Искусство коротких писем
Сохраните время и лицо при помощи этих техник.
Как экономить час в день или больше на электронной почте? Очень легко: пишите короткие письма. Не короче, а короткие - всего несколько предложений.
В жизни не так много ситуаций, которые требуют письмо длиной в роман. Я бы поспорила, что вообще существуют ситуации, в которых может потребоваться письмо длиной больше абзаца или двух. Все, что длиннее этого, должно быть просто упаковано в приложения, а не в тело письма.
Знаете, кто пишет короткие письма? Люди, которые чрезвычайно заняты и не могут писать длинные ответы. Также люди, которые выкроили 15 секунд своего драгоценного времени на то, чтобы ответить, и гарантированно не будут думать снова об этом письме после того, как его отправили.
А знаете, кто пишет длинные письма? Часто это люди, которым больше нечем заняться. Такое письмо говорит, что у человека полно свободного времени, его очень волнует тема письма или человек, которому это письмо отправляется, или и то и другое. Присмотритесь к людям, которые отправляют вам длинные письма, и вы увидите закономерность.
Спросите себя: каким из этих типов вы хотели бы быть?
Преимуществ коротких писем - множество. Если вы отправляете кому-то очень длинное письмо, то есть вероятность, что его поместят в папку “Ответить позднее”, где письмо сгниет с такими же надолго забытыми письмами. То есть ответа вы не получите или получите, но совсем не так скоро, как ожидаете.
Писать короткие письма - это искусство. Да и вообще писать коротко - это искусство. Сегодня люди ценят прозрачность и краткость больше, чем когда-либо. Они читают письма, пока ждут на светофоре или едут в общественном транспорте, и уж точно не хотят листать вниз страницу за страницей вашего потока сознания.
Итак, когда вы создаете ваше письмо, то перед тем, как нажать “Отправить”, представьте вашего адресата, читающего письмо со смартфона в ванной. Все ли понятно в вашем письме из нескольких строк или он окосеет, пока будет пролистывать ваше письмо строчка за строчкой.
Американский театральный продюсер Дэвид Беласко, живший на рубеже 19-20 веков, однажды сказал:
“Если вы не можете написать вашу идею на обороте моей визитной карточки, у вас нет понятной идеи”
Теперь, когда вы знаете достоинства коротких писем, самое время перейти к практике. Прежде всего, короткое письмо - это не грубое письмо. Оно должно содержать все ожидаемые тонкости: подходящее приветствие, дружелюбный тон и т.д.
Не растекайтесь мыслью, подумайте, прежде чем писать. Представьте, что вы живете в старые добрые времена, когда почту писали от руки или печатали на машинке и не было возможности удалить то, что уже на листе, и для безупречного результата вы должны все предусмотреть с самого начала. Это означает, что сначала надо несколько раз подумать, прежде чем написать то, что вы хотите сказать. Обдумайте, что вы хотите сказать и только после этого скажите - при помощи минимального количества слов, которые только возможны.
Почему так?
Иногда нам задают вопросы, на которые мы не знаем, как ответить. Тогда мы начинаем писать что-то бессвязное, что никак не относится к вопросу. И это одна из форм затягивания с ответом. Это позволяет вам почувствовать себя продуктивным в то время, как вы просто ходите вокруг да около. Обдумывание того, что вы собираетесь сказать, заставит вас говорить прямо и не молоть вздор. Вот отвратительный пример того, как это правило не выполняется:
“Если ты не возражаешь, то когда у тебя будет минута, не мог бы ты, пожалуйста, посмотреть прикрепленный отчет и сказать мне, что ты думаешь? Я буду благодарен за любую помощь и совет, который ты можешь дать”
О! Это ужасно писать и еще ужаснее получать. Вместо этого попробуйте так:
“Пожалуйста, посмотри прикрепленный отчет и пришли свое мнение. Спасибо!”
В тексте все еще есть и “спасибо” и “пожалуйста”, так что вы все еще вежливы, однако при этом говорите прямо и коротко. По моему мнению, восклицательный знак после “Спасибо!” передает интонацию и поэтому письмо не выглядит резким и принудительным.
Есть еще подсказки для мастерского написания писем. Всегда пишите в одном письме на одну тему. Если будете обсуждать несколько тем в одном письме, то это приведет к путанице и задержкам, потому что получатели не будут отвечать до тех пор, пока не будут иметь ответа на все ваши вопросы. Если вы задаете пять вопросов в одном письме, то вам придется ждать, пока получатель не будет иметь ответа на все ваши вопросы (и пока он будет думать, что еще есть время откладывать ваш длинный список).
Эта же техника поможет вам эффективно использовать строку для темы письма. Многие люди просто оставляют тему пустой или пишут какую-то бессмысленную фразу, типа “Привет!” - но это же самое ценное место в ящике получателя. Тема, имя отправителя и время - это все, что видит получатель до того, как открыть письмо. И именно на основании этой информации принимает решение, открывать его или нет.
Поэтому тема письма становится единственным способом повлиять на решение немедленно открыть ваше письмо после получения. После того, как вы выбрали одну мысль для вашего письма, сразу идите в строку “Тема” и впишите туда эту мысль.
Скажем, вы отправляете коллеге письмо с пятью вопросами: четыре простых и один сложный вопрос, на который пользователь не знает ответа сразу. Если вы напишете пять вопросов в одном письме, то будете ждать, пока получатель найдет ответ на самый сложный вопрос и в это время не будет отвечать на остальные. Еще вы можете получить ответ на 4 легких вопроса и обещание прислать дополнительный ответ на пятый вопрос. И этого никогда не произойдет, потому что ваше письмо уже помечено как отвеченное.
При этом если вы отправите пять отдельных писем, каждое из которых содержит по вопросу, получатель сможет быстро ответить на все простые вопросы и сохранит напоминание, что нужно ответить на пятый вопрос, потому что отдельное письмо все еще осталось неотвеченным.
Конечно, вы можете чувствовать себя глупо, создавая сразу пять писем, однако будете очень рады позже, когда сможете отслеживать всю беседу по отдельной теме в отдельной ветке. И вы можете быть уверены, что получатель оценит вашу организованность и предусмотрительность.
Удобный инструмент, который поможет вам экономить время и быть организованным в написании писем - это почтовые шаблоны. В зависимости от вашей работы и причин, по которым вы пишете письма, вы можете заметить, что рассылаете варианты одного и того же письма несколько раз. Возможно, вы обслуживаете клиентов и отвечаете на одни и те же вопросы раз за разом, или вы должны побыть с ребенком, а ваши друзья и коллеги продолжают писать вам письма. В любом случае, независимо от ситуации, если вы заметили, что постоянно пишете один и тот же текст, то пришло время использовать шаблоны.
Я большой фанат упрощения разных дел, насколько это возможно. Большинство почтовых сервисов позволяют вам создавать шаблоны, которые вы можете и редактировать, и отправлять при помощи одного клика мышки. Если вы хотите узнать об этом больше, то простой поиск в гугле покажет вам, как установить шаблоны, которые будут работать на вас.
Я предпочитаю использовать старый добрый документ Notepad, чтобы создавать и хранить мои шаблоны. Каждый раз, когда я понимаю, что пишу тот же ответ, я добавляю текст письма в мой документ с шаблонами.
Все, что должно быть персонализировано (например, имя получателя, дата или другие детали), я заменяю на “ХХХХХХ”, чтобы глаз сразу цеплялся за это место и я случайно не отправила шаблон без персонализации. Я использую документ Notepad, а не предустановленные шаблоны в outlook или temp mail, потому что они могут отправиться без необходимых уточнений.
Что если для жалоб на позднюю доставку товара использовать ссылку на форму обратной связи? Меньше всего я бы хотела, чтобы недовольный покупатель оставил свой фидбэк до того, как я смогу решить его проблему и снова сделать его довольным. Поэтому я стараюсь сама составлять письмо из моего шаблона в зависимости от ситуации. Таким образом я составляю письмо из шаблона, как и любое другое письмо, и могу строго контролировать его содержимое. Если вам хочется попробовать превратить ваше письмо в шаблон при помощи вашего почтового клиента, обязательно сделайте это.
Короче говоря, короткие письма выгодны всем. Сейчас вы знаете, как делать это, и сможете сэкономить на почте до целого часа в день и станете настоящим гуру в этом деле.