Пять правил выдающейся эффективности

”Парадокс эффективности”

В наше время попытки вовремя сделать все, что было запланировано, нередко заканчиваются сильным стрессом. Да, новые технологии позволяют делать больше за меньшее время. Но здесь кроется парадокс: жить и работать от этого стало не проще, а сложнее. На нас обрушивается неиссякаемый поток информации, порожденный современными технологиями, постоянно требуя внимания. Этот информационный поток ставит перед нами все новые и новые задачи; далеко не все из них важны, но мы этого не осознаем. Ритм нашей работы, опять же благодаря современным технологиям, значительно ускорился. Непрекращающееся поступление новых задач, дел, обязанностей и поручений представляет серьезную угрозу для здоровья и работоспособности. Энергия, как умственная, так и физическая, при подобных перегрузках быстро истощается. Ее хватает только на то, чтобы просто вовремя выполнять поставленные задачи. К концу дня мы чувствуем себя полностью выжатыми и вдобавок испытываем недовольство собой, потому что у нас нет повода гордиться тем, что было сделано.

Сегодня для успешной работы необходимо уметь очень быстро принимать решения. Проблема в том, что новые задачи возникают спонтанно, поэтому решать их линейно, по мере поступления, не получается. Работать больше – тоже не лучший подход. Осложняется все еще и тем, что мы постоянно отвлекаемся. Например, пытаемся найти в Интернете важную информацию, а через некоторое время обнаруживаем, что смотрим видео или читаем статью. Исследование, охватившее свыше 350 тысяч человек со всех континентов, показало, что большинство людей тратят 40% времени на действия, не имеющие особой ценности ни для них, ни для их компаний. Отвлекающие моменты и постоянно возникающие новые задачи лишают нас возможности достичь чего-то действительно существенного, того, к чему мы стремимся особенно сильно. Научившись сознательно распределять время и расходовать его на самое важное, вы найдете “ключ к эффективности”. Эффективность и успех при этом будем понимать в широком смысле: “прежде всего речь идет о выполнении своей работы так, чтобы это приносило удовольствие”, а также о самореализации и возможности посвящать себя тому, что для вас ценно. Научиться важным навыкам – управлять процессом принятия решений, собственным вниманием и энергией – вам помогут “пять правил выдающейся эффективности”.

“Во времена, когда мы как никогда прежде способны добиваться выдающихся результатов, нам труднее, чем когда-либо, работать”.

Правило 1. Обращайте внимание на важность, а не на срочность

Один отдел нашего мозга отвечает за обработку ощущений и чувства удовольствия и за формирование привычек. Он реагирует на все мгновенно и интуитивно. Другой отдел отвечает за сознательное принятие решений, планирование и самоконтроль. Вместо того чтобы просто реагировать весь день на раздражители, постарайтесь задействовать другой отдел мозга, так чтобы он оценивал, правильно ли вы делаете выбор, распоряжаясь своим временем.

“Необходимо решить три проблемы, лежащие в основе парадокса эффективности. Вы должны научиться следующему: управлять решениями; управлять вниманием; управлять энергией”.

Используйте “матрицу управления временем”. Этот инструмент поможет отличать задачи, которые кажутся срочными, но на самом деле не так уж важны, от действительно важных задач, которые совершенно необходимо выполнить. Матрица состоит из четырех квадратов.

“Необходимость”. Все срочные, незапланированные дела, которыми нужно заняться незамедлительно, иначе возникнут серьезные неприятности. Если рассматривать потраченное на них время как инвестиции, то сколько вы вложите, столько и получите. Мгновенно реагируя на задачи из этого квадрата, вы ничего выдающегося не достигните.
“Выдающаяся эффективность”. Дела, от которых зависят результаты вашей работы, степень вашей удовлетворенности и достижение ваших главных целей.
“Отвлечение”. Дела, которые кажутся срочными, но не приближают вас к цели. Этот квадрат можно спутать с квадратом 1. Однако на самом деле это просто реакция на все возникающие раздражители: письма, сообщения, звонки.
“Бесполезная трата”. Действия, которые якобы позволяют вам отдохнуть от повседневных дел. К ним относятся просмотр телешоу, интернет-серфинг, пустая болтовня. Тратя на них много времени, вы добиваетесь прямо противоположного – еще больше устаете.

“Существуют пять правил, которые при их последовательном применении помогают нам подняться над хаосом и чувствовать удовлетворение в конце каждого дня”.

Если вы будете распределять свое время сознательно, в соответствии с этой матрицей, то вам придется гораздо меньше тратить его на решение проблем и устранение кризисных ситуаций. Контролируя свое время и планируя свою жизнь, вы будете чувствовать себя намного увереннее. А это обязательно повлияет не только на вашу трудовую деятельность, но и на личную жизнь. Как только вы сосредоточитесь на действительно важных делах, уровень стресса значительно снизится.

“Планирование… на основе глубинных мотивов и побуждений поможет вам обрести спокойствие и чувство целостности и таким образом снять значительную часть стрессов, создаваемых своими руками”.

Чтобы перенаправить приток информации в ту часть мозга, которая ответственна за сознательные решения, используйте процесс под названием “пауза – прояснение – решение”. Попробуйте уловить момент выбора – ту самую долю секунды, когда вы решаете, стоит ли браться за то или иное дело. Затем спросите себя: “Насколько это важно?” – и определите его в соответствующий квадрат.

“Время, проведенное в квадрате 2, сокращает число кризисов и проблем в квадрате 1, поскольку вы целенаправленно занимаетесь планированием, подготовительной работой и предотвращением нежелательных событий”.

Правило 2. Стремитесь к выдающемуся, не останавливайтесь на посредственном

Выдающуюся эффективность определить очень просто: вы ложитесь спать с чувством полного удовлетворения. А это чувство зависит в том числе от того, насколько успешно вы справляетесь со своими жизненными ролями. У каждого человека их несколько. Вы можете быть одновременно начальником, родителем, соседом, другом. Важно найти правильный баланс между ролями. Ведь то, как вы исполняете одну из ролей, сказывается на всех остальных. Проблемы дома могут сказаться на работе и наоборот.

“Гармоничная взаимосвязь всех ролей… дает чувство удовлетворения и самореализации в каждый отдельный момент времени и в целом”.

Обозначьте от пяти до семи своих ролей, которые представляют наиболее важные для вас взаимоотношения и обязанности. Например, супруг, родитель, друг, работник, руководитель. Затем впишите эти роли в круг, так чтобы он оказался поделен на несколько равнозначных сегментов. После этого разместите в этом круге три окружности (должно получиться что-то вроде мишени). Каждая из окружностей – э��о оценка выполнения вами той или иной роли: “Высокая эффективность”, “Обычная эффективность”, “Средняя эффективность”. Теперь оцените, насколько хорошо вы справляетесь со своими ролями: поставьте точку в каждом “ролевом” сегменте в соответствующей окружности. Соедините эти точки прямыми линиями. Теперь вы сможете наглядно оценить, как соотносятся ваши самые важные роли.

“Мы можем наделить задачу воображаемой срочностью, чтобы с головой уйти в нее, поставить галочку и почувствовать удовлетворение от выполнения, не задаваясь вопросом, надо ли вообще заниматься ею!”

Чтобы найти правильный баланс, кратко опишите, в чем состоит для вас успешное выполнение каждой роли. Укажите, какие результаты вы хотели бы получить и какие действия собираетесь предпринять для достижения этих результатов. Начните описание с названия роли (Как родитель я…), затем укажите цель (достичь выдающихся результатов) и соответствующие действия (ужинать всей семьей). Например, можно написать так: “Как руководитель проекта я создам команду, которая достигнет выдающихся результатов благодаря разработке четких процессов и более совершенных технологий, позволяющих лучше обслуживать клиентов”. Для каждой роли следует обозначить достижимую и измеримую цель. Для этого используйте такую формулу: “От X к Y к такому-то моменту времени”. Например: “Повысить сумму сбережений на 5% к 1 января”.

“Одной из самых острых проблем работников умственного труда в XXI веке стало количество решений, которые приходится принимать в течение дня”.

Правило 3. Собирайте большие камни, а не гальку

Представьте себе большое ведро, полное крупных камней и гальки. Крупные камни – это важные дела, способствующие достижению ваших целей из второго квадрата матрицы. Галька – масса мелких дел, требующих вашего внимания. Если сначала вы заполните свое “ведро” времени галькой, то для крупных камней не останется места. Поэтому необходимо научиться делать меньше дел, а отнюдь не больше с меньшими затратами. В этом вам поможет перечень главных задач. Вносить в него нужно не все возникающие дела, а только самые важные – иначе перечень превратится в ведро с галькой. У вас возникло новое дело? К какому квадрату “матрицы управления временем” оно относится? Если к первому или второму, то вносите его в перечень. Если к двум другим, то отбрасывайте. Задачи могут терять свою важность. Поэтому регулярно проверяйте свой перечень и удаляйте из него то, что уже неактуально.

“Цель – автоматизировать максимально возможное количество принимаемых решений и избавить мозг от растрачивания энергии на рутинные, бесполезные и ненужные вещи”.

Активно планируя свою деятельность, связанную со вторым квадратом, вы станете намного спокойнее и увереннее. Для планирования вам потребуется всего полчаса в неделю и 10 минут в день – “обязательство 30/10”. Выделите в своем еженедельнике “временные зоны” – часы для выполнения повторяющихся действий. Например, можно начинать каждый день с часового занятия йогой, после обеда в течение часа разбирать электронные письма или назначить на утро понедельника еженедельные совещания рабочей группы. Расходуйте 30 минут, предназначенные для планирования, на пересмотр своих целей, составление расписания дел, способствующих достижению этих целей, а все остальное выстраивайте вокруг них. Чтобы обеспечить последовательность действий и гибкость планов, уделяйте ежедневно, в начале или конце дня, по 10 минут для корректировки графика: намечайте новые сроки для незаконченных дел и заново расставляйте приоритеты.

“Если у вас есть кому переадресовывать задачи, то это можно считать еще одной формой автоматизации”.

Правило 4. Управляйте своими технологиями, не давайте им управлять вами

Вам все время приходит множество SMS и электронных писем, оповещений и уведомлений, которые требуют ответа. Возникает чувство занятости и якобы срочности, но это не значит, что, поддавшись ему, вы добьетесь положительных результатов. На самом деле значительная часть переписки просто отвлекает вас от главного. Необходимо противостоять этому натиску цифровых сообщений, сражаться за свои приоритеты, стремясь к главной цели.

“Под угрозой срыва сроков качество мышления, необходимое для получения выдающихся результатов, зачастую недостижимо. Альтернатива – научиться естественным образом и сознательно концентрировать внимание, когда в распоряжении еще достаточно времени”.

Учитесь осознанно и продуманно применять технологии. Распределяйте поступающую информацию по категориям “основной четверки”: 1) “мероприятия” – те дела, которые нужно сделать в определенное время; 2) “задачи” – дела, сроки для которых пока не назначены; 3) “контакты” – данные о людях, с которыми вы работаете, или сведения о которых хотите иметь под рукой; 4) “заметки” и “документы” – прочая информация, которую вы хотели бы сохранить и которая не относится ни к одной из перечисленных категорий.

“Что если избавиться хотя бы от некоторых из тех досадных вещей, которые мешают делать работу наилучшим образом, мешают уделять внимание наиболее важным отношениям, не дают заниматься тем, что дарит радость, приносит удовлетворение и позволяет чувствовать успех каждый день?”

Выберите для себя систему, позволяющую организовывать информацию, – на бумаге или электронными средствами, или же основанную на сочетании этих двух методов. Главное – чтобы все хранилось в одном месте. Ваше цифровое хранилище данных должно быть доступно со всех ваших устройств, где бы вы ни находились.

“По выражению популярной писательницы Брене Браун, «Мы принадлежим к культуре, в которой люди считают, что если оставаться постоянно занятыми, то правда жизни нас не достанет»”.

Управлять потоком ежедневно поступающей информации и интегрировать данные можно с помощью “карты процесса планирования дел из квадрата 2”. Когда эта карта пополняется новыми данными, задачами, просьбами и прочим, не спешите за них хвататься: для начала разберитесь, к какому квадрату они относятся. Если к третьему или четвертому – смело отправляйте их в мусорную корзину, а содержимое первого и второго квадратов распределите по категориям “основной четверки”. Чтобы остановить нашествие электронных писем и других мелких дел, используйте следующие приемы:

Побеждайте, не сражаясь. Каждое из электронных писем требует принятия какого-либо решения. Сразу отправляйте спам в соответствующую папку, заведите специальные папки для определенных категорий писем, выбрасывайте ненужные копии сообщений. Фильтрацию писем можно автоматизировать: письма с определенных адресов будут сами распределяться по папкам.
Разберитесь в том, что это. Не откладывайте на потом. В письме вас просят о встрече? Это “мероприятие”. Назначьте и внесите в электронный ежедневник или создайте запись в календаре для команды. К встрече нужно просмотреть статистику? Это “задача”. Занесите в список задач. Письмо пришло от нового сотрудника компании? Внесите его данные в “контакты”. Во вложении есть файл – это “документ”. Золотое правило: письмо открывается только один раз, раскладывается на категории, а затем убирается из папки “Входящие”.
Создавайте ссылки для упрощения поиска. Используйте логичную систему ссылок, которая поможет вам легко найти нужную информацию в своем компьютере или в Интернете.

Правило 5. Поддерживайте свой огонь, не давайте ему погаснуть

Составляя всего 2% массы человеческого тела, головной мозг потребляет 20% его энергии. Стресс, неправильное питание, недостаток физической активности и сна – все это изматывает и ведет к упадку сил. Если же человек устремлен к цели и заботится о своем здоровье, его умственные способности и физическое состояние заметно улучшаются. Существуют “пять драйверов ментальной и физической энергии”.

Движение. Человеческое тело создано для движения. Во время обеденного перерыва прогуляйтесь или воспользуйтесь лестницей вместо лифта. Практикуйте ежедневные упражнения, в том числе кардионагрузки.
Питание. Если вы приучите себя питаться правильно, вас не будет так сильно тянуть к кофе и батончикам, чтобы пополнить запасы энергии в течение дня. Исключите из своего рациона продукты, подвергшиеся значительной технологической переработке и содержащие много сахара. Отдайте предпочтение фруктам, орехам и овощам. Выпивайте ежедневно несколько стаканов воды, потребляйте полезные жиры, протеины и сложные углеводы.
Сон. Чтобы спать намного дольше и лучше, делайте днем физические упражнения, а вечером отключайте свои цифровые устройства, употребляйте алкоголь и кофеин с осторожностью и спите в уютной, спокойной обстановке.
Релаксация. Регулярный отдых после напряженной работы важен для достижения выдающихся результатов. Выделите во втором квадрате место для отдыха, чтобы приятное времяпрепровождение не вызывало чувства вины. Отдыхайте от работы или снижайте время от времени нагрузку, чтобы восстановить потраченную энергию. Или просто делайте во время рабочего дня 15-минутные перерывы. У разных людей восстановление происходит по-разному: некоторые читают, другие гуляют, медитируют, ходят в кино, проводят время с семьей и друзьями.
Общение. Хорошие отношения с окружающими людьми полезны для здоровья. Не жалейте времени на их установление. Жертвуя общением с друзьями и семьей, вы теряете жизненную энергию и поддержку.

Об авторах

Кори Когон, Адам Меррилл и Лина Риннэ занимают руководящие посты в FranklinCovey, международной консалтинговой компании, которая специализируется на тайм-менеджменте и обучении лидеров.