Как повысить эффективность работы сотрудников-миллениалов?
Большинство востребованных специалистов сегодня — миллениалы, базовая ценность которых — свобода в действиях, решениях и планировании рабочего дня. Поколение Y подталкивает компании пересматривать стандарты трудового дня, а руководителей — менять роль контролера на роль наставника. Сегодня топ-менеджер обязан отвечать не только за результат работы отдела, но и за личную эффективность каждого.
Как грамотно распределять ежедневные задачи? Как эффективно работать удаленно или в рамках сокращенного рабочего дня? Надежда Макова, директор Московской школы коммуникаций MACS попросила преподавателей факультета Employer Brand DevelopmentMACS Татьяну Ананьеву (Апостроф-медиа), Екатерину Грачеву («Альфа-банк»), Ираклия Маргания (Makelove Agency) и Дениса Каминского (FutureToday) поделиться опытом и личными принципами эффективности.
Существует множество книг, курсов и правил личной эффективности, с которыми осознанные и проактивные персоны точно знакомы. Применять их или нет — личное дело каждого, но если вы руководитель и отвечаете за общий командный результат, то в ваших интересах сформировать у сотрудников такие принципы, которые увеличат продуктивность их работы и положительный эффект на бизнес.
В условиях, когда грани между рабочим и личным стираются, когда, имея выбор между офисной работой и удаленной, человек предпочитает второе, дорожной картой на пути к целям для него является свод ежедневных правил. И вот основные из них.
Правило №1. Режим — это святое
Стейтмент, набивший оскомину, не зря звучит из-за каждого угла. Качество нашей жизни как личной, так и профессиональной напрямую зависит от уровня энергии, которой мы обладаем. И чтобы действительно зарядить «батарейку», сокрытую внутри нас, делать это надо правильно. 8-часовой сон, отбой до 00:00 (а лучше и вовсе до 23:00), ранний подъем и утренний ритуал, заряжающий мотивацией и позитивом на день.
Чтобы быть эффективной и удерживаться в тайминге, я рано встаю — около 6:00 и стараюсь рано ложиться — до 23:00. С 22:00 до 24 — самый продуктивный сон, когда запускаются все восстановительные процессы в организме. Каждое утро в 6:30 в течение 30 минут я медитирую. Эффект поразительный! Есть исследования, которые подтверждают, что благодаря регулярным медитациям у нас создаются новые нейронные связи, общий эмоциональный фон становится более стабильным, что является действенной профилактикой выгорания. Эта привычка помогает мне создать правильный настрой и эффективно строить планы на день.
Екатерина Грачева, руководитель отдела развития бренда в «Альфа-банке», внутренний коуч компании
Сон, режим, спорт, разнообразный отдых — вот все, что происходит в том самом идеальном мире у высокоэффективных людей, в то время как у большинства — куча домашних дел, пьяных встреч с друзьями до утра и нескончаемые рабочие задачи. Но каждый выбирает сам, как проводить свои выходные и будни. И лично мне соблюдение режима дня помогает лучше концентрироваться на задачах и намного больше успевать.
Ираклий Маргания, коммерческий директор employer-брендингового агентства makelove
Если вы чувствуете, что сил у вас нет не только на покорение мира, но и на то, чтобы просто пережить сегодняшний день, то соблюдение и введение в свою жизнь режима добавит энергии и интереса ко всему, что происходит вокруг вас. Ведь вы же не хотите, чтобы жизнь проносилась мимо вас, словно титры в кино?!
Правило №2. Важные задания делай в ресурсное время
Каждый человек должен знать, сколько оно длится и в какое время суток его мозг работает наиболее активно. Безусловно, универсальной формулы нет, и все «настройки» индивидуальны. Всем известно деление людей на сов и жаворонков. Есть и другие типологии, например, Хэл Элдрот делит людей аж на четыре типа, но важно понять одно — все мы уникальны и самое продуктивное время для сложной умственной и физической работы у нас разное.
Для меня наиболее продуктивные рабочие часы — утренние, поэтому стараюсь не откладывать решение сложных задач на обед или вечер, иначе на их выполнение понадобится больше времени. Поэтому мне важно понять в самом начале дня, какие задачи самые «горящие», и начать их выполнять. Дальше нужно выделить время от 30 минут до часу на разбор почты. Не забыть пообедать. И продолжить по намеченному плану.
Ираклий Маргания
Грамотный руководитель должен знать особенности не только своего хронотипа, но и своих сотрудников, чтобы давать им возможность работать в наиболее подходящее для их типа время.
Разумный руководитель понимает, что есть люди-«жаворонки», есть «совы», и продуктивны они будут только в определенный период времени. Важно использовать эти периоды максимально эффективно. Программисты часто любят работать ночью, писатели — поздним вечером. И это нормально. Но, безусловно, многое зависит от профессии: если человек общается клиентом, а это происходит в дневное время, то на уступки пойти в данном случае сложно. Но в остальном, если вы сможете подстроить рабочий график под потребности и особенности людей, то продуктивность их будет гораздо больше.
Татьяна Ананьева
Знать свое ресурсное время, чтобы использовать его для решения наиболее сложных и важных задач, — большое преимущество. Строгий 8-часовой рабочий день — пережиток индустриальной экономики. Сегодня такой подход оправдан только в том случае, если результат человека напрямую зависит от количества его рабочих часов.
Например, если человек работает на заводе, то от количества времени, проведенного у конвейерной ленты, зависит то, сколько единиц продукции он выпустит за день. Или возьмем сотрудницу банка. Время ее работы прямо пропорционально количеству клиентов, которых за день она успеет принять. Но сегодня возрастает число работ, требующих от сотрудника генерации идей и креативных решений. Рост количества таких специалистов влияет на тенденцию нестандартного рабочего дня и стимулирует компании пересматривать корпоративные трудовые инструкции.
В нашей компании все сотрудники на гибком графике, многие на удаленной работе, и мы ни от кого не требуем присутствия в офисе. Искренне считаю, что это наиболее удобный и эффективный способ организации работы.
Денис Каминский, FutureToday
Работы, связанные с генерацией идей, формируют новый тип специалистов. В этом случае, сколько бы «попочасов» вы не провели в офисе, это не гарантирует, что вы дадите нужный результат. Поэтому и возникло выражение «нужно работать не много, а головой». Но, что интересно: если вы выбрали дело по душе и любите свою работу, то фактически работаете не 6-8 часов, а все 12.
Татьяна Ананьева
Правило №3. Разделяй задачи и не пытайся объять необъятное
Чтобы достичь наибольшей продуктивности от своей деятельности, необходимо группировать ежедневные задачи. Татьяна Ананьева, директор по развитию «Апостроф-медиа», рекомендует разделять задачи на четыре типа.
Первый тип задач — креативные, связанные с генерацией идей и решений, лучше всего делать в период наибольшей продуктивности, в те самые ресурсные часы, о которых писали выше. Решение таки�� задач может быть связано с периодическим переключением с одной деятельности на другую, и это вовсе не будет свидетельствовать о потере концентрации у сотрудника.
В свое время в индустрии была бизнес-присказка о том, что в одной компании больше всего платили человеку, который все время сидел на стуле в расслабленном состоянии. Когда у руководства спросили, почему вы платите больше всего сотруднику, который большую часть времени отдыхает, то оно ответило, что именно в этом состоянии сотрудник рождает самые гениальные идеи. Поделюсь также личным опытом. Одна из моих идей, которая получила премию HR-бренд, возникла у меня в момент, когда я стояла в пробке в дождь по дороге на дачу. И это, скорее, правило, чем исключение.
Татьяна Ананьева
Второй тип — задачи, решение которых дается легко и зачастую приносят удовольствие. Это могут быть встречи по работе, переговоры, для кого-то даже командировки. В момент решения таких задач вы находитесь в состоянии потока, что позволяет решать их эффективно и не заботиться о времени. Именно поэтому нас не сильно волнует, что встречи часто выходят за границы рабочего дня и заканчиваются под занавес светового.
Третий тип — работа за компьютером. Этому блоку многие из нас посвящают львиную долю времени, ведь сегодня, в эпоху глобальной компьютеризации и цифровой трансформации, большинство таких задач — ключевые. Задачи внутри этого типа для удобства разделим еще на две группы: сложные, требующие времени и концентрации, и рутинные. Сложные задачи рекомендуется делать после того, как часть рутинных дел миновала, чтобы иметь время на концентрацию, обдумывание, генерацию решения и реализацию. Рутинные дела мы часто откладываем на потом, пока их не станет так много, что они начнут занимать несколько часов нашего времени и большую часть внимания. Чтобы этого избежать, рекомендуем использовать одну технику.
Заведите будильник на 20 минут и начните качественно и добросовестно выполнять рутинную задачу до звонка. Так, вы не впадете в прокрастинацию и приступите к задаче. Практика показывает, что во время работы в нас просыпается энтузиазм, который позволяет доводить начатое до конца, даже если прозвенел звонок. Такая техника позволит вам обмануть мозг и быть довольным итогом своей работы.
Выходит, если человек по хронотипу «жаворонок» и его работа — офисная, то с утра он должен выполнить рутинные дела, потом поймать ресурсное время для решения креативных или сложных компьютерных задач, а вечером назначить ужин с партнером, чтобы завершить дела и финализировать итоги дня. Если вы человек творческой профессии, и тайминг у вас по этой причине сдвинут, то помните главное: ресурсное время — для креатива, остальное — рутинные дела.
Правило №4. «Вижу цель, иду к ней» — помни о приоритетах
Фокус на главном — вот главный секрет личной эффективности. Но как понять, что есть главное? Татьяна Ананьева рекомендует использовать методику колеса баланса, которая содержит обычно от 5 до 12 осей и показывает, какие сферы вашей жизни требуют апгрейда и к каким целям важно незамедлительно перейти.
Чтобы увидеть свои приоритеты и определить важные для себя направления движения, я рекомендую использовать «колесо баланса». В моей книге «Рестарт» я описала колесо, у которого 12 осей. Именно столько приоритетных направлений в моей жизни. В течение года я уделяю внимание каждой. Когда вы понимаете, какие изменения вы бы хотели видеть в каждой сфере своей жизни, тогда можете наметить план и привнести изменения в свою реальность. Так, например, каждый месяц у вас может быть главным какой-то один приоритет, которому вы уделяете больше внимания. Но что важно, каждый год всегда есть три ключевые цели, которые измеряют успех вашего года и по которому вы будете оценивать себя. На них должен быть направлен ваш основной фокус внимания.
Татьяна Ананьева
Если каждый день держать во внимании свои глобальные цели, то приоритетность действий и их порядок всегда будут стратегически верными, а уровень мотивации не только не упадет, но и будет расти. Так что возьмите листок бумаги, начертите круг и разделите его на столько осей, сколько в вашей жизни являются приоритетными. Вот главные из них: семья, отношения (в том числе с друзьями), работа, финансы, здоровье, творческая самореализация, красота и профессиональное развитие. У вас может быть свой вариант. Разметив каждую ось на 10 шкал, отметьте уровень своей удовлетворенности по каждой из них. Считается, что все сферы, получившие меньше пяти баллов, нуждаются в серьезной доработке.
Также важно уметь грамотно составлять списки дел: на день, на месяц или даже на год. И неважно, о какой сфере жизни идет речь.
Для меня важно держать фокус на change – задачах, которые создают качественные изменения в моей жизни, и задачах – run, рутине, которая никогда не заканчиваются. Чтобы грамотно выбрать 2-3 приоритетные change – задачи на день, мне важно быть в состоянии осознанности, планировать не в суете.
Екатерина Грачева, «Альфа-банк»
Кстати, о правиле трех дел: выделяйте в день не более трех важных и приоритетных задач. Именно их выполнение, как показывает практика, является показателем эффективности не только дня, но и целого года.
Список задач важно вести, чтобы не крутить их все время в голове и не тратить свой ресурс на вспоминание важного и приоритетного. Что важно знать о списках? Помнить про одно правило: делать не более трех значимых задач в день. Вот выполните качественно эти задачи в ресурсное время, и тогда этот день будет для вас наиболее продуктивным. Если задача большая, то ее соответственно надо разбивать на мелкие подзадачи.
Татьяна Ананьева
Таким образом, выделив для себя наиболее важные профессиональные (или личные) цели, разбив их на шаги и ставя в ежедневный приоритет всего три задачи, вы сможете качественно улучшить продуктивность от своей деятельности, стать более эффективным в рамках года и быть удовлетворенным в тех сферах жизни, которые являются для вас ключевыми. Используйте эти простые советы в своей практике и приобщайте к ней сотрудников, ведь «мотор» по-настоящему успешного бизнеса — это коллектив высокоэффективных людей.