Позвонить, написать или встретиться? Как выбрать лучший способ деловой связи

Благодаря технологиям у нас есть огромный выбор средств коммуникации в офисе и за его пределами. Но такое разнообразие вызывает трудности. Иногда электронное письмо может передать собеседнику неверный тон, а короткое сообщение боссу вместо развернутого письма может навести его на мысль, что вам не хватает профессионализма.

Вот как выбрать наиболее подходящий способ коммуникации.

Личная встреча

Разговор лицом к лицу по-прежнему считается лучшим вариантом. «Другие методы коммуникации лишь симулируют личное общение», — считает Джон Робинсон, президент компании Lunar, занимающейся разработкой ПО для маркетинга и продаж. Договаривайтесь о личной встрече при любой возможности.

Групповые совещания неплохи, но необязательно проводить их каждый раз, когда вам нужно узнать решение начальства или кого-то еще. Лучше практиковать индивидуальные встречи, короткие беседы за кофе или разговоры во время прогулки на парковке (если ваш собеседник никуда не торопится).

Можно просто заглянуть в кабинет к боссу и спросить, есть ли у него минутка. Вся прелесть таких коротких разговоров в том, что вы можете быстро получить ответ, который поможет вам продвигать свой проект или решение.

Чтобы встречи были эффективными, готовьтесь к ним. Вы должны заранее знать, что вы хотите обсудить и какую информацию получить. Возможно, в вашем распоряжении будет только 30 секунд, так что используйте их с умом.

Электронное письмо

Отправка электронных писем — обычное дело, но лучше сделать его хорошо.

Плюсы электронного письма в том, что в нем вы можете высказать все что угодно. Можете предложить идею боссу, поблагодарить кого-то за проведение мероприятия или обратиться к потенциальному покупателю.

Сложность заключается в том, что письма нужно составлять понятно и убедительно — иначе их никто не прочитает. В письмах можно выбрать более расслабленный и дружелюбный тон. Избегайте чересчур формальных выражений, пишите так, как вы бы сказали при личной встрече. Разбивайте длинные предложения на более короткие.

Фото: Unsplash

Сообщение

Все больше компаний использует для общения мессенджеры, но и тут есть свои тонкости.

Сообщения позволяют вам легко связаться с нужным человеком на самые разные темы — будь это благодарность интересный разговор за обедом или предупреждение, что вы застряли в пробке и опоздаете на 10 минут. Поэтому такой вид общения становится все более приемлемым в бизнесе.

Компания Робинсона недавно опубликовала исследование, которое говорит о том, что клиенты положительно относятся к подобной переписке. 69% опрошенных одобряют общение с менеджером по продажам через мессенджеры. А на вопрос о самом легком для них способе связи 53% участников ответили «текстовые сообщения», а только 41% — «электронная почта».

Еще одна интересная находка компании говорит о том, что у потенциальных клиентов, получивших текстовое сообщение, в два раза выше шансы стать полноценными покупателями.

Но у такого вида общения есть и свои минусы. Недавно в Wall Street Journal вышла грустная история о сотруднике, который хотел отправить своей жене признание в любви, но случайно прислал его начальнице. Учитесь на чужих ошибках: всегда дважды проверяйте получателя сообщения и ищите возможные опечатки — они могут выставить вас в дурном виде.

Звонки и голосовая почта

Звонки эффективны в определенных ситуациях. Если у вас близкие отношения, то можно и позвонить. Но если вы малознакомы, то лучше выбрать другой способ связи. Представьте, что вы собираетесь устроиться на новую работу — вы же не будете звонить директору компании, чтобы его впечатлить.

Рабочий номер должен быть последним в списке возможных способов связи. Скорее всего, на него все равно никто не ответит.

Оставлять голосовую почту так же неэффективно. Серьезно, сколько людей ее вообще проверяет и отвечает? Если вы действительно хотите с кем-то связаться, то лучше выберите другой способ.

Источник