Статья: Систематизация электронной почты (+Outlook)
5 лет назад я устроился в Роснефть и все, что знал про электронную почту в целом и про Outlook в частности - это только то, что это пережиток прошлого, нужный лишь для регистрации на сайтах. Как же я ошибался... Электронная почта - это самая эффективная форма рабочего общения, а Outlook - отличный комбайн эффективных инструментов для продуктивной работы. А сказать, что я офигел когда узнал, что письма можно отзывать - ничего не сказать.
Все ведь думают, что сейчас для общения лучше подходят мессенджеры, да? Быстро, легко, есть у всех, есть смайлики. Кайф. И да, и нет. Мессенджеры - это более неосмысленное общение, где вы фактически частенько перебиваете друг друга, а мысли и темы скачут как флаббер. С другой стороны почта - вы не пишите со скоростью разговора, вы думаете! И только потом пишите. Это ключевое отличие и главное преимущество. Это здоровый диалог, где собеседники по очереди высказывают свои мысли.
Однако думать в процессе написания писем это еще не все, надо еще правильно использовать почту, иначе из эффективного партнера она превратится в хаотичного врага и только усложнит работу.
Статья состоит из двух глав: первая содержит общие правила для пользования почтой, вторая применительно к Outlook.
I. Общее
1. Аккаунты.
Скажите, вы все еще пользуетесь той почтой, которую завели в школе/универе? Это та, которую вы назвали по приколу hitman, penisdominator, sancho000007 и т.п. И отправляете с нее резюме в серьезные фирмы. Перестаньте позориться, заведите уже почту с адекватным адресом. Встречают по одёжке и все такое, не усложняйте себе жизнь.
- Личная.
Для личной жизни и всякого спама, которому подвергаются все почты попадающие на различные сайты. - Рабочая.
Только для работы и точка.
- Фокус внимания на деятельности.
Пока вы читаете рассылки, то не отвлекаетесь на рабочие переписки и наоборот. - Упорядоченное хранение.
Гораздо проще искать рабочую информацию среди только рабочей и наоборот.
В итоге в рабочее время вы не будете отвлекаться на личные письма и наоборот.
2. Инбокс.
Всегда пустой. Это на самом деле самое главное, простое и эффективное решение. Не надо создавать хаос на пустом месте и терять письма в бесконечном списке.
Прочитали письмо и обработайте его сразу, а после поместите в архив (в соответствующую папку). Есть 4 варианта обработки:
- Добавить событие в календарь, для писем, которые содержат встречи, совещания и прочее.
- Сразу ответить на него или выполнить задачу, если это занимает не более 2-ух минут.
- Создать задачу:
- с четкой формулировкой, если очевидно что делать и займет это более 2-х минут
- с формулировкой «Обработать», если неочевидно что делать (сюда же относятся информативные письма, чтение которых занимает более 2-х минут)
4. Сохранить полезные материалы из письма в папку на ПК.
В итоге вы не упустите из виду ни одно письмо и не пропустите ни задачи, ни важную информацию.
3. Папки.
Тут можно упороться в колоссальное количество папок, как я в начале работы с почтой, и в ничтожно малое. Истина, как водится, по середине. Иначе это будет только мешать.
Главный секрет создания структуры папок - логика и ассоциации. Распределение писем по папкам в первую очередь должно быть очевидно для вас. Что приходит в голову когда читаете письмо? Такую папку и создайте. В итоге вам не придется запоминать куда положили письмо при поиске, а подумать куда бы вы его положили.
Я сочетаю все эти способы. Но основные - это бизнес-процессы и проекты. По этой же логике у меня распределены папки с файлами на компьютере.
В итоге вы знаете куда положить письмо и где его потом найти спустя годы.
4. Уведомления.
Выключены для всех входящих. Это вообще золотое правило не только для почты, но и почти всех приложений. Вы ничего не потеряете не прочитав письмо в момент его получения, кроме фокуса над задачей. А о сверхсрочных письмах вам обязательно напомнят позвонив, не сомневайтесь.
5. Подпись.
Она должна помогать вашему собеседнику и не быть перегруженной.
Посмотрите как выглядит регламентная подпись в Роснефти:
Все, что вам (точнее вашему собеседнику) надо, это:
Некоторые еще используют подпись в маркетинговых целях, добавляя туда прайсы, акции и т.п. И это оправдано, но только в случае когда не перегружает подпись.
Лайфхак: за неделю до отпуска напишите об этом в подписи. Это поможет закрыть дела, о которых вы забыли.
6. Автоответ.
Всегда ставьте автоответ когда уходите в отпуск, с указанием контактов человека, который вас замещает и датой выхода из отпуска. Так вы не упустите важные задачи и клиентов.
7. Рассылки.
Умоляю, отвечайте на рассылки всем людям только когда это необходимо. Достаточно ответить только отправителю и нескольких людей поставить в копию. Всем остальным не нужны ваши правки по разосланному документу, которые касаются только вас и пары людей.
Лайфхак для рассылающих письма: если всех адресатов поставить в скрытую копию, то вы лишите их возможности отвечать всем получателям.
8. Автофильтрация.
В Роснефти есть много однотипных рассылок, которые нахер не нужны в моменте получения, но могут пригодиться в будущем. Для таких писем есть удобный инструмент автофильтрации, который при получении письма сразу перемещает его в нужную папку. А вы потом прочитаете его когда будет время и не засрёте инбокс.
II. Outlook
1. Задачи
В аутлуке на удивление функциональный и простой менеджер задач. Подробно про постановку задач рассказывал в статье Постановка выполнимых задач.
1.1. Все письма содержащие задачи помечаем флажком и обязательно переименовываем (!), иначе будет ворох задач с непонятным текстом темы, а их, как правило, пишут бездарно.
1.2. Каждой задаче своя категория, по цвету.
Мало кто знает, но категории эти можно переименовывать и добавлять цвета. Я рекомендую:
- красные для задач, которые если не сделать, то будет хуже
- зеленые для задач, которые если сделать, то станет лучше
- желтые (золотые) для задач, которые если не сделать, то станет хуже, а если сделать, то станет лучше
- серые для задач в режиме ожидания, их я ставлю в дополнение к предыдущим
- синие для задач, которые надо обработать и решить что с ними делать
- фиолетовые для поручений, для контроля исполнения
1.3. Повторяющиеся задачи для, очевидно, повторяющихся задач.
Это безумно облегчает работу и позволяет не забывать о задачах, особенно если в описание задачи добавить ссылки на папки с необходимыми материалами и мини-инструкциями.
2. Календарь
Он нужен не только для совещаний, но и для сфер работы (подробнее в статье про расписание).
Добавьте события для определенной деятельности с напоминаниями. Например:
- время для планирования дня, в которое вы только планируете задачи и ничего больше
- время для лягушки, самого противного на день задания
- время для утреннего менеджмента, чтобы отправить письма, сделать пару звонков, которые запустят процессы для дел, которые будут находиться после этого в режиме ожидания
- время для созидания, которое улучшит вашу работу
- время для обеда и перерывов, они так же важны как и красные задачи
- время для подведения итогов дня и просмотра выполненных задач, чтобы создать новые задачи. Потому что часто бывает так, что одна завершенная задача вызывает собой новую.
Когда-то давно прочитал, что в Японии важные документы перед отправкой архивируют и ставят пароль, который отправляют следующим письмом. Я тогда подумал: какой бред. А потом столкнулся с этой же механикой в Роснефти)).
Надеюсь моя система поможет вам превратить почту в инструмент продуктивности, а не хаоса и тревожности.
Прошлое экспертное: порядок в Outlook - порядок в работе.