Службы физической безопасности и цифровая трансформация

Планирование, протоколы, инфраструктура и персонал имеют решающее значение для управления объектами и безопасностью коммерческих и институциональных зданий, сооружений и университетских городков. Организации FM, независимо от того, контролируют ли они одно здание или комплекс зданий, должны быть хорошо подготовлены к обеспечению безопасности в повседневной жизни и при неожиданных ситуациях.

Командное взаимодействие и совместная работа являются основным компонентом подготовки служб физической безопасности, готовых решать неожиданные проблемы. Традиционно службы безопасности полагаются на устаревшие технологии, такие как радио.

Многие FM сталкиваются с низким качеством звука и ограниченными возможностями, которые предлагают радиоприемники по сравнению с современными цифровыми решениями. Столкнувшись с такими проблемами, службы часто переходят к стратегиям с несколькими устройствами, смешивая радиостанции, смартфоны, настольные компьютеры и мобильные приложения, чтобы полностью удовлетворить свои мультимодальные потребности в голосовых, текстовых и визуальных медиа. Это часто несанкционированное или незапланированное несоответствие требует, чтобы охранники переключались между устройствами для общения с помощью голоса или обмениваться видео или фотографиями, создавая метод связи, который является чрезмерно обременительным, создает риски и снижает производительность.

Кроме того, гибридное сочетание радио и мобильных телефонов, не обеспечивает полного набора сотрудников службы безопасности и специалистов, необходимых для выполнения их работы. Службы безопасности должны отказаться от неорганизованных стратегий связи между несколькими устройствами, которым не хватает безопасности и соответствия современным ИТ-требованиям и протоколам.

Так какая же есть альтернатива? Интеллектуальные решения для совместной работы раскрывают все преимущества цифровой трансформации, в конечном итоге изменяя способы взаимодействия и работы групп FM и службы безопасности. Устраняя использование нескольких устройств людьми на местах, службы безопасности открывают дверь к целостному подходу к операциям и системе записи операций безопасности в реальном времени.

Вот шесть преимуществ современных интеллектуальных технологий:

№ 1: Операционный контроль

Руководители FM и службы безопасности нуждаются в централизованной видимости и аналитике для улучшения управления и принятия решений, что повышает производительность и безопасность. Технология совместной работы предоставляет охранникам карты и местоположения в режиме реального времени, повышая прозрачность операций. Руководители групп или диспетчеры получают информацию, чтобы улучшить процесс принятия решений и подотчетность во время рутинных операций и безопасность во время чрезвычайных ситуаций или меняющихся ситуаций.

Менеджеры общаются и координируют свои действия в соотношении 1:1 или с конкретными командами или группами, ориентируясь на разговоры только с соответствующим персоналом. Команды, распределенные по зданиям, координируют свои действия в реальном времени со своим операционным центром безопасности (SOC) и диспетчерской, а также с местными, региональными или глобальными командами. Руководители групп физической безопасности также общаются между отделами во время экстренных или динамичных ситуаций, напрямую обновляя распределенные бригады уборщиков, коммунальных служб, автопарка, механических и электрических бригад актуальной и своевременной информацией в случае возникновения чрезвычайной ситуации.

Операционный контроль значительно улучшает реакцию на динамические события в масштабах всей организации и повышает производительность рутинных операций.

№ 2: Улучшенная ситуационная информация с помощью анализа геолокации и аналитики

Руководители службы безопасности должны знать, где находятся их сотрудники в любой момент времени и выполняют ли они порученные им задачи и маршруты. Интеллектуальные инструменты с геолокацией и тепловыми картами позволяют менеджерам отслеживать местоположения охранников, анализировать зоны с низким покрытием и обеспечивать максимальную эффективность работы всех команд.

Даже в средах с отказом от GPS, таких как закрытые помещения и подземные области, усовершенствованное программное обеспечение для совместной работы может поддерживать ситуационную осведомленность и оперативные данные о картах и местоположении. Менеджеры оптимизируют и получают представление о повседневных операциях групп безопасности, чтобы максимизировать общую производительность. При срочных или динамичных ситуациях менеджеры и члены команды ситуативно осведомлены о своих товарищах по команде.

Платформы для совместной работы также захватывают 100% метаданных для потока сообщений, обеспечивая полную картину того, что произошло, что происходит и, возможно, что произойдет. Эти метаданные создают возможность для уникальной аналитики, которая улучшает ситуационную информацию для операций, соблюдения требований и безопасности. Записанная и заархивированная информация также поддерживает потребности в отчетности об инцидентах для соответствия требованиям. В случае инцидента команды знают, что они собрали информацию, необходимую для составления отчетов, и помогают с любыми расследованиями или оценками. Фактическое содержание сообщений доступно только пользователям программного обеспечения и не может быть услышано или получено поставщиком платформы.

Превращение голоса в данные создает обширную аналитику, которая измеряет и оптимизирует операции по обеспечению безопасности. С самого начала экстренной или чрезвычайной ситуации технология совместной работы записывает и архивирует всю необходимую информацию, включая местоположение, отправленные сообщения и время ответа. Этот интеллект помогает принимать решения с помощью анализа закономерностей и обнаружения аномалий, позволяя командам постоянно оценивать производительность и эффективность.

№ 3: Повышение производительности за счет автоматизации процессов

Автоматизированные с помощью голоса процессы оптимизируют операции и помогают организациям сократить расходы за счет обеспечения соответствия протоколам, процессов документирования и архивирования и упрощения рутинных задач. Автоматизация процессов гарантирует, что службы безопасности эффективно выполняют повседневные задачи, такие как контрольные списки безопасности, назначенные маршруты охраны и своевременные проверки. Голосовая автоматизация этих процессов способствует повышению эффективности работы и освобождает персонал службы безопасности для сосредоточения на более важных задачах.

Например, стандартный ежедневный контрольный список, подтверждающий, что двери и окна находятся в безопасности в конце рабочего дня. Вместо того, чтобы документировать завершение задачи в бумажном буфере обмена, голосовые рабочие процессы требуют устной проверки каждой контрольной точки, позволяя охранникам оставаться начеку. Данные о местоположении и голосовые ответы регистрируются и записываются, поэтому ни одна контрольная точка не может быть пропущена, а цифровая запись сохраняется для использования в будущем.

Другой пример, охраннику необходимо создать отчет об инциденте нанесения материального ущерба. Вместо того чтобы тратить время на ввод вручную информации об инциденте в бумажную форму, охранник может сделать снимок, загрузить его на платформу и записать соответствующую информацию. Платформа регистрирует и документирует инциденты для извлечения или запускает автоматизированный рабочий процесс для следующих необходимых мер.

Интеллектуальные решения также позволяют решать такие задачи, как патрулирование здания. Автоматизация процессов отслеживает бездействие охранника или слишком долгое нахождение на одном месте. Рабочие процессы побуждают работника реагировать и напоминают ему о необходимости возобновить свою деятельность, не требуя вмешательства со стороны руководства или постоянного мониторинга.

№ 4: Готовность к чрезвычайным ситуациям

Службы безопасности должны быть готовы к неожиданным угрозам. Интеллектуальные инструменты совместной работы обеспечивают постоянную возможность немедленного реагирования на чрезвычайные ситуации и угрозы, а службы безопасности используют автоматизацию процессов и интеллектуальное сотрудничество для реагирования на инциденты.

В чрезвычайных ситуациях охранники получают дополнительную поддержку и безопасность многофункциональных рабочих процессов, таких как автоматические проверки безопасности, протоколы работы с одиночными работниками, мониторинг потери трудоспособности и оповещения о нарушении местоположения. Такие слова, как «пожар», «потеря человека» или «помощь» запускают рабочие процессы, которые задействуют резервное копирование, предупреждают менеджеров или даже передают серьезные события в полицию или пожарные департаменты.

Например, житель здания ранен по сценарию «стрельба». Охранники немедленно запускают рабочие процессы и протоколы, произнося определенные слова, например, «активный стрелок». Боты без вмешательства человека перенаправляют охранников в непосредственной близости, чтобы оказать помощь, а также для оповещения о чрезвычайных ситуациях, используя оставшиеся ресурсы в соответствии с протоколами здания или объекта. Дополнительные рабочие процессы информируют менеджеров и оповещают полицию быстрее и эффективнее.

Другой пример, одиночный работник слишком долго задерживается в одной области, не отвечая на голосовые подсказки бота. Рабочие процессы перебрасывают следующего ближайшего охранника для расследования и уведомления руководства о возможной чрезвычайной ситуации.

№ 5: Сокращение времени обучения на новых или контрактных работников

В отрасли физической безопасности часто наблюдается высокая текучесть кадров. У каждого объекта есть свои уникальные и специфические протоколы, которые должен изучить каждый новый сотрудник службы безопасности. Интеллектуальные инструменты для совместной работы немедленно подключают сотрудников и подрядчиков к информации, малым и средним предприятиям и системам, которые мгновенно повышают их способность работать с максимальной эффективностью в первый же день.

Автоматизация процессов гарантирует, что новый персонал службы безопасности никогда не пропустит шаг протокола или поставленную задачу. В конечном итоге это увеличивает эффективность каждого сотрудника и снижает затраты на обучение для организаций.

№ 6: Безопасность и шифрование данных

Радиосистемы и приложения для обмена сообщениями по умолчанию не обеспечивают безопасность или целостность сообщений. Программное обеспечение для интеллектуальной совместной работы с сквозным шифрованием (E2EE) обеспечивает непревзойденную конфиденциальность и безопасность. E2EE устраняет бреши в системе безопасности и обеспечивает безопасность информации организации - даже от поставщика платформы.

Система записи операций физической безопасности

Интеллектуальные платформы для совместной работы создают систему записи операций безопасности, которая объединяет операции и предоставляет всю информацию, необходимую работникам для выполнения своих обязанностей на рабочем месте. Службы безопасности, которые модернизируют и используют преимущества совместной работы, могут по-настоящему внедрять инновации и быть уверены в обеспечении лучших в своем классе операций по обеспечению безопасности.

Постоянные инновации необходимы для повышения производительности и безопасности людей и активов. Благодаря цифровой трансформации FM-службы создают эффективные, продуктивные и безопасные группы физической безопасности.