Как управлять командой, если у тебя более 20 командировок в месяц
Директор по производству AB InBev Efes Дмитрий Прохоров рассказывает о том, как обойти подводные камни дистанционного менеджмента и сохранить эффективность работы команды.
Пока прорывные технологии не полностью вытеснили живое общение, личные встречи остаются неотъемлемой частью успешного бизнеса.
Чтобы исключить риски дистанционного управления, менеджеры среднего, да и высшего звена по-прежнему вынуждены наматывать тысячи километров по стране.
Однако регулярные рабочие разъезды не должны становиться проблемой ни для компании, ни для самого сотрудника.
И здесь без точно выстроенных рабочих процессов и, прежде всего, планирования и делегирования не обойтись.
Четко планируйте рабочий график
При большом количестве командировок, прежде всего, необходимо грамотно составлять рабочее расписание и свободно в нем ориентироваться.
Нужно знать, что происходит в компании и кто вас заменяет во время отсутствия.
Для планирования и систематизации рабочего графика наша компания использует систему управления рабочим процессом MCRS (Management Control Reporting System), которая собирает информацию для анализа и оценки эффективности работы компании на разных уровнях. Это качественный инструмент, который помогает менеджменту управлять коллективом с учетом стратегических целей и преимуществ.
Система представлена в виде матрицы на неделю, месяц и год. В ней видны все встречи (с информацией о времени, месте проведения, целях и задачах, составе участников и ожидаемых результатах).
Для каждого уровня управления – свой рабочий календарь. Например, для директоров заводов – один, для меня – другой. Вместе же они формируют единый план для всей функции.
Фото: Unsplash
Удобство системы состоит в том, что она разрабатывает расписание для каждого члена команды с учетом не только рабочего графика одного отдела, но также и высшего руководства, коллег из штаб-квартиры и других подразделений. Таким образом, мне не нужно каждый раз решать, какая задача – первоочередная, а какая может подождать.
Создавайте рабочие чаты, чтобы всегда оставаться на связи
Используйте для общения с сотрудниками, помимо официальной рабочей почты, еще и мессенджеры, Skype и другие приложения, которые позволят оперативно и эффективно включаться в работу.
Для решения любых серьезных задач и инцидентов существует внутренняя политика, регламентирующая четкий алгоритм действий и порядок информирования ответственных лиц.
Благодаря этому, находясь в командировках, я четко знаю, что происходит в компании и какие действия принимаются для решения проблем и срочных задач.
Ведите протокол встреч
Составляйте отчеты о достигнутых договоренностях (так называемые meeting minutes) после каждого собрания – иначе смысла в такой встрече нет.
Это простой, быстрый и очень эффективный инструмент, который позволяет мне держать все принятые на встречах решения под контролем и ознакомить с тезисами тех, кто не смог присутствовать на обсуждении.
Чтобы сделать процесс еще проще, воспользуйтесь шаблоном со стандартной структурой:
- действие,
- ответственный исполнитель,
- срок выполнения.
Так вы всегда будете в курсе того, что необходимо было сделать по итогам прошедших встреч, и сможете перенести то, что не было подготовлено в срок.
Проводите регулярные встречи «one-to-one»
Согласно нашей корпоративной культуре, личные встречи руководителей с сотрудниками проходят раз в месяц абсолютно во всех отделах и на всех уровнях. Их цель: проанализировать текущую работу и ее эффективность, получить обратную связь, а также обсудить проблемы, трудности, да и просто волнующие вопросы один на один.
Главное отличие формата «one-to-one» от прочих рабочих встреч – это индивидуальный подход. Он позволяет на ранней стадии выявлять проблемы и повышать эффективность и мотивацию каждого члена команды.
Обычно такие встречи начинаются со small talk, ведь если мы говорим о качестве взаимоотношений, то стоит прислушаться к тому, что важно лично для сотрудника. Это помогает создать доверительные отношения и наладить контакт с сотрудником, а ему – почувствовать себя нужной частью команды.
Собирайте команду профессионалов
Выбирайте не только тех, кто разбирается в своем деле, но и людей с амбициями, ориентацией на профессиональный рост – тех, кто ищет новое, добивается поставленных целей и не останавливается на достигнутом.
Это естественное состояние, если вы хотите быть на шаг впереди конкурентов. Такую команду самостоятельных и инициативных профессионалов не нужно курировать и постоянно направлять на каждом этапе реализации проекта.
Учитесь быстро включаться в рабочий режим
Частые перелеты научили меня тому, что прежде чем отдохнуть, лучше потратить немного времени на решение срочных задач и быстрый мониторинг текущих дел, чтобы потом не разбираться со всем и сразу.
Фото: Unsplash
Даже в самолете, если вы устали и хотите поспать, лучше потратить буквально час на «рутину» – составление отчета о командировке, проверку почты, а после уже отдохнуть.
Так вы сможете быть уверены, что находитесь в курсе всего, что происходит в компании, и возвращение в офис не станет для вас стрессом со сложной адаптацией.
Учитесь отдыхать правильно
Воспринимайте отдых не как уход от работы, а как время для восстановления сил и возможность перезарядиться.
Не доводите себя до физического и эмоционального истощения, так как ничем хорошим это не закончится. Двадцати четырех часовой рабочий день без отрыва от компьютера не сделает вас более эффективным.
Часто неординарные решения приходят именно в перерывах между напряженной умственной работой и отдыхом. Прогуляйтесь, отойдите от компьютера, попытайтесь переключиться.
Выходные – это ваша защита от профессионального выгорания и стресса, но важно правильно организовать это время, потому что многочасовое бесполезное лежание – не синоним качественного отдыха.
Отложите гаджеты хотя бы ненадолго, уйдите в офлайн и сходите на пробежку или в спортзал. По моему опыту, даже смена одной интеллектуальной деятельности на другую поможет мозгу отдохнуть и подготовиться к новой рабочей неделе.