5 факторов, которые разрушат ваши планы на день. Часть 4.

Крутые техники тайм-менеджмента, которые не работают

Ну не то чтобы совсем. Скорее — не нужно их воспринимать как спасение. Но попробовать стоит.

Техника помидора. Точнее, Pomodoro. Носит имя кухонного таймера-томата. Суть заключается в том, чтобы чередовать работу и отдых: работаешь 25 минут, 5 отдыхаешь — и так 4 раза, потом делаешь перерыв подольше, около 15 минут. Повторяешь до конца рабочего дня.

Метод Альп. Составляешь список задач на день по приоритетам (как в матрице Эйзенхауэра) оцениваешь, сколько займет выполнение каждой, планируешь время как отношение 60:40 — 60% непосредственно на дела, 40% на форс-мажоры. Все фиксируешь письменно.

Техника Парето. Более известный принцип, который используется не только в тайм-менеджменте. Здесь речь идет о более известном соотношении 80:20. В разрезе планирования времени это означает, что в первую очередь нужно сделать те 20% дел, которые обеспечат 80% результата.

Хронометраж. Долгосрочный метод, который позволяет найти твоих персональных убийц времени. В течение недели записываешь все-все-все, на что уходит твое время, анализируешь и исключаешь ненужное.

Диаграмма Ганта. Позволяет увидеть задачи всей команды на графической шкале времени и то, как они связаны между собой: сдвигается одна, остальные тянутся за ней.

Метод лягушек. Заключается в том, чтобы делать мелкие противные дела («лягушек») прямо с утра, чтобы они не копились. Подумать, какую мелочевку нужно сделать, раскидать по дням недели и выполнять одну задачу каждое утро.

Таких методов и техник тайм-менеджмента с интригующими названиями куча. Тем, кто уже успел все попробовать и разочароваться, советуют просто выделять в течение дня несколько окон, чтобы ответить на почту и пообщаться с клиентами в мессенджере. Но штука в том, что размер этих окон не может быть фиксированным — ты установил себе рамки в пятнадцать минут, всем написал, одни ответили тебе только через полчаса, другие вообще через пять.

Почему методики не работают и как спастись? Причин хватает и без тех распространенных ошибок, о которых мы писали в самом начале.

1. Мы устаем. И эффективность падает не только в течение дня, но и от отпуска к отпуску, скажем.
2. Мы запрещаем себе отдыхать. Нам кажется, что даже в свободное время мы должны делать что-то полезное: читать, учить английский, нарабатывать новые контакты.
3. Рамки нервируют. Мысль о том, что задачу надо сделать к определенному времени, негативно сказывается на работоспособности.
4. Мы не готовы к неожиданностям. К ним просто невозможно привыкнуть, хотя они и происходят каждый день.

Скоро рассвет, выхода нет?

Выход

Если работаешь с большими потоками информации — страдай, терпи и импровизируй. Ценность менеджера проектов как раз в том, чтобы уметь принимать решения здесь и сейчас, подстраиваться под обстоятельства, находить выход при новых условиях, договариваться с командой и клиентом. И практика показывает, что для этого куда важнее быстро соображать, чем знать тысячу техник тайм-менеджмента и планировать время. Где-то — возможно, но не в digital. У нас все здесь и сейчас.