«Киньте деньги на Сбер» — как оплачивать работу фрилансеров
Оформление удаленного сотрудника в штат подходит далеко не всем работодателям. Однако использование незаконных схем может грозить санкциями как компаниям, так и самим фрилансерам.
Rusbase рассказывает, как платить фрилансерам, чтобы все операции были законными, какие существуют способы расчета с внештатными сотрудниками, а также об инструментах для тех, кто работает с исполнителями из других стран.
Как делать выплаты фрилансерам законно и какие при этом нужно платить налоги
Можно выделить следующие возможные способы сотрудничества с фрилансерами:
Сотрудничество с внештатным сотрудником, зарегистрированным как ИП или ООО
Для многих компаний удобным способом является проведение платежа безналичным расчетом на основании счета другого юрлица, например, от индивидуального предпринимателя. Однако немногие фрилансеры зарегистрированы как ИП. Кроме того, следует помнить, что налоговая нагрузка в этом случае перекладывается на сотрудника, поэтому такой способ больше подходит для фрилансеров, имеющих сравнительно высокий и стабильный доход.
Заключение договора подряда
Если фрилансер не зарегистрирован как индивидуальный предприниматель, организация по закону должна заключить с ним договор подряда (договор гражданско-правового характера, или ГПХ). В этом случае компания выступает налоговым агентом и ответственна за уплату налогов, в том числе 13% НДФЛ и страховых взносов в Пенсионный фонд. Но к такому формату готовы не все работодатели, поскольку у компании в таком случае появится дополнительное бремя в виде оплаты страховых взносов и лишней отчетности.
Другие способы
Часть работодателей советует при сотрудничестве с удаленными сотрудниками выбирать оформление в штат, но с оплатой только за отработанные часы. Работники могут самостоятельно вести учет затраченного времени и записывать все свои рабочие операции с помощью специальных сервисов, таких как Due, TopTracker или CrocoTime. Таким образом, работодатель сможет увидеть реальные трудозатраты по всем проектам компании, а фрилансеры не будут забывать вести учет времени, поскольку отчетность в их интересах.
Некоторые компании рассчитываются с исполнителями, используя зарубежное юрлицо компании — организации могут через него проводить расчет с физлицами. Иностранная организация при этом не выступает налоговым агентом. Ответственность за уплату налогов в этом случае смещается на исполнителя. У такого способа относительно высокий входной барьер: организация должна завести юридическое лицо и банковский счет за рубежом и затем обслуживать их и платить за рубежом налоги в валюте.
Что будет, если сотрудничать нелегально
По словам управляющего партнера «Зарцын, Янковский и партнеры» Людмилы Харитоновой, фрилансеры, выполняющие небольшие заказы и сотрудничающие со своими заказчиками нелегально, на сегодняшний день нечасто становятся объектами для наблюдения налоговых служб. Пока что российское законодательство регулирует это сферу не столь жестко.
Однако юрист отмечает, что в последнее время контроль за счетами физических лиц и поступлениями на них со стороны налоговых органов усилился. Согласно законодательству, банк-эмитент, обслуживающий карточку или счет физлица, обязан сообщать в налоговые органы об операциях, представляющих собой снятие со счета более 600 тыс. рублей единоразово или более 3 млн рублей в течение года. Подозрения могут вызвать также регулярные снятия наличных крупными суммами.
Так, по словам Людмилы Харитоновой, известны случаи, когда российские банки выясняли источник поступлений на счет, и, если ответ от владельца счета их не удовлетворял, блокировали банковскую карту. Также существуют примеры, когда сотрудники банков запрашивали информацию от своих клиентов о заполнении декларации НДФЛ, чтобы установить, был ли уплачен налог с доходов. Кроме того, ИФНС может заинтересоваться доходами фрилансеров в случае, если инспекция начнет проверять саму компанию и найдет в ее расходах существенные суммы за услуги какого-либо работника.
Налогообложение самозанятых граждан
Способы перевода денег внештатным сотрудникам
Платежные системы, сервисы массовых платежей и системы денежных переводов
Руководитель юридического департамента ООО «Современные Юридические Решения» Владимир Лисюткин рассказывает, что на сегодняшний день российское законодательство не содержит прямого запрета на перевод денежных средств через платежные системы. При этом некоторые из этих сервисов могут выдавать по запросу клиентам закрывающие документы, необходимые для бухгалтерского и налогового учета. Определенные сервисы могут также работать с сотрудниками, устроенными в штат. Так, «Яндекс.Деньги» предлагают своим клиентам получение заработной платы на карту «Яндекс.Денег».
Управляющий партнер «Зарцын, Янковский и партнеры» Людмила Харитонова отмечает, что работодатель, составляющий договор гражданско-правового характера с фрилансером, может прописать в документе способ расчета и выбрать любой из доступных инструментов, будь то платежная система вроде QIWI или «Яндекс.Деньги», система денежных переводов вроде Western Union или MoneyGram или сервис массовых платежей наподобие Payoneer, PayPal или Skrill.
Однако, работая с этими сервисами, компании не всегда смогут проводить деньги со счета юридического лица. Но это не значит, что такие инструменты незаконны, говорит Людмила Харитонова. Так, для расчета с фрилансером через систему Western Union компания может выдавать денежные средства исполнителю в подотчет — и тогда лицо, проводившее платеж, должно будет отчитаться за использование денег, предоставив таким образом всю необходимую документацию.
Автоматизация выплат
Автоматизацией выплат фрилансерам и внештатным сотрудникам уже сегодня занимаются некоторые российские сервисы. Эти компании берут на себя совершение денежных переводов, а также бухгалтерское и налоговое сопровождение операций.
Solar Staff
Solar Staff занимается автоматизацией выплат при расчетах с физлицами, выступая генподрядчиком между работодателем и фрилансером. Используя сервис, заказчик заключает единственный договор с Solar Staff вместо отдельных договоров с каждым исполнителем. В начале месяца компания присылает клиентам полный комплект закрывающих документов по всем работам и проведенным выплатам.
Сервис работает с системами Mastercard и Visa, электронными кошельками QIWI и WMR и подтверждает легальность схемы письмом Минфина. В компании отмечают, что сервис предназначен для организаций, у которых уже есть сформированная команда фрилансеров и которые хотят управлять этой командой централизованно.
Platron
Проводить выплаты фрилансерам помогает также сервис Platron, который работает по тому же принципу, что и Solar Staff. Platron позволяет быстро переводить деньги на банковские карты и счета или электронные кошельки. Сервис берет на себя полное документальное оформление выплат и налоговое сопровождение всех операций с исполнителями.
Smartcat
Автоматизацией выплат фрилансерам занимается и сервис Smartcat. Проект, по словам его разработчиков, позволяет в 10 раз сократить бумажную работу, связанную с выплатами фрилансерам, вдвое уменьшить эти издержки и автоматизировать расчет стоимости проектов. Такая схема работы полностью легальна.
Как российским компаниям платить фрилансерам, если они находятся за рубежом
Читайте по теме: PayPal назвал главные проблемы российских фрилансеров
Принцип работы с фрилансерами, проживающими за рубежом, практически не отличается от правил работы с российскими исполнителями. Бухгалтер ООО «Современные Юридические Решения» Антонина Боровикова отмечает, что в этом случае работодатель также может заключить договор с работником. Это может быть договор оказания услуг, авторский договор и другие.
Поскольку фрилансер в таких случаях будет выполнять свою работу не на территории РФ, компания не должна получать разрешений на привлечение иностранных работников и использование их труда.
Иностранных граждан, постоянно проживающих в другой стране (которые не находились на территории России 183 календарных дня или более в течение 12 следующих подряд месяцев), по умолчанию можно считать нерезидентами РФ. Это значит, говорит Антонина Боровикова, что налог на доходы физических лиц с таких работников удерживать не нужно.
При этом все налоги с полученных доходов по подписанному договору фрилансер-нерезидент РФ должен платить самостоятельно в соответствии с законодательством той страны, где он проживает.
Для перечисления денежных средств сотруднику из другой страны компания должна предоставить в банк копии подписанного с ним договора о сотрудничестве и акта выполненных работ или оказанных услуг.
Если говорить о способах расчета с фрилансерами, проживающими за рубежом, то здесь может быть несколько вариантов. Во-первых, как уже отмечалось выше, стороны могут выбрать определенные способы расчета и прописать их в своем договоре. Тогда для перевода денег подойдет практически любой международный платежный сервис, который обслуживает клиентов в России и стране пребывания фрилансера.
Если расчеты с исполнителями работодатель хочет проводить со счета юридического лица, то компания должна либо открыть собственное представительство в юрисдикции, в которой работает фрилансер, чтобы иметь возможность переводить в эту страну деньги (в случае если подрядчиком выступает физическое лицо), либо рассчитываться с исполнителем, отправляя банковские переводы на счет иностранного предприятия, например, используя систему SWIFT (если подрядчиком компании выступает юридическое лицо).
А вы задавались вопросом, как платить фрилансерам, работающим за рубежом?
Сервисы для перевода за рубеж
Оплачивать работу фрилансеров из других стран можно с помощью международных сервисов платежей. Вот несколько популярных инструментов.
PayPal
Крупнейшая платежная система, работающая на рынке с 1998 года. PayPal представлена в 202 странах, имеет более 200 млн зарегистрированных пользователей и работает с 25 национальными валютами. За международный перевод сервис забирает дополнительную комиссию от 0,4% до 1,5% в зависимости от страны назначения. Система поддерживает выплаты по партнерским программам, возвраты бонусов клиентам, льготные выплаты штатным сотрудникам и другие формы вознаграждения.
Payoneer
Пользователи Payoneer могут получать деньги на свой счет в местном банке, на электронный кошелек или через предоплаченную дебетовую карту Mastercard, которую можно использовать в банкоматах и магазинах. Для управления выплатами фрилансерам из других стран сервис предлагает компаниям открытие виртуального счета в американском или европейском банке, который используется для перенаправления денег на зарегистрированный аккаунт. Размер комиссии Payoneer зависит от способа платежа и валюты и составляет от 0 до 4%.
Skrill
Как и PayPal, Skrill позволяет отправлять и получать денежные средства через банковский счет, дебетовую и кредитную карту. Сервис устанавливает невысокие комиссии и предоставляет возможности для проведения массовых платежей и совершения операций в 40 разных валютах. С помощью решения можно делать выплаты исполнителям, зная только их адрес электронной почты. Если на момент перевода у получателя не будет счета в Skrill, ему придет сообщение с инструкциями о том, как его создать.
Western Union
Денежные переводы Western Union — один из старейших и при этом быстрый и удобный способ перевода денег. У компании более 300 тысяч отделений по всему миру, что позволяет работать с денежными переводами участникам операций даже с противоположных концов света. Чтобы отправить средства сотруднику, следует обратиться в любой филиал Western Union и внести платеж, который получатель сможет забрать в заранее выбранном месте.
Payeer
Сервис Payeer позволяет делать массовые переводы в различные системы, на банковские карты и счета даже не зарегистрированным в системе получателям. Мгновенные платежи становятся доступны пользователям сразу после создания кошелька и внесения на него средств. Решение предлагает десятки международных способов оплаты и не требует подтверждений для увеличения лимитов. В зависимости от оборотов бизнеса, Payeer может предоставить клиентам специальные комиссии.