6 советов для эффективных виртуальных коммуникаций

И в крупных, и в небольших компаниях руководители продумывают, как и когда возобновлять работу в офисе, но все понимают, что виртуальные собрания никуда не денутся — как и связанные с ними проблемы и поводы для раздражения. По мере того как мы будем возвращаться к личным встречам, виртуальные совещания будут становиться гибридными.

Теперь, когда мы (по большей части) решили технические проблемы, нашли кнопку «отключить микрофон» и научились делиться слайдами (но не демонстрировать свой экран), мы столкнулись с более адаптивной задачей проведения эффективных виртуальных встреч. В результате нашего недавнего опроса мы обнаружили, что в связи с пандемией люди делают меньше презентаций, но больше говорят на виртуальных встречах. И часто остаются ими недовольны. На наших виртуальных семинарах, посвященных коммуникациям, мы слышим от клиентов, руководителей различных организаций, неважно, работают ли они в небольших некоммерческих проектах или в компаниях, входящих в Fortune 50, одни и те же вопросы: «Как нужно говорить во время виртуальной встречи? Как мне и моей команде не перебивать друг друга?»

От этого могут зависеть доходы вашей компании, как в случае, рассказанном одним из наших клиентов: «Мы с членами команды постоянно перебиваем друг друга, и когда мы делаем это при клиентах, бывает очень неловко».

Как я уже писала в статье, опубликованной в Harvard Business Review, готовность к лидерству отчасти определяется желанием говорить на совещаниях. В отсутствие возможностей для личного общения наше взаимодействие с другими людьми в виртуальном пространстве является основной движущей силой наших отношений, профессиональных и личных. Исходя из этих соображений, предлагаю три совета о том, как выступать на виртуальных собраниях, и три совета, когда стоит воздержаться.

Как выступать

1. Подготовьтесь заранее. Если вы знаете, что хотели бы сказать несколько слов на предстоящем собрании, заранее сообщите об этом организатору. Так он сам даст вам слово, и вам не придется никого перебивать.

Примечание. Я настоятельно рекомендую приглашать организатора или назначать ведущего встречи, если в ней участвуют пять и более человек. Ведущий поможет вам не отвлекаться и будет следить за временем. С такой координацией вы сможете на встрече с клиентами выступить профессионально единым фронтом, что только подкрепит позиции вашего бренда.

2. Используйте слово-заполнитель, чтобы вклиниться в разговор. В статье 2019 года я писала, что иногда слова-паразиты и междометия вроде «эээ» и «эм» могут быть полезны. Продуманное употребление слов-заполнителей вроде «кстати» или «вы знаете» во время виртуальной встречи сигнализирует другим, что вы хотите высказаться. Можно их использовать, когда вы чувствуете, что человек закончил мысль, тогда активным экраном на платформе будет автоматически выведен ваш канал, и это будет сигнал, что вы собираетесь что-то сказать.

Примечание. Если кто-то пытается так сделать, когда говорите вы, но вы не закончили, можно сказать: «Минутку, я скоро передам вам слово».

3. Сделайте комплимент и развейте мысль. Мой любимый метод на личных встречах можно применять и на виртуальных. Если вам нужно перебить человека, сделайте ему комплимент («Спасибо, Джефф, отличная мысль, я хотел бы добавить») и затем ведите разговор в нужном вам направлении. Так вы отдаете должное говорящему, но получаете возможность вступить в беседу. Если вам кажется, что вы перебиваете человека, который все-таки хотел бы продолжить, признайте это: «Я рискну перебить Джеффа, но хотел бы развить его мысль и сказать…» Этот метод особенно эффективен на гибридных встречах, когда вы находитесь у экрана и не можете считывать невербальные сигналы других людей.

Примечание. Что происходит, когда двое говорят одновременно, а организатора нет? Вместо того чтобы 30 секунд играть в «Извините… после вас», попробуйте сделать так (однако не забывая о местной культуре и организационной политике):

Если вы уже говорили на этой встрече, уступите другому человеку и дайте ему выступить: «Пожалуйста, говорите вы».
Если вы еще не говорили, скажите: «Спасибо, я буду краток». И продолжите.

В то же время нас очень расстраивают люди, которые слишком много говорят на собрании. Если вы подозреваете, что являетесь таким человеком, то когда стоит помолчать?

Когда стоит воздержаться от выступления

Если собрание должно было закончиться пять минут назад. Сегодня наши клиенты жалуются, что виртуальные встречи идут одна за другой и у них нет даже минуты на передышку. Если вы знаете, что встреча идет дольше отведенного времени, и то, что вы хотите сказать, не особо важно, воздержитесь.

Когда то, что вы хотите сказать, не требует решения от присутствующих на встрече. Если вашу информацию можно отправить участникам по электронной почте, рассмотрите этот вариант, вместо того чтобы выступать и тратить время на встрече.

Если вы говорили большую часть встречи. Некоторым людям нужно больше времени, чтобы сформулировать свои мысли, чем другим. Если вы любите вклиниться и высказать пришедшую в голову мысль, не исключено, что вы отнимаете возможность у коллеги, который хочет сказать что-то не менее ценное.

Поскольку организации возвращаются в офисы постепенно, в обозримом будущем нам еще предстоят и виртуальные, и гибридные встречи. Участникам коммуникаций понадобится быстро ориентироваться в этой реальности и плавно переключаться между участниками. Воспользуйтесь этими советами, чтобы быть готовыми к эффективному общению, как личному, так и виртуальному. Вы сэкономите время, сможете избежать многих досадных моментов и создадите более продуктивную рабочую среду.

Об авторе

Эллисон Шапира (Allison Shapira) ведет курс «Искусство коммуникации» в Школе управления им. Кеннеди Гарвардского университета. Основатель и генеральный директор компании Global Public Speaking, обучающей начинающих и опытных руководителей ораторскому мастерству. Автор новой книги «Speak with Impact: How to Command the Room and Influence Others» (HarperCollins Leadership).

источник: Harvard Business Review