Удаленное проектирование: как организовать работу более 300 сотрудников от Якутска до Минска

Новое время диктует новые тренды. И удаленка — один из них. Для журналистов, дизайнеров или программистов выполнять задачи из дома — обычное дело, но для архитекторов такой формат пока в новинку. Прошлой осенью ПИК запустил проект BIMTeam, в команде которого 1 100 проектировщиков, из них 330 работают удаленно. Это сотрудники из 40 городов России и СНГ, включая Москву, Санкт-Петербург, Екатеринбург, Новосибирск, Томск, Челябинск, Якутск и Минск.

Всеволод Нечитайленко, руководитель проекта BIMTeam в «ПИК-Проект», рассказал, как в компании организовали такую работу.

BIM и удаленное проектирование — что это такое и зачем оно нужно?

Раньше все, от канализации до вентиляции, чертили на бумаге, а затем присылали эти чертежи руководителю проекта — ГИПу — на проверку. Если в бумажные чертежи вносились изменения и это не учитывали, то в стройке возникали проблемы.

Примерно 10 лет назад появился BIM — современная идеология, которая позволяет эффективно проектировать здания в 3D. Эффективно — значит быстро и с минимальным количеством ошибок.

Каждая BIM-модель собирается из определенного набора кубиков. «Кубиком» может быть и просто дверь, и дверь с ручкой, замком, болтиками. У каждой компании существует свой набор кубиков, который она наращивает. В ПИК есть разработанный продукт Family Manager и группа BIM-координаторов, которые занимаются только этой задачей.

Работать с подрядчиками вне BIM-инфраструктуры компании — сложно и дорого: нужны специальные системы обучения и контроля, индивидуальный подбор IT-решений. Проект BIMTeam позволяет талантливым проектировщикам из регионов работать из дома, используя инфраструктуру и решения ПИК.

Удаленные сотрудники не тратят время на московские пробки, при этом получают рыночную «белую» зарплату и занимаются интересными проектами. Компании же не нужно массово релоцировать и обучать новых сотрудников из регионов.

Как и где найти людей на удаленку?

Как это ни банально, вывесить вакансию в интернете. Каждый месяц мы растем примерно в два раза, и именно карьерные сайты обеспечивают стабильный приток новых резюме. Мы ищем людей с профильным образованием и опытом работы в BIM не менее двух лет.
В регионах достаточно тяжело хантить проектировщиков, поэтому мы привлекаем для этих целей партнеров — проектные компании из Минска, Новосибирска, Екатеринбурга, Барнаула. Партнеры выделяют сотрудников под решение наших задач, они сами подбирают персонал, занимаются его адаптацией и подготовкой к работе с архитектурой ПИК. Маржинальность такого бизнеса для партнеров меньше, чем от заказов, найденных самостоятельно, но мы даем стабильность — благодаря большим объемам стройки у нас всегда есть проекты, а расчеты производятся дважды в месяц. Это win-win-схема.

Работать с профильными вузами — проводить презентации, рассказывать о новостях отрасли, вести специализированные курсы. И помнить, что вузы — это игра «в долгую».
Посмотреть вокруг — мы много общались с сотрудниками и некоторые из них говорили, что хотели бы перейти в формат дистанционной работы. В таких случаях мы шли навстречу — важно удерживать талантливых ребят в своей команде.

Как обучать?

Для нас нет разницы, кого обучать, — офисного сотрудника или удаленного. Оптимальный формат — это двухнедельная стажировка в офисе, а затем распределение в команды. Команда создается под руководителя-ментора, который учитывает особенности и опыт каждого сотрудника.

У нас нет цели «быстро показать, как это работает, и отправить в свободное плавание по просторам BIM». Мы разбираем технологию проектирования до узких задач, примерно так, как это делает IKEA в инструкции по сборке шкафа.

Да, это занимает много времени, но лучше пошагово объяснить процесс один раз, чем постоянно возвращаться и корректировать недочеты.

Многие не готовы к индустриальному проектированию на высоких скоростях, как у нас. Для быстрой адаптации мы вводим геймификацию и систему рейтингования — объясняем, с какими задачами сотрудник справляется лучше, с какими — хуже.

Как организовать рабочий процесс

Технологии

У BIM есть одно важное ограничение — все должны работать в системе одновременно. Значит, нужны мощные сервера. Можно использовать свои сервера или арендовать их у партнеров, если проекты появляются скачкообразно. Мы используем технологию VDI с поддержкой 3D — на серверах создаются виртуальные рабочие места, к которым сотрудники могут подключаться, откуда угодно.

Каждое рабочее место стандартизировано, офисный сотрудник видит все те же ярлычки, что и удаленный. Вы будто подключаетесь к своему компьютеру в офисе, хотя никакого компьютера в офисе нет — он виртуальный.
Мы предоставляем все лицензионные ПО и базы знаний. От удаленного сотрудника нужен обычный домашний компьютер, который «переваривает» YouTube на максимальном качестве.

Коммуникация

ПИК работает, используя офисный пакет от Google, поэтому мы проводим совещания онлайн через Google Meet, а файлы храним в облаке. Мессенджеры и телефонные звонки тоже никто не отменял.
Все мы знаем, как быстро у людей меняются приоритеты: сегодня им интересно самостоятельно из дома, а завтра дома становится скучно и хочется социализироваться. Сейчас у BIMTeam есть офисы в Краснодаре и Новороссийске, скоро мы откроем подразделения в Ростове-на-Дону, Санкт-Петербурге, Екатеринбурге и Новосибирске. Мы будем создавать региональные коворкинги, куда сотрудники могли бы приезжать, например, дважды в неделю, чтобы общаться и чувствовать себя частью одной команды.

Как отслеживать работу удаленных проектировщиков

Мы анализируем видеозаписи виртуального стола, ведем учет рабочего времени, чтобы выявить сильные стороны сотрудников и их зоны роста. Например, мы можем «подглядеть», сколько времени сотрудник тратит на закрепленный за ним проект.

Если выполнение какой-то задачи заняло больше времени, чем у других сотрудников, анализируем — пытался ли сотрудник исправить ошибку или он пока не может работать на высоких скоростях? В зависимости от ответа мы или подсказываем, как решить проблему, или проводим дополнительное обучение.

Следующий шаг — создание личных карточек, через которые можно отслеживать, как события из жизни сотрудника влияют на его продуктивность. Если производительность «плавает», а в личной карте отмечено, что у проектировщика какие-то личные проблемы, то мы относимся к ситуации с пониманием и даем сотруднику время «прийти в себя». Или, наоборот, мы видим невероятный скачок продуктивности, значит, сотрудник научился делать что-то по-новому, и его опыт нужно транслировать другим. Либо он нарастил компетенции, и его нужно поощрить — повысить зарплату или должность.

Подводные камни: к чему компаниям нужно быть готовыми?

Высокая финансовая точка входа. Изначально нужно приобретать оборудование на 80-120 мест, а одно виртуальное место равно стоимости хорошего рабочего компьютера для проектировщика. Для мелкого бизнеса такие затраты на покупку оборудования и поддержание технологии велики, но он может арендовать мощности у крупных партнеров. Это особенно актуально для небольших региональных компаний, когда на горизонте появляется масштабный проект, а быстро найти нужные ресурсы — сложно. Используя возможности удаленного проектирования, реализовать перспективный проект становится в разы проще.
Вложения в линейный менеджмент. Какие-то руководители могут работать с удаленными сотрудниками, а какие-то — нет. Мы формируем команды исходя из этого знания.
Разница в часовых поясах, требующая переосмысления подхода к работе и ИТ-процессов. В BIM важна скоординированная работа, поэтому старайтесь распределять задачи по территориальному признаку. Это позволит сделать проектирование непрерывным.
Разница менталитетов. Коллеги из столичного офиса могут предвзято относиться к компетенциям региональных специалистов, а у сотрудников из регионов может отсутствовать практический опыт работы на больших проектах. Обязательно контролируйте взаимоотношения в команде на уровне кураторов.
У нас есть негласное правило — удаленные сотрудники обладают такими же правами и возможностями, как офисные специалисты. Все они участвуют в жизни компании, получают зарплату «в рынке» и отдыхают в отпусках. Формируйте лояльность удаленных проектировщиков превентивно, а не по запросу.

Источник