11 правил планирования, которые делают мой день идеальным
Планирование своего дня — вещь глубоко индивидуальная. Идеальный результат достигается методом проб и ошибок. В этом уверен Петр Меберт, президент Mebert Group и Центра инвестиций, технологий и торговли. Тем не менее он дал в колонке несколько советов, которые помогут в этом достаточно нелегком деле.
«Универсальных методик не существует»
Самое важное, что нужно знать о планировании и эффективности: универсальных методик не существует. Идеальный результат достигается методом проб и ошибок. Поэтому начинать нужно с понимания самого себя, осознания своей миссии, базовых ценностей, психологического типажа, сильных и слабых сторон.
Я, например, креативщик и интегратор. Не исполнитель и не проджект-менеджер. Я умею придумывать бизнес-модели и концепции, организовывать людей. Навыки проектного менеджмента у меня есть, но оттачивать их до совершенства я не считаю нужным, это не соответствует ни моей натуре, ни моей миссии.
Один из ключевых барьеров в моей жизни — прокрастинация, когда я теряю интерес к какой-то деятельности. Можно заставить себя копать грядку или мыть посуду, но заставить себя креативить невозможно. Функционирование на одной лишь силе воли не дает нужного результата.
Поэтому, чтобы убить или максимально снивелировать прокрастинацию, очень важно определить собственные ценности, цель деятельности и отдачу от нее. Наемному сотруднику, работающему на конвейере или в офисе, предпринимателю, общественному деятелю или политику нужны разные навыки и техники. Это принципиально иные системы управления собственной эффективностью и временем.
«Простых ответов нет и быть не может, нужно пробовать»
Я начал экспериментировать с эффективностью и планированием еще со школьных времен, когда приходилось совмещать учебу в физико-математической школе, спортивные секции, любительский театр и походы на байдарках с друзьями. Я поминутно расписывал день, клеил напоминалки, вел дневник.
С тех пор прошли годы в МИФИ, Wharton School of Business, BCG, ТНК-ВР. Жизнь требовала от меня повышения результативности, а я от нее — сохранения высокого качества и получения радости. Я прочитал десятки объективно полезных книг типа «Время — деньги», «Семь привычек высокоэффективных людей», «Сила воли», «Власть привычки» и набил массу шишек, пробуя на себе различные практические методики планирования, управления временем и повышения личной эффективности.
Это не работало до тех пор, пока я не нашел собственную миссию и целевое состояние, к которому я стремлюсь, не ощутил эмоциональную вовлеченность в то, что я делаю. Без этого для меня организовать процесс, победить прокрастинацию, сфокусироваться на важных задачах было чрезвычайно трудно.
Поэтому мой совет: прежде всего разберитесь с собой, поймите, к чему вы склонны, определите свой психофизиологический типаж, пройдите максимальное количество психологических тестов, в частности MMPI. Не брезгуйте ничем, от самых научных до самых «попсовых» тестов, это могут быть и тесты Афанасьева, и психософия, и соционика.
Для умного человека не бывает лишней информации — любая помогает лучше себя понять, определить ценности и путь. Когда это происходит, отпадает необходимость поднимать себя за волосы с кровати. Словом, главное — это иметь мотивацию на великие свершения, не бояться их. Очень часто совершенные планы проваливаются из-за того, что люди боятся брать на себя ответственность и действовать.
Чтобы этого не произошло, нужно понять свою миссию и стремления, разбить громаду планов на дедлайны и действовать. Это 50% успеха. Еще 30% — понимание собственного психофизиологического типажа, времени максимальной продуктивности. Оставшиеся 20% — это конкретные лайфхаки планирования, которые можно заимствовать у успешных людей. Поделюсь некоторыми из своих.
1. Мыслить глобально, действовать локально
Как только миссия осознана, а видение сформулировано, нужно заняться стратегическим планированием: понять, как именно двигаться вперед и составить долгосрочный план на пятилетку, год, квартал, месяц.
Следующий уровень — это управление проектом. Нужно иметь четкий набор действий на месяц/неделю/день и при этом быть гибким и уметь менять график и задачи в зависимости от изменяющихся внешних обстоятельств. Главное, чтобы причиной была не прокрастинация, а объективные обстоятельства.
2. Классифицировать дела и встречи
Все мероприятия я делю на три группы: красные, желтые, зеленые. Красные связаны с внешними дедлайнами про проектам, встречами высокого уровня, которые невозможно отложить, самыми важными внутренними дедлайнами либо регулярными мероприятиями.
Для меня это, например, советы директоров предприятий, которые я веду, совет партнеров, который мы проводим каждую среду. Такие встречи выделяются в календаре красным цветом. Они не сдвигаются без появления форс-мажорных обстоятельств.
Следующий уровень — желтые встречи, которые планируются как минимум за трое суток, лучше за неделю. Это ключевые рабочие встречи по проектам, встречи с важными людьми, некоторые внутренние дедлайны.
Третий уровень — это зеленые, наиболее гибкие встречи, которые назначаются накануне либо день в день, и имеют более низкий приоритет.
Правило обращения с этим «светофором» просты: сначала в календаре фиксируются красные встречи на максимально длинный срок – это может быть год/месяц/неделя, между красными ставятся желтые встречи, между желтыми втискиваются зеленые. Никогда зеленые не должны двигать желтые, а желтые, в свою очередь, красные. Это важный аспект.
3. Разделять важное и срочное. Избегать срочного
Я делю встречи и дедлайны на важные и срочные. По-хорошему, лучше вообще не допускать ничего срочного, ибо любой срочный момент — это свидетельство неправильного планирования. Поэтому от срочных встреч нужно уходить, как и от типичных для отечественной бизнес-практики формулировок типа «это должно было быть сделано вчера». Чем лучше планируешь — больше контролируешь свое время.
4. Четыре параметра личной эффективности
Какими параметрами можно управлять? Собственным временем и энергией, сосредоточенностью на каком-то одном аспекте. Я управляю еще собственным вдохновением, способностью улавливать инсайты, которые являются самым ценным в моей деятельности. Чтобы это было возможным, необходимо находиться в очень продуктивном физическом эмоциональном интеллектуальном состоянии.
5. Научиться правильно спать
Любой недосып рано или поздно приводит к потере продуктивности, энергии, возможности концентрироваться, испытывать вдохновение, творить. Поэтому для меня качество сна очень важно.
Экспериментальным путем я пришел к выводу: я — жаворонок. Самое продуктивное для меня время – утро, я с удовольствием размениваю вечерние часы на утренние: один утренний для меня важнее, чем три вечерних. Поэтому я стараюсь максимально рано ложиться спать. В 21:00 это сделать объективно сложно, а вот в 21:30 или 22:00 вполне реально.
Перед сном, минимум за час, я отключаю все гаджеты, не смотрю телевизор, чтобы не перегружать нервную систему и быстрее заснуть. То же касается и питания: мой главный прием пищи — это завтрак, потому что он насыщает организм углеводами. В обед порция меньше. Ужин — не позднее 18.00, сочетание белка и растительной клетчатки.
Если ложиться на полный желудок, заснуть сложно. Кстати, когда я изменил свой рацион и отвел минимум 50% овощам и фруктам, я стал высыпаться быстрее: раньше мне требовалось девять-десять часов, сейчас хватает шести-семи.
Вход в сон должен быть постепенным. Вспомните детский сад или пионерский лагерь — никто не играет в салочки перед отбоем. Обязательно проветривание комнаты: малое количество кислорода не дает нормально выспаться, увеличивает продолжительность, но не качество сна.
Мне отлично помогает заснуть белый шум, а именно звуки дождя. Я «включаю дождь» на два-три часа, быстро засыпаю и просыпаюсь свежим и бодрым.
Идеальное место для сна можно описать понятием Cave (пещера): темно, тихо и прохладно. Я закрываю шторы и поддерживаю температуру 17-18 градусов — кондиционер и открытое окно в помощь. Если при открытом окне с улицы доносится шум, можно спать в берушах. К ним быстро привыкаешь, главное — выбрать мягкие и эргономичные. Кстати, беруши можно сделать на заказ.
6. Правильно просыпаться
В 90% случаев я просыпаюсь без будильника. Пользуюсь им только тогда, когда вынужден поздно ложиться и рано вставать. Независимо от времени подъема, пробуждаться лучше через изменение освещенности. Я оставляю щели между шторами летом и комфортно встаю в 5.30-6.30. В темное время года отлично работает будильник, который имитирует рассвет. Это большая лампа, постепенно меняющая свет от красного к белому.
Момент пробуждения очень важен. Именно в это время особенно сильна связь между сознанием и подсознанием. Во время сна приходит очень много важных инсайтов. Вот как это работает: например, я постоянно просматриваю текущую аналитику, отчеты, прогнозы. Информация откладывается в мозгу, и в какой-то момент, обычно в пограничном расслабленном состоянии между сном и явью, приходят нужные озарения о том, как надо действовать.
Чаще всего это происходит ранним утром, недаром у всех народов мира есть пословицы типа «Утро вечера мудренее». Поэтому проснувшись, я не спешу вставать. Даю себе 10-15 минут побыть в пограничном состоянии и внимательно прислушиваюсь к своим мыслям.
Спать можно и днем. Я научился спать по 20 минут и называю это «Штирлиц nap». Штирлиц — потому что с детства помню, как он спал 20 минут в машине и потом ехал в Берлин. А nap — это короткий дневной сон. Спать можно где угодно, в парке, офисе, дома. Лучше включать белый шум, надевать наушники. Категорически рекомендую, это отлично повышает эффективность.
7. Эффективно организовывать утренние часы
Мое утро всегда начинается со спорта: пробежки, велосипедной или пешей прогулки. Во время нее я слушаю аудиокниги, благо хорошо воспринимаю информацию на слух. Это одно из моих правил — около часа в день уделять потреблению новой информации, в том числе из книг.
Мне помогает команда ребят, которые делают короткие конспекты книг, которые я прослушиваю, чтобы проще ориентироваться в тексте. А аудиокниги я включаю на чуть большей — 1/25 — скорости, чтобы быстрее впитывать информацию.
Мои самые продуктивные часы — после завтрака, когда я бодр, выспался, закинулся углеводами. На это время я планирую самое важное: принятие решений, изучение аналитики, написание статей, книг и других новых материалов.
Дальше в течение дня я создаю себе определенные задачи, исходя из собственного ритма. Я знаю, когда максимально сфокусирован и ставлю на это время самые сложные задачи. На периоды, когда сложно сосредоточиться, планирую рутинные дела.
8. Отказаться от стимуляторов
Я стараюсь не употреблять кофеин, кроме самых критических случаев. Исследования доказывают, что в числе прочего он подавляет гормон, который помогает человеку просыпаться.
Более семи лет назад я отказался от алкоголя — он мешает думать длинные непрерывные мысли, по крайней мере, мне. А именно во время этого процесса приходят нужные инсайты и совершаются прорывы. Даже бокал вина отрешает от текущих проблем и мыслей, и значит — блокирует такую возможность.
9. Убрать отвлекающие факторы
Главный из них — смартфон. Я отключил все анонсирующие звуки своего телефона, кроме входящих звонков, стараюсь проверять email не чаще двух раз в день, а WhatsApp — не чаще раза в час. И думаю, что это не предел, можно делать это в принципе и реже.
Я стараюсь выключать телефон после 8-9 вечера и не включать его, по крайне мере, один час после того, как просыпаюсь. Это дает возможность войти в день, не отвлекаясь.
10. Использовать планировщики задач
Мне нравится бесплатное приложение To-Do, которое позволяет создавать задачи по категориям, например, работа или семья, планировать личные дела, расставлять приоритеты, а также устанавливать время выполнения задач. А еще оно удобно тем, что любую задачу можно переслать коллегам по электронной почте, указав при этом сроки выполнения.
Что ценно, To-Do синхронизирует информацию на телефоне и компьютере и является кросс-платформенным (iOS, Windows, Android). Еще один неплохой вариант — приложение Any.do.
11. Оптимизировать перемещения в пространстве
У меня есть дни, когда я работаю только в офисе или только на выезде. Стараюсь их не смешивать, чтобы не терять время на перемещения. Если нужно куда-то ехать — беру такси, это экономит от десяти минут до бесконечности на поиске парковки. Пока еду в такси, делаю звонки, могу надиктовываю статьи, просматриваю аналитику.
Пользуясь случаем, могу сказать и о своей слабости. Это концентрация. Мне свойственна мультизадачность, от которой я стараюсь себя отучить. А еще у меня есть область развития — научиться создавать интеллектуальные продукты: писать статьи, книги. Над этим я и работаю. Это мой следующий горизонт личной эффективности.