Как сохранять корпоративную культуру, если у вас несколько офисов в разных городах: опыт OneTwoTrip

Корпоративная культура — традиции, правила, сленг и истории — формирует характер организации, что очень важно для поддержания позитивной атмосферы внутри нее. Но как быть, если офисов несколько и расположены они в разных городах? Об этом рассказывает Марина Малашенко, HR-директор сервиса для планирования путешествий OneTwoTrip, коллектив которого работает из Москвы, Санкт-Петербурга, Твери и Киева.

В основе — правильные люди

Перед открытием второго офиса любая компания, которая ценит свою корпоративную культуру, должна понять: кто из сотрудников все-таки сможет эти офисы «открыть». Важно, чтобы это были правильные люди, которые точно разделяют ценности компании, ведь именно они в последующем будут помогать с наймом команд, онбордингом новеньких, переносом корпоративной культуры, объяснением правил и норм.

Два фактора, которыми мы рекомендуем руководствоваться при выборе таких сотрудников:

1. Личные качества и готовность к участию в организационных процессах — определите, готов ли этот сотрудник взять на себя культурно-организаторскую часть жизни офиса. Ведь попросту выполнять свою работу недостаточно — на первом этапе строительства «нового дома» необходимо наладить все процессы, которые давно отточены в головном офисе.
2. Полная синхронизация в ценностях — вы должны быть уверены, что у этих людей совершенно одинаковые с вашей организацией понятия о добре и зле, а ценности компании не будут транслироваться в искаженном виде. В ином случае привить истинную культуру в новом коллективе со временем будет только сложнее.

При этом «теми самыми» людьми необязательно должны быть HR или административный отдел, поскольку ключевое здесь — не специализация, а готовность развивать взаимоотношения между коллегами на местах.

Например, в нашем питерском офисе первым появился руководитель проектов, в тверском — технический лидер (senior-разработчик). Вокруг них и начал постепенно собираться коллектив, разделяющий ценности всей компании.

Полное погружение

Пока в новых локациях не набралась критическая масса сотрудников-носителей культуры компании, каждого «новичка» необходимо сразу в нее погружать. При этом, подходит ли человек для подобного распределенного формата работы, необходимо определить на этапе собеседования.

Интервью по скайпу здесь не обойтись — только личные встречи фейс ту фейс, неформальных поход на обед между интервью, помогут вам понять, насколько кандидат подходит именно вашей команде. Отсутствие личных встреч создает риски, поскольку онлайн-общение не позволяет определить, насколько человек впишется в культуру.

Соискатель должен понимать, какие нюансы существуют при работе в компании с распределенной командой. Наша практика показала: далеко не всем подходит подобный формат работы. Поэтому даже если вам кажется, что вы нашли идеального сотрудника, который и в профессиональном, и в духовном плане удовлетворяет всем требованиям, необходимо удостовериться, что работа в распределенной команде этому кандидату будет комфортна.

Факторы, на которые нужно обратить внимание:

1. Рабочая группа в другой локации. Может быть, что коллектив и офис устраивают сотрудника, спектр задач — тоже, но оторванность от команды скажется на удовлетворенности и мотивации.
2. График работы. В столице, как правило, начинают работать позже, чем в регионах. Например, наши коллеги из тверского и питерского офисов приступают к работе довольно рано, а в Москве считается нормальным прийти в офис к 11.00.

Погружение в ценности и культуру работы стоит начать с работы новичка в головном офисе. Личное знакомство с основной частью команды для человека, который будет работать в одном из филиалов, просто must have. Оно дает возможность понять масштаб компании, установить со всеми личный контакт и почувствовать себя частью чего-то большего.

В идеале все новые сотрудники должны начинать работу в том офисе, где собрана основная команда. В нашем случае новички проводили в Москве от двух до четырех недель и, выходя на работу в свои локальные офисы, уже были знакомы с культурой компании, неплохо понимали рабочие процессы, проходили онбординг и могли считаться «своими».

Единство коллектива также поддерживается рассылками — у нас выход каждого нового сотрудника сопровождается письмом-знакомством, причем рассылка отправляется коллегам из всех офисов.

Все за одного

Когда сотрудники работают в одном месте, постоянное общение по рабочим и личным темам помогает им чувствовать единение и способствует сплочению коллектива. Но как только человек начинает работать в организации с распределенными офисами, время его коммуникации с командой напрямую заметно сокращается. Сотрудник может почувствовать дефицит общения, а как следствие — отсутствие более крепкой связи со своей рабочей группой.

Избежать этого помогают несколько вещей:

1. Регулярный проактивный контакт. Это постоянное общение с сотрудниками из распределенных офисов, инициированное руководителем и членами команды. Таких коммуникаций должно быть обязательно больше, чем с «местными». Организуйте отдельный регулярный статус-колл для тех, кто находится далеко, чтобы делиться с ними рабочими новостями, которые могли не дойти в рамках общих встреч — подобный контакт укрепляет рабочие отношения.
2. Как можно больше личных встреч. Это дополнительный, но, безусловно, оправданный расход. Организовывайте выезды и командировки отделов в другие офисы, назначайте личные встречи при необходимости важных совещаний, давайте возможность сотрудникам поработать из офиса в другом городе (это также будет считаться бонусом от работодателя).

В московский офис OneTwoTrip приезжают коллеги из других локаций или, наоборот, собираются рабочие группы в командировки из столицы в Тверь или Санкт-Петербург. Кроме того, у нас есть офис в Сочи, получивший неофициальное название «офис для отдыха» — в нем нет постоянных сотрудников, но здесь могут собраться коллеги из всех городов в одно время, чтобы поработать вместе из одной локации в стандартном режиме.

Все, что происходит в компании — значимые новости, продуктовые запуски — должно анонсироваться на весь коллектив. Для этих целей, например, отлично подходят корпоративные мессенджеры, в которых создаются тематические группы.

Никаких различий

Идентичность условий, предлагаемых сотрудникам независимо от их геопозиционирования — одно из ключевых правил. Пренебрежение им способно поставить под угрозу всю корпоративную культуру и ценности, формировавшиеся годами.

Так, социальный пакет, фрукты, печенье, чай и кофе в офисе, скидки на занятия спортом, подарки в честь дня рождения, корпоративы и так далее — это то, что должны получать сотрудники всех отделений. Таким образом, они будут чувствовать себя не на «аутсорсе», а полноправной частью команды.

За состоянием корпоративной культуры компании, имеющей распределенные офисы, нужно очень тщательно следить и постоянно держать руку на пульсе — не нарушилось ли единство. Помогают в мониторинге опросы, проводимые среди всех сотрудников, и нацеленные в том числе на то, чтобы выяснить, чувствуют ли они единение, могут ли назвать себя частью одного большого дела. Если этого нет — найдите первопричину.

Не беда, если с появлением новых офисов вы столкнетесь с новыми для вас трудностями и вопросами — при правильном подходе можно создать большую сильную распределенную команду, объединив вокруг компании (ее бренда, продукта и культуры) людей из разных уголков мира.

Источник