Успеть все: мануал по планированию от топ-менеджера Skyeng
Даже если у вас под началом целая компания с тысячами сотрудников, вы все равно можете все успевать — и при этом ежедневно находить время для себя. Рустам Айнетдинов, исполнительный директор онлайн-школы английского языка Skyeng, делится секретами своего тайм-менеджмента.
Фокусироваться
Ежедневно мы сталкиваемся с десятками новых задач, от масштабных до несущественных. Мне помогает умение их ранжировать, выделяя самую важную задачу этого дня, недели и месяца. Она становится моим приоритетом.
Постоянное переключение с одного дела на другое распыляет и дефокусирует внимание, а для эффективности важна последовательность.
Поэтому, если у вас есть приоритетный проект или проекты, на которых вы сосредоточены, — не беритесь за побочные дела, которые отвлекают от приоритетного. Или сразу предупреждайте коллег, что эти дела будут вторыми или третьими в очереди и, конечно, делегируйте все, что можно делегировать.
Делать работу до конца
Каждый день выбирайте самое важное дело, которое приближает вас к цели, и обязательно заканчивайте его. Тогда в конце дня у вас будет ощущение, что вы молодец, а рабочий день прожит не зря.
Фото: Unsplash
Не откладывайте завершение важного дела на завтра, иначе это войдет в привычку и приведет к утрате ощущения гордости за себя. Кроме того, если над вами висит что-то недоделанное, это нервирует, утомляет, создает ощущение, что вы топчитесь на месте, и в корне душит мотивацию развиваться и двигаться вперед.
Публично обещать достижение результата
Неважно кому — начальству, коллегам или подчиненным. Главное — вслух озвучить намерение закончить работу к определенному сроку. Это бодрит и мотивирует добиться результата к назначенному дедлайну. В противном случае получится, что вы ударили в грязь лицом и расписались в собственной необязательности.
Проверено на практике: когда планируется что-то просто для себя и когда планы озвучиваются публично, эффект получается совершенно разный.
Теперь, когда на вас смотрят, а обещания нарушаются — это не только знак того, что на вас нельзя положиться, но приведет к потере вашего социального капитала, угрозе карьеры, в конце концов.
К тому же если вы поставите четкий срок, люди не будут вас постоянно спрашивать, готово или не готово — они знают, что вы пообещали сделать это к определенному сроку, и нет смысла звонить и писать вам каждый день, узнавая, как идут дела.
Рационально распределять время
Планируя свою неделю, старайтесь максимально уплотнить встречи в отдельные дни. К примеру, у меня есть один день, в который я не планирую переговоры и планерки, я никуда не езжу, ни с кем не договариваюсь.
Фото: Unsplash
Этот день предназначен только для работы над текущими задачами. Такой подход экономит силы и энергию, потому что не приходится слишком часто переключаться, и я могу посвятить это время стратегическим вопросам.
Подготовка ко встречам
Расписывать встречи тоже нужно грамотно. Перед каждым совещанием я заранее составляю повестку и делаю ее доступной для собеседника, чтобы он мог подготовиться и мы не тратили время на неважные вопросы. В большинстве случаев хватает и часа, чтобы обсудить даже самые важные дела, а зачастую и того меньше, 20-30 минут.
Мы нередко просто по инерции отводим на встречи час, но это почти всегда слишком много. Чем короче разговор, тем он, как правило, информативней.
Сама же повестка встречи позволяет не только придерживаться основных тем, но и служит местом фиксации договоренностей.
Потом, через неделю или месяц всегда можно посмотреть, о чем шла речь, каких результатов сотрудник должен был достичь.
Не отвлекаться на соцсети и звонки
По моему опыту, условные 0,1% сообщений и звонков несет действительно важную и срочную информацию. Остальные 99,9% просто отвлекают и зря тратят время. Я открыл для себя регулярный digital detox: например, вне работы, когда сижу с кем-то в кафе, обязательно кладу телефон на стол экраном вниз. Потому что если оставить его в кармане, я все равно почувствую, как он вибрирует.
Фото: Unsplash
В офисе я специально выбрал место в самом дальнем углу: говорить по телефону в опенспейсе у нас запрещено, а выходить специально, чтобы ответить на звонок — далеко и неудобно. Еще один способ держать смартфон подальше от себя, создавая такие условия, чтобы проверять сообщения, соцсети и отвечать на звонки во время работы было просто сложно. Все эти коммуникации могут подождать как минимум до перерыва в работе, а то и до вечера.
Не полагаться на память
Записывайте все поступающие задачи и запросы, фиксируйте их сразу любым удобным способом — в блокнот, заметки на телефоне, Trello или Notion. И не потому, что память ненадежна (а она очень ненадежна), а потому что мозг тратит лишнюю энергию на запоминание вместо того, чтобы направить ее на что-то более полезное.
Поэтому, когда у меня появляется новая задача, я тут же захожу в Trello, открываю лист планирования, вношу ее в список и забываю о ней до вечера.
Потом, вечером, я возвращаюсь к списку задач и определяю им приоритет. И если на решение какого-то вопроса требуется менее пяти минут, то я решаю его сразу.
Остальные задачи я дроблю на «важные срочные», «важные» и «несрочные». Списка задач «неважных и несрочных» у меня нет, как правило, такие задачи я сразу удаляю и не трачу на это время. А если поступившая задача становится повторяющейся, то лучше сразу внести ее в календарь.
Вести календарь
В календарь имеет смысл вносить как встречи, так и регулярные задачи. Это касается и деловых вещей, и сугубо личных. Записывайте в календарь не только дни рождения и годовщины. Например, можно смело поставить себе напоминалку: позвонить родителям или сделать приятный подарок кому-то из близких.
Фото: Unsplash
Если дело касается годовщин и дней рождений, обязательно поставьте напоминания об этих важных датах заранее, хотя бы за неделю. Так у вас будет время подумать, что подарить и как подготовиться, чтобы не решать это в последний день в спешке.
Все это может показаться смешным, но это отлично работает. Для меня календарь — это основной инструмент, а все остальные, например, Trello и Notion, — вспомогательные.
Планировать отдых
Например, если вы не поставили себе в расписание обед, вы рискуете так и не пообедать. А еда и отдых — это базовые потребности, никогда не пренебрегайте ими. Я выделяю себе на обед 60 минут — и это мой личный час. Если я поел, допустим, за 15 минут, у меня все равно остается 45 минут, и в это время я могу сделать что угодно: погулять, созвониться с друзьями и даже поспать.
Не жертвуйте обедом ради обычных рабочих встреч. Это ваше время, никто не должен на него покушать��я. Мозгу требуется отдых, иначе его эффективность падает в геометрической прогрессии.
Может, на короткой дистанции работа без перерывов и даст какие-то плоды, но в долгосрочной она приведет к переутомлению и выгоранию, а это бессмысленная стратегия.
Прокачивать себя
Обычно люди прокачивают либо то, в чем они слабы, либо то, в чем они сильны и что любят. Для меня важно соблюсти баланс, поэтому я уделяю внимание и тому, и другому. Для начала я определяю главные цели на год, личные и рабочие, а также основные слабости.
Например, в этом году я решил дополнительно заняться шахматами. Исходя из того, что уже есть в календаре, я решаю, во сколько мне будет удобно этим заниматься и как регулярно, и уже под этот запрос начинается поиск лучшего преподавателя и времени для занятий. Договорился, запланировал, записался — и все, пути назад нет.
Фото: Unsplash
Это самодисциплина через принудительную постановку своего развития в календарь. Практика показала, что это намного эффективнее, чем годами ныть о том, что хочется чем-то заняться, но нет времени. Его действительно не будет, если не запланировать все заранее.
Выделять время на размышления
В конце месяца я даю себе 4-5 часов на то, чтобы подвести его итоги. Беру лист бумаги и пишу: что я должен был сделать в работе, что сделал, с какими проблемами столкнулся, о чем стоит узнать и в чем разобраться. Это позволяет увидеть более масштабную картину, выработать вектор движения по разным направлениям.
Такой же апдейт я делаю и для себя лично: чего мне не хватает сейчас, что меня мотивирует, что демотивирует, что мне сейчас интересно и на что нужно обратить внимание.
Очень полезно сохранять эти заметки и сравнивать их с теми, что я делал месяц, полгода, год тому назад. Становится понятно, куда идет развитие и где оно замедлилось.
Очень важно, чтобы выполнение всех краткосрочных целей приводило вас к долгосрочным планам. Ставя эти цели, всегда задавайтесь вопросом — а помогут ли они мне добиться того, к чему я стремлюсь? Планирование на годы вперед помогает отбрасывать все, что идет вразрез, а потому фокусирует и повышает вероятность достижения задуманного.
А если то, что вы делаете, противоречит вашим планам — спокойно меняйте направление без всякого зазрения совести. Это ваша жизнь, и только вам решать, какой она будет.