Как провести мозговой штурм с командой, которая недавно перешла на удаленную работу
Коронавирус заставил многие компании перевести всех или почти всех сотрудников на удаленную работу. Формат домашнего офиса затрудняет взаимодействие с коллегами, в том числе проведение мозговых штурмов. Дизайнерская команда сервиса IDAGIO справилась с этой проблемой и рассказала, как организовать коллективную генерацию идей в интернете.
1. Напишите инструкцию
Если вы хотите, чтобы во время мозгового штурма сотрудники держали в голове определенные мысли, запишите их.
- Зафиксируйте инструкцию именно в письменной форме. Установки перед мозговым штурмом можно озвучить и устно, но при нестабильном интернет-подключении часть информации пропадает. На текст же люди всегда смогут уверенно сослаться.
- Поделитесь необходимой информацией. Для участия в мозговом штурме обычно нужны вводные данные. Например, на доске в сервисе Miro можно написать цель встречи и разместить результаты актуального исследования.
- Позаботьтесь о комфорте всех членов команды. Попробуйте использовать инструменты, которые превращают устную речь в текст. Это позволит людям с плохим интернет-соединением не терять нить разговора.
На доске написаны инструкции. Слои заблокированы, чтобы предотвратить случайное перемещение или удаление.
2. Проведите разминку
При переходе на удаленную работу люди учатся использовать приложения по-новому. Проведите разминку, чтобы команда освоилась с незнакомым инструментом.
Вот что мы сделали перед тем, как начать использовать Miro.
- Заранее добавили на доску стикеры с именами всех членов команды.
- Открыв доску, они видели инструкцию: «Найдите стикер со своим именем». Навык: навигация по доске.
- «Нажмите на стикер и перетащите его в рабочее пространство». Навык: как двигать объекты, чтобы видеть работу друг друга.
- «Дважды щелкните по стикеру, чтобы начать печатать. Введите название любого предмета обихода». Навык: как печатать на стикере.
- «Сделайте копию стикера, нажимая Alt и перетаскивая его мышью или используя клавиши Ctrl + C и Ctrl + V». Навык: как сделать несколько стикеров, как сделать копию стикера.
- «Как дела? Есть ли вопросы?» Убедитесь, что все успешно справились с заданиями.
- «Упражнение: у вас есть две минуты, чтобы придумать как можно больше вариантов использования вашего предмета».
- Через две минуты: «Давайте поделимся самым понравившимся и самым безумным вариантом. Я назову вас по имени, и вы сможете поговорить с группой». Навык: включение / выключение микрофона.
Эта пятиминутная разминка научила всю команду пользоваться Miro, при этом не испытывая давления мозгового штурма.
3. Будьте гибкими
Переход на новый режим работы означает, что будут возникать небольшие препятствия, но вы можете спрогнозировать и спланировать многие из них.
- Давайте свободу при работе в одиночку. Позвольте сотрудникам использовать любые инструменты при подготовке к мозговому штурму, но переводите всех в один сервис, когда дело дойдет до коллективного обсуждения.
- Готовьтесь к применению нескольких инструментов и организации нескольких встреч. Один сервис вряд ли удовлетворит все потребности, особенно при мозговом штурме. Вы можете переходить от одного приложения к другому и обратно — почти так же, как вы переходите от рисования на доске к стикерам и обратно.
- Некоторые задачи займут больше времени, чем ожидалось. Поскольку люди еще изучают новый способ работы и переключение между инструментами, некоторые действия займут больше времени, чем при личных встречах. Ближе к концу запланированного времени посмотрите, у всех ли движутся курсоры на доске и спросите, нужно ли больше времени.
4. Окажите поддержку
На удаленных мозговых штурмах важнее, чем где-либо, регулярно проверять обстановку, потому что при выключенных камерах и микрофонах представить себе ход событий невозможно.
- Не спешите. Если вы не видите команду, то не можете понять, все ли успевают за объяснениями. Давайте информацию по порциям и делайте паузы.
- Спрашивайте, есть ли вопросы. Тихие паузы смущают всех. Люди не знают, отключился ли у вас интернет или вы что-то ищете. Когда вы задаете вопросы, будьте готовы как минимум к пяти секундам молчания. Членам команды может понадобиться время, чтобы включить звук, или они захотят подождать, когда заговорит кто-нибудь другой.
5. Попросите обратную связь
Первый мозговой штурм — даже первые пять мозговых штурмов — будет неловкими. Но, как и другие задачи, постепенно они выйдут на новый уровень. Обдумывайте полученный опыт как самостоятельно, так и вместе с командой. После встречи попросите, чтобы сотрудники дали обратную связь в удобное для них время.