Запаситесь деньгами, приготовьтесь к тайфуну и забудьте о слове «нет»: как провести мероприятие в Китае

Если вы хотите организовать ивент в Китае, будьте готовы столкнуться с местным менталитетом, традициями и погодными условиями.

Татьяна Белякова, проект-менеджер event-направления Grata Adv, рассказывает о собственном опыте проведения мероприятия в Поднебесной.

В августе наше агентство проводило роуд-шоу Министерства инвестиций и инноваций Правительства Московской области в пяти городах Китая: Гуанчжоу, Шэньчжэне, Нанкине, Сучжоу, Шанхае. Делегация Подмосковья во главе с заместителем министра инвестиций и инноваций презентовала китайскому бизнесу инвестпотенциал Московской области.

В общей сложности мероприятие посетило около 250 представителей бизнес-сообщества Китая. Несмотря на тайфун, накрывший провинции, где проходило роуд-шоу, мы сделали все возможное, чтобы встречи прошли в штатном режиме.

Оглядываясь назад, я хочу поделиться опытом, как организовать серию мероприятий в Китае.

Выбираем место

Нам нужно было выбрать шесть площадок в разных городах Китая. Каждая из них должна была быть идеальна со всех точек зрения:

• удобно добираться,
• отличные залы,
• аудио- и видеооборудование,
• наличие собственного кейтеринга.

Организовывать мероприятия проще, когда у тебя один подрядчик. Намного хуже, если кофе-брейк заказывается отдельно, а оборудование – отдельно. Именно поэтому мы сразу стали рассматривать сетевые отели и локальные деловые пространства при ассоциациях по содействию развития международной торговле. Конечно, предпочтение отдавалось площадкам в центре города.

Продвигаем мероприятие

Подобрать площадку и организовать питание – маленькая часть работы. Самое главное – собрать людей на презентации, в нашем случае это были представители бизнеса: китайские компании, инвесторы и инвестиционные фонды, заинтересованные в локализации своего производства на территории Московской области.

Тут стоит уделить внимание менталитету китайцев: личные связи здесь играют очень важную роль, поэтому просто взять и собрать нужную нам аудиторию было сложно. Выход нашелся быстро – мы обратились за помощью к проверенным локальным компаниям по сбору участников.

Здесь было важно четко обозначить ТЗ: сотрудничество с какими компаниями и в каких отраслях нас интересует. Кроме того, мы вели диалог напрямую и писали письма тем китайским компаниям, в сотрудничестве с которыми был заинтересован наш заказчик, а еще обратились за помощью в представительство Торгово-промышленной палаты РФ в Китае.

Все эти действия позволили нам собрать 250 потенциальных инвесторов, с некоторыми из них сейчас ведутся переговоры. Чтобы добиться большей лояльности наших гостей, мы организовывали деловые обеды и ужины на каждом мероприятии.

Совместное посещение ресторана в Китае – важнейшая часть деловой этики и культуры «дружески-деловых» отношений, а мы просто использовали эту национальную особенность.

Решаем задачи общения

Большие города, такие как Шанхай, Пекин, Шэньчжэнь и Гуанчжоу, достаточно космополитичны, но даже там английский язык не всегда распространен за пределами отелей. Покупка билета на поезд может стать большой проблемой: даже если у вас безупречный английский, вас просто не поймут.

Нашу делегацию все время сопровождал переводчик, который, помимо переговоров, помогал нам с переводом в бытовых вещах. На этом мы сэкономили свои нервы и время. Но если у вас бюджет ограничен, можно скачать специальное приложение, которое более-менее внятно переводит русскую речь на китайский.

Интернет в Китае ограничен: некоторые сайты и мессенджеры заблокированы. Нужно скачать VPN и с его помощью пользоваться привычными вам приложениями и сайтами. В большинстве отелей в Китае есть доступ в интернет, но не у всех есть Wi-Fi, поэтому рекомендую брать с собой Wi-Fi-адаптер и купить местную сим-карту. Мобильный интернет в Китае отличный!

Учитываем особенности менталитета

Культ еды в Китае силен, и поделать с этим вы ничего не сможете – на обед они ходят с 12.00 до 13.30. Это время священно! Если вы думаете, что на время участия в мероприятии китайцы откажутся от своих традиций, то это большое заблуждение – если в 12.00 ваш ивент будет в разгаре, то все китайские гости дружно встанут и уйдут на обед. Как спасти положение?

Выход прост: нужно организовать перерыв на еду прямо на площадке. Даже если вы планируете мероприятие утром или после обеда, все равно закажите кейтеринг. Какая бы по длительности конференция ни планировалась, питание очень важно! Welcome-coffee – must have любой конференции.

Также за время работы с жителями Поднебесной мы поняли: их национальная черта – не отказывать напрямую.

Китайский подрядчик не скажет вам «нет», он будет ссылаться на занятость, переносить сроки, предлагать что-либо взамен. Поэтому обращайтесь сразу к нескольким компаниям, внимательно слушайте и, если чувствуете сомнение, исключайте эту организацию из списка возможных партнеров. Всегда имейте в запасе новых подрядчиков, даже если кажется, что вы обо всем договорились.

И не забудьте о разнице во времени!

Преодолеваем тайфун и прочие форс-мажоры

В течение недели мы работали на роуд-шоу и планировали в выходные вернуться в Москву из Шанхая, но Китай накрыл тайфун «Лекима», который, по данным китайских метеорологов, стал самым мощным с 2014 года. Он принес штормы и обильные дожди, скорость ветра превышала 50 м/с. Авиасообщение и движение рельсового транспорта в Шанхае и Пекине было прервано.

Но выход есть всегда! Мы решили добраться до соседних провинций и оттуда вылететь в Москву. Здесь нам очень пригодилась «финансовая подушка» для поездки.

Вместо заключения

Чек-лист важных моментов, которые важно помнить при планировании мероприятий в Китае.

1. Наймите переводчика или установите специальное приложение в телефон.
2. В Китае купите местную сим-карту и скачайте VPN, чтобы пользоваться привычными мессенджерами.
3. Учитывайте особенности национального менталитета: с 12.00 до 13.30 местного времени не планируйте никаких активностей или организовывайте перерыв на еду на площадке.
4. Китайцы любят обсуждать вопросы бизнеса во время трапез, поэтому приглашайте их на совместные обеды или ужины.
5. Всегда и везде просите поддержки у всех, кто может помочь, будь то представительство Торгово-промышленной палаты РФ в Китае или любая другая организация.
6. Имейте запас денег, потому что форс-мажоры случаются – «финансовая подушка» выручит в любой, даже самой сложной, ситуации.

Источник