Новая жизнь с понедельника: кому и зачем внедрять товарный учет

С 1 февраля 2021 года все предприниматели, в том числе и микро-бизнес, должны будут указывать в чеках названия товаров. Для этого многие из них будут переходить на товарный учет. Юлия Литвякова, менеджер по работе с ключевыми клиентами ИТ-компании «Эвотор», рассказывает о том, кого коснутся нововведения, что дает товарный учет и как его внедрить.

Сейчас продавать без указания наименования товара в чеке могут индивидуальные предприниматели (кроме реализующих подакцизные товары), применяющие ПСН, УСН, ЕНВД, ЕСХН. Они могут пробивать чек, просто указывая «Позиция по свободной цене».

С 1 февраля все торгово-сервисных предприятия должны указывать в чеке следующую информация о товаре:

наименование товаров, работ, услуг (если объем и список услуг возможно определить в момент оплаты),
их количество,
цена за единицу с учетом скидок и наценок.

Требования к содержанию кассового чека подробно изложены в ст. 4.7 ФЗ-54 от 22.05.2003. Источник: Ст. 4.7. N 54-ФЗ и N 290-ФЗ с. 7. п. 17 от 03.07.2016

В законе не прописаны жесткие требования к наименованию товара и нет единого справочника товаров. Но есть рекомендации от налоговой, чтобы наименования чека были понятны для покупателей. При этом, длина поля ― только 128 символов. Есть также рекомендация Минфина использовать Общероссийский классификатор продукции по видам экономической деятельности (письмо Минфина РФ № 03-01-15/49971).

Например, в чеке должно быть указано: молоко 3,2%, хлеб зерновой и т.д. Также если у предпринимателя есть группа товаров с разными наименованиями по единой цене, например, лимонад «Байкал», «Дюшес», можно указать просто «Лимонад в ассортименте».

Штраф за отсутствие номенклатуры в чеке (п.4 ст.14.5 КоАП):

до 3000 рублей для должностного лица;
до 10 000 рублей для ИП или организации.

Для некоторых видов бизнеса внедрение этих законодательных требований будет несложным. Если товарный ассортимент маленький ― достаточно завести номенклатуру на кассе. Но если в торговой точке больше 100 наименований товаров ― то имеет смысл внедрять товарный учет. Для предпринимателя будет трудозатратно завести весь ассортимент товаров/услуг вручную. Кроме того, на создании товара в кассе работа с номенклатурой не завершается. Работа с номенклатурой ― это постоянный процесс. У товара регулярно меняется цена, добавляются штрих-коды, проводятся акции, скидки и пр.

Кого коснется?

Изменение коснется огромного числа предпринимателей. И тех, кто до сих пор работает на автономных кассах, и тех, кто перешел на онлайн-кассы, но не продавал по номенклатуре. К примеру, в экосистеме Эвотора почти на трети онлайн-касс не заведено ни одной товарной позиции. В чеках они пробивают «товар/позиция по свободной цене».

И это не только микро-бизнес.

Мы провели опрос предпринимателей, которые работаюх на «эвоторах» и бьют чеки только «по свободной цене». Выяснилось, что микробизнеса (менее 100 товарных позиций) среди них ― только 30%. А треть ― это магазины с номенклатурой 100-500 позиций: продуктовые «у дома», небольшой общепит, хозяйственные, канцелярские, строительные магазины с большим количеством штучного товара. А еще 37% ― это магазины с номенклатурой от 500 позиций: крупные хозяйственные, канцелярские, строительные магазины, галантерея.

Половина опрошенных предпринимателей признались, что до сих пор ведут учет товара в тетради. А треть (32%) не ведут учет вообще. Только 11% ― используют программное обеспечение для учета товаров, но оно не синхронизировано с кассой и информация о товаре не отражается в чеке. Около 7% опрошенных ведут товарный учет в Excel.

Что дает товарный учет предпринимателю?

Анализ товара

По отчетам предприниматель будет видеть, какие позиции лучше продаются и приносят больше прибыли, а какие остаются лежать на прилавках. Это помогает понять, каких товаров нужно заказать больше, а какие можно не закупать.

Сразу видны ошибки при учёте товаров: дубли, отрицательные остатки, нулевые цены, товары с низкой наценкой.

Контроль кассиров/сотрудников

Все приемки, возвраты, скидки и движения товара фиксируются в программе. Недостача будет выявлена при первой же инвентаризации.

Например, покупатель совершил покупку на 500 рублей наличными, а чек оставил на кассе. Кассир по этому чеку провел возврат, все необходимые документы к возврату прикрепил, и деньги из кассы забрал себе. Товара на полке нет, т.к. реального возврата не было. Инвентаризация покажет недостачу. По отчету о движении товара предприниматель сможет проверить, кто именно сделал возврат этого товара.

Работа с технологическими картами. Продажа составных товаров

Актуально для общепита и мелкого производства.

В общепите ведение техкарт обязательно. Ведение техкарт в товароучетной системе позволяет отслеживать затраты на закупаемые ингредиенты и их расход, себестоимость. А также не допускать попадание блюд в стоп-листе. Например, в кофейне при продажи кассир выбирает на кассе товар «Капучино», а со склада будет списано все пропорционально составленной тех.карте. Интеграция техкарт в товароучетную систему также позволяет выявлять нарушения и хищения со стороны персонала.

В товароучетных системах также можно учитывать продажу состаных товаров. Часто предприниматели собирают комплекты, чтобы распродать остатки,или продают отдельные ингредиенты составного товара. Например, к праздникам предприниматель может собрать из отдельных товаров подарочные наборы (ходовой + залежавшийся товар). Или, наоборот, распаковывать поступившие от поставщика комплекты на отдельные товары, если набор дорогостоящий и с большей вероятностью купят отдельные элементы.

Складские операции

Приемка товара, переоценка, списание, возвраты и тд.
Товароучетные системы позволяют удаленно проводить переоценку товара, не задействуя кассира. Например, товар поступил с новой закупочной ценой или потерял товарный вид или не продается долгое время и затоваривает склад.

Перемещение товара между торговыми точками

Если у предпринимателя несколько торговых точек, и товар между точками регулярно нужно перемещать. Перемещение позволит списать товар с остатков в магазине А и оприходовать в магазине Б.

Печать ценников и этикеток

Товароучетные системы позволяют легко создавать новые ценники, в том числе со скидкой.

Чек-лист. Как автоматизировать торговую точку?

Выберите товароучетную систему

Программ и приложений для товарного учета множества. Стоимость ― от 500 рублей в месяц и выше. Программы, рассчитанные на средний и крупный ритейл, могут стоить дороже.

Учитывайте следующие факторы:

Сегмент бизнеса. Есть универсальные решения для небольшого бизнеса, а есть специализированные под определенный сегмент.

Например, не все программы в базовом варианте дают возможность учитывать составные товары или техкарты. Есть программы, специализированные под аптеки, салоны красоты.

Удобный интерфейс и демо-версия, чтобы оценить, насколько легко вам будет пользоваться программой.
Есть ли бесплатная служба поддержки, помощь в настройке и последующем использовании?
Стоимость. Какой у программы базовый функционал, а какой дополнительный? Насколько программа гибкая и настраиваемая?

Топ-5 популярных товароучетных программ в «Эвотор.Маркет» (для малого бизнеса):

Управление ассортиментом
1С
Управляющий магазином
Subtotal
Мой склад

Заведите номенклатуру

Самый быстрый и простой способ ― запросить у поставщиков электронные формы накладных в формате Excel.
Можно также сканировать штрих-коды на товаре, тогда позиции подгрузятся из облачной базы штрих-кодов (в «эвоторах» справочник товаров уже предустановлен).
При отсутствии штрих-кодов на товаре, можно их сгенерировать в товароучетной системе, распечатать и наклеить на товар.

Инвентаризация. Введите текущие остатки в товароучетную систему
Дополнительное оборудование для товарного учета ― сканер штрих-кодов (около 2-3 тыс. рублей), принтер этикеток (5-10 тыс. рублей).
Продажа товара. Кассир будет сканировать штрих-код товара, онлайн-касса и товароучетная система фиксируют продажу.
Переход на товарный учет ― это основа автоматизации бизнеса. С товарным учётом можно эффективно внедрять программы лояльности и запускать онлайн-продажи.

Источник