✅ Постановка выполнимых задач
Время на прочтение = 10 мин.
Когда-нибудь находили в своём менеджере задач названия этих самых задач типа «Вася 3 часа», «Придумать как заработать», «Начать заниматься спортом», «Уборка», «Выучить английский», после чего задавались вопросами «А что сделать то?» и «Кто такой Вася?»? Я находил. И задавался. И менеджер задач у меня был переполнен, а я постоянно стресовал т.к. не понимал что я должен сделать, как и главное - зачем. Решение было найдено одновременно и простое и сложное - правильная постановка задач, о которой я могу очень долго разговаривать т.к. тема очень обширна и интересна для меня. Это наверное самая интересная для меня, в плане написания, статья.
Что это?
Для формулировки определения «постановка задачи» сначала необходимо разобрать еще два определения:
- Путь для достижения цели
- Порядок осознанных действий, направленный на получение результата
- То, с помощью чего достигают
- Ответ на вопрос: «что сделать?»
- Средство передвижения по пути для достижения цели
- Порядок неосознанных шагов, направленный на выполнение задачи
- То, как достигают
- Ответ на вопрос: «как сделать?»
Следовательно, постановка задачи - это определение конечного результата, действий по его получению и правильная формулировка.
Существует много типов задач, сегодня я раскрою три, для правильного понимания статьи:
Типы задач по источнику происхождения:
- Внутренние
Это ваши личные задачи, их источник - вы. Они «вытекают» из личных целей и влияют на их достижение. - Внешние
Их источник – другие люди и обстоятельства и они тоже имеют цели, но они, как правило, находятся в плоскости текущих процессов (например, задачи от руководителя). И эти цели имеют очень короткий срок достижения.
Типы задач по влиянию результата на цель:
- Красные 🔴
Не дают откатиться назад, но и не двигают вперед.
Обязательные задачи, которые если не сделать, то будет плохо. - Зеленые 🟢
Двигают вперед и не влияют на откат назад.
Необязательные задачи, которые если не сделать, то не продвинешься вперед. - Желтые 🟡
Не дают откатиться и двигают вперед.
Обязательные задачи, которые если не сделаешь, то не продвинешься вперед и откатишься назад.
- Личные задачи
Это задачи, которые мы ставим сами себе. - Поручения
Это задачи, которые мы ставим другим людям.
Зачем это?
Придавая размытым границам задачи четкие контуры понимания вы перемещаете её с уровня определения возможных действий сразу на уровень их совершения. И в момент выполнения задачи вам нужно не думать как это сделать, а сделать это.
Как это сделать?
Главный принцип постановки задач - полюбить себя будущего больше, чем себя сегодняшнего.
Если вы сейчас не хотите делать задачу, то с чего вы взяли, что будущий вы захочет? Упростите задачу или подумайте над альтернативной, которая поможет достигнуть цель.
В данной статье, как продолжение предыдущих, а разберу задачи, которые:
- По типу происхождения - внутренние, опирающиеся на личные цели.
- По типу исполнителя - личные задачи, которые человек ставит сам себе.
Для других комбинаций типов задач алгоритм постановки будет слегка отличаться и я обязательно об этом напишу в отдельной статье.
Алгоритм постановки внутренних личных задачи:
1. Выбрать месячные цели. Что будем достигать?
2. Разбить месячные цели на недельные задачи. На данном шаге нужно составить планы по достижению целей.
Эти планы будут состоять из 3 пунктов, по одному на каждую неделю. Почему 3, а не 4? Потому что нужно оставить 1 неделю на отдых, анализ выполненной работы и корректировку будущей.
Делать это нужно в конце каждого месяца, желательно в воскресенье последней недели. Это может и не быть 30/31 число, главное - сохранять разделение месяца на 4 недели
В итоге у вас появятся черновые формулировки задач на каждую неделю месяца.
3. Определить необходимый и понятный результат задач. Результат задачи должен быть очевидным для всех и ориентирован на цель, чтобы в момент его получения не осталось сомнений в завершении задачи.
Цель формулировки - максимально упростить процесс выполнения задачи будущему себе.
Критерии эффективной формулировки задачи:
- Отвечает на вопрос: «что сделать?».
- Начинается с глагола понятного действия.
- Ясность.
Влияет на скорость и сложность выполнения задачи.
Представляет собой первоочередное действие по достижению конечной цели, который не требует размышлений.
Если не очевидно как сделать задачу, то это цель и ее нужно разбить на простые задачи. - Пример: «Заниматься спортом» - цель, а не задача и первой задачей по ее достижению должна быть «Выбрать вид спорта».
- Результат очевиден
Рекомендации формулировки задачи:
- Формулировать как поручение обезьянке.
Иначе говоря - задача должна быть понятна всем. - Написать в начале задачи время на её выполнение.
При планировании будет проще и правильнее назначить время для старта выполнения задачи, а при выполнении будет понятно - успеете ли вы ее сделать сейчас, если расписание задач сместится. - Написать в задаче тематику цели.
- Добавить необходимые материалы к задаче
Идеальная формулировка задачи = Тип + Время на выполнение + Тематика + Конечный результат + Следующий шаг
- Пример:
5. Распределить недельные задачи по дням недели.
Распределять задачи нужно в конце каждой недели. Тут кому как удобнее - пятница/воскресенье. Я делаю по воскресеньям.
Т.к. каждый мой день посвящен отдельной сфере жизни, то и задачи распределены равномерно по всей неделе. К примеру в понедельник и вторник у меня стоят задачи из сферы активов, в среду из сферы тела и т.д.
В итоге у вас появятся задачи на каждый день недели.
6. Назначить время выполнения задачи.
У каждого дела в плане должно быть свое строго определенное время, в течение которого лучше не заниматься ничем другим. Если у задачи нет своего времени, то и задачи все равно что нет.
Например, выделите на проверку почты и сообщений час и больше не отвлекайтесь на них в течение дня (к слову, есть целое исследование, обнаружившее, что те, кто так делает, чувствуют себя счастливее и испытывают меньший стресс). Так вы не будете терять в эффективности: чтобы полностью переключиться на очередную задачу, даже небольшую, мозгу требуется примерно 23 минуты и 15 секунд.
Рекомендации назначения времени:
- Планировать стрессовые задачи на утро.
В это время уровень гормона кортизола, отвечающего за мобилизацию организма, естественным образом повышен. Поэтому и справляться с трудностями, как выяснили японские ученые, бывает проще. - Планировать не очень ответственные дела, в которых не страшно допустить ошибку, на время с 12 до 16.
В промежуток между полуднем и 4 часами дня нам бывает сложнее всего сосредоточиться, свидетельствуют данные небольшого исследования 2009 года - Планировать на ранний вечер или конец дня умственную работу.
В это время температура нашего тела обычно самая высокая. А это, по данным исследований, напрямую связано со способностью мозга справляться с вычислениями в уме: чем мы теплее, тем лучше наши результаты. Возможно, это связано с тем, что когда температура естественным образом повышается, усиливается метаболизм в головной коре — и когнитивные процессы ускоряются.
Вечером, как утверждает научная работа, мы лучше справляемся и с делами, требующими креативности и открытости мышления. Возможно в этом нам помогает усталость — мы ослабляем контроль и мозг может более свободно искать альтернативные пути решения проблемы. - Планировать приятные задачи на вечер.
Чтобы ложиться спать с приятными эмоциями.
Если вы, как я советовал в статье про структурирование расписания, разделили день по сферам деятельности (менеджмент, созидание, потребление, идеация), то вам будет легко распределить задачи по времени в течение дня.
Распределять задачи по времени я рекомендую в начале каждого дня при его планировании.
В итоге у вас появятся задачи на каждый час вашего дня.
Выполнение задачи начинается с её постановки, а правильная постановка задачи - половина её выполнения. Поэтому правильно ставьте задачи и сложностей в их выполнении не возникнет.
Прошлая статья: постановка жизненных целей на квартал/месяц.
Следующая статья: структурирование личных финансов
Telegram-канал Тайм-менеджер.