своих организаций. Многие должностные инструкции для руководителей объектов сосредоточены на тактических и операционных обязанностях и функциях для обеспечения повседневных операций организации, таких как разработка и внедрение бизнес-процессов, обеспечивающих рентабельную работу объекта; развитие и управление объектом; управление подрядчиками и внешними услугами. Однако для реализации ценности этих задач и функций они должны быть частью стратегической структуры. Серия ISO 41001 теперь предлагает структуру, которая позволит организациям по управлению финансовыми ресурсами продемонстрировать свою стратегическую важность и принести пользу обслуживаемым организациям.

Ключом к достижению этой цели и общей нитью в каждом стандарте FM является согласование поставки и услуг FM с бизнес-стратегией и целями обслуживаемой организации.

Создание стратегической основы в качестве основы для модели предоставления услуг организации FM требует понимания контекста организации FM в рамках обслуживаемой организации. У обслуживаемых организаций может быть несколько встроенных перспектив FM для разных типов объектов, которые представляют разные аспекты основного бизнеса, но все они вносят свой вклад в миссию организации. Например, у организации железнодорожного транспорта будут разные перспективы для общественных станций, административных объектов, портов, инфраструктуры и управления автопарком. Организации FM необходимо будет проанализировать весь спектр деятельности FM и убедиться, что они соответствуют организационной миссии «перевозки пассажиров и грузов наиболее безопасным и эффективным способом». Понимание того, чего пытается достичь обслуживаемая организация, поможет прояснить приоритеты организации FM.

Вопросы, которые стоит задавать:

Каковы важнейшие виды деятельности обслуживаемой организации? Как FM-организация встраивается в их деятельность?

Например, медицинская организация может иметь целенаправленную миссию по улучшению ухода за пациентами. Следовательно, управляющая компания будет анализировать их деятельность и последствия отказа от нее, чтобы гарантировать то, что каждому виду деятельности присвоен приоритет в зависимости от воздействия улучшения ухода за пациентами. Внедрение процессов и политик по устранению или минимизации рисков, связанных с внутрибольничными инфекциями, будет иметь высокий приоритет и должно быть доведено до сведения всех членов команды FM.

Организация высшего образования, миссия которой заключается в улучшении или повышении качества обучения студентов, может отдавать приоритет деятельности FM, которая связанна с учебными помещениями или областями, где студенты собираются неформально для общения, в зависимости от конкретной миссии обслуживаемой организации.

Для аэропорта, чья миссия направлена на улучшение впечатлений пассажиров, организация FM может проанализировать, как их деятельность напрямую способствует улучшению впечатлений пассажиров. Если смотреть с этой точки зрения, то обычное занятие, как уборка туалета, становятся более важными.

Кто заинтересованные стороны обслуживаемой организации?

Выявление основных заинтересованных сторон может помочь определить и расставить приоритеты деятельности организации FM, а также наиболее важные ключевые показатели для определения успеха.

Например, у больницы может быть несколько заинтересованных сторон, таких как пациенты, медперсонал, врачи, исследователи, поставщики, посетители и розничные продавцы. Организационная миссия может заключаться в предоставлении высококачественного ухода за пациентами, но метрика для измерения эффективности организации FM переводится в стоимость в день на койку пациента. Организации FM необходимо обеспечить соответствие выполняемых ими мероприятий миссии организации, которая занимается спросом, по предоставлению качественного ухода за пациентами, а также сбалансированности необходимости поддерживать конкурентоспособную стоимость койки пациента для удовлетворения финансовых и других внутренних целей заинтересованных сторон.

Какие ключевые показатели эффективности (KPI) организации FM соответствуют требованиям обслуживаемой организации?

Важно, чтобы организация FM измеряла и отслеживала KPI, которые согласуются с показателями, демонстрирующими поддержку миссии организации. В больнице организация FM может захотеть отслеживать время отклика службы на заказы на работу, инициированные пациентом, чтобы соответствовать миссии по обеспечению качественного ухода за пациентами. Аэропорт может захотеть измерить удовлетворенность пассажиров туалетами и временем ожидания багажа в аэропорту, чтобы определить, адекватно ли организация FM поддерживает миссию по повышению качества обслуживания пассажиров. Образовательная организация может захотеть отслеживать показатели в классе, которые напрямую влияют на обучение учащихся.

Каковы факторы, определяющие наилучшие варианты поиска поставщиков?

При поиске поставщиков, будь то внешние или внутренние, следует также учитывать миссию и операционную стратегию обслуживаемой организации. Если организация решила сосредоточиться только на основных видах деятельности, то передача многих видов деятельности FM на аутсорсинг может быть согласована с этим решением. Если организация стратегически решила контролировать все действия для лучшего управления процессами и повышения эффективности и видимости, то аутсорсинг может быть ограниченным вариантом для поддержания этого согласования.

Получив ответы на эти вопросы, менеджер объекта может приступить к разработке бизнес кейса, чтобы повысить ценность обслуживаемой организации и обосновать бюджет, необходимый для поддержки организации, таким образом, чтобы организация FM стала сумматором стоимости, а не фактором затрат.

И важно помнить, что теперь уже существует стандартная серия ISO 41001 в качестве руководства.