Похитители времени

Кто ворует время?

Есть такие воры, которые не крадут драгоценности или деньги. Они довольствуются чужим временем. “Похитители времени” прерывают вашу работу в самый неподходящий момент, а затем вы замечаете, что большая часть рабочего дня исчезла бесследно. Вот чем оборачивается иногда общение с клиентами, коллегами, руководителями, друзьями и родственниками!

“Мы сами – худшие похитители собственного времени. Если вы с этим не согласны, то напоминаете наркомана, утверждающего, что сможет бросить в любой момент. Он отказывается признать факты. А вы?”

И все-таки для большинства людей самыми худшими “похитителями времени” остаются они сами. Между прочим, задумайтесь: а не отнимаете ли вы, сами того не желая, время у своих коллег? Слишком переживать по этому поводу не стоит. Каждый человек, в той или иной степени, бывает “похитителем времени”.

“Мы виновны в краже времени у окружающих, потому что прерываем их в тот момент, когда они сосредоточены на работе”.

Перерывы в работе – весьма серьезная проблема. В мире современного бизнеса многие сотрудники должны не только справляться со своими заданиями, но и брать на себя обязанности уволенных или ушедших в отпуск коллег. Время превратилось в исключительно ценный ресурс. Под грузом обязанностей многие чувствуют себя Сизифом, тщетно пытающимся вкатить на гору гигантский камень, который постоянно срывается вниз. Повсюду слышны одни и те же жалобы: “Столько всего нужно сделать, а времени так мало!”

Пустая трата энергии, сил и времени

Паузы и приостановки в работе приводят к потерям от 40 до 60% времени – каждый день и каждый месяц. Американские компании теряют на этом 588 миллиардов долларов ежегодно, как подсчитал аналитик Джонатан Спира. Но несмотря на серьезность проблемы большинство сотрудников думают, что с теми, кто отвлекает их от работы и крадет их время, ничего не сделаешь. Люди считают, что попали в зависимость от “похитителей времени”. Многие просто пожимают плечами: “Моим временем управляют другие, – не я”. Но паузы в работе – это лишь первая фаза цикла потерь. Ежедневная лавина вынужденных перерывов приводит к множеству осложнений, среди которых такие, как:

“Перезагрузка системы”. После того как процесс прервали, многим приходится долго соображать, на чем они остановились. Требуются дополнительные силы и время, чтобы опять погрузиться в работу.
Потеря скорости. Напряженная работа помогает набрать скорость. А паузы не дают сконцентрироваться и заставляют периодически возвращаться к уже сделанному. Потерянный темп быстро не восстановить.
Переделки. Частые помехи приводят к ошибкам. Эти ошибки нужно исправлять, что требует дополнительного времени.
Хроническая усталость. Когда нас часто отвлекают, повышаются утомляемость и раздражительность, теряется концентрация, снижаются эффективность и производительность.

“Культура прерванной работы”

В наши дни “культура прерванной работы” распространена повсеместно. Для большинства сотрудников отрывать от дела своих коллег – в порядке вещей. В результате у многих выработалась своеобразная психологическая зависимость: люди радуются тому, что их отвлекают, и сами становятся худшими похитителями своего времени. Стараясь понравиться всем, они жертвуют своими интересами и подчиняются желаниям руководства и коллег. Они берут на себя все новые задания, несмотря на высокую загруженность, и считают, что обязаны немедленно отвечать на все письма и SMS-сообщения, исходя из предпосылки, что их рабочее время принадлежит не им самим, а всем окружающим.

Паузы, ведущие к беде

Становясь частью “культуры прерванной работы”, люди со временем впадают в состояние хронической усталости. Среди его симптомов – чувство разочарования, отторжения, отсутствие мотивации, уязвимость, умственная и физическая истощенность. В совокупности все это ведет к ощущению безнадежности: стремясь угодить каждому, люди оказываются не в состоянии защититься от “похитителей времени”, которые отрывают их от дела и способны катастрофически снизить производительность любого человека.

Что делать?

Однако не все потеряно. Есть хорошие способы добиться того, чтобы вас не отвлекали. С “похитителями времени” можно договориться. Сделайте так, чтобы они пошли вам навстречу и перестали вторгаться в ваш рабочий процесс. Развивая навыки управления взаимоотношениями, вы сможете предотвратить невосполнимые потери времени.

“Не контролируя остановки в работе, мы не контролируем наше время. А если мы не контролируем наше время, то мы просто выпускаем из-под контроля свою жизнь”.

В этом вам помогут два важных принципа управления временем: “режим закрытого времени” и “предельная концентрация”.

“Режим закрытого времени”

Обозначьте, в какие промежутки времени никто не должен вас беспокоить, чтобы вы смогли полностью сосредоточиться на работе. Ваши “похитители времени” должны согласиться ни при каких обстоятельствах не отвлекать вас в эти часы. На двери кабинета можно повесить табличку: “Не беспокоить. Режим закрытого времени”.

“Режим закрытого времени не поможет, если тем, кого прерывают, не удастся договориться с теми, кто прерывает, – с похитителями времени”.

Выделите на такую сосредоточенную работу по крайней мере один час в день. Договоритесь о всеобщем соблюдении “режима закрытого времени”. Известите о своем решении руководителей и клиентов. Постарайтесь, чтобы все сотрудники организации поняли эту концепцию, ее принцип работы и ее цель. Например, на время, пока действует “режим закрытого времени”, часть ваших обязанностей могут принять на себя ваши коллеги. Можно предусмотреть бонусы, которые будут выплачиваться организацией за увеличение производительности, достигнутое благодаря введению “режима закрытого времени”.

“Тайм-менеджмент... повышает уверенность в собственных силах, самоуважение, удовлетворение работой… и ваши клиенты и коллеги будут лишь благодарны вам за это”.

Относительно просто достичь соглашения о “режиме закрытого времени” с коллегами. Но клиентам вам не удастся просто так сказать: “Извините, сейчас я занят. У меня закрытое время”. Тем не менее и клиентам можно вежливо объяснить, что соблюдение такого режима поможет вам оказывать им еще более качественные услуги. Помните, что подобные решения требуют проведения с клиентами предварительных переговоров.

“Есть очень хорошая причина, по которой почти никто из нас не любит планировать: за собственные планы придется отвечать самому!”

Чтобы убедить руководство, коллег и клиентов, можно организовать пилотную программу. Продемонстрируйте на практике все выгоды использования “режима закрытого времени”. Так вам удастся снизить или вообще устранить страх неизвестности, который неизбежно возникает, когда кто-то предлагает новый подход к работе.

“Знать, о чем говорить, – это коммуникативный навык. А вот знать, как говорить, – это уже искусство”.

Подготовьтесь к возможным возражениям. Большинство из них окажется в одной из четырех категорий: “у нас нет в этом необходимости”, “преимущества сомнительны”, “неудобно” и “непонятно”. Подготовьте ответы. Обговаривая детали пилотной программы с руководителями или клиентами, не надейтесь на волю случая. Записывайте и репетируйте свои предложения. Попросите родственников, друзей и коллег прослушать вашу презентацию. Если никто из них не может вам помочь, репетируйте перед зеркалом.

“Важным условием успешной презентации предложения является отредактированный и отрепетированный план вашего выступления”.

Не забудьте об описании самых разных выгод, которые получат ваши коллеги, руководители и клиенты, если у вас появится возможность использовать “режим закрытого времени”. Например, предложите им такой аргумент: “Возможность уединиться хотя бы на час в день поможет мне увеличить производительность на 30%”. На презентации концепции “режима закрытого времени” будьте искренни и вежливы. Улыбайтесь. Следите за ответной реакцией.

“Демонстрация искренности – это черта характера, а не природный ресурс. Ей можно научиться, так же как и эмпатии, уважению, щедрости или доброте”.

Формальным документом, закрепляющим договоренности, может стать письменное соглашение между вами и вашим руководителем, в котором будут содержаться конкретные детали вашего предложения. Оно должно объяснять концепцию “режима закрытого времени” и обосновывать выгоды от его введения. Включите в договор такую фразу: “Работодатель и работник достигли следующего соглашения…” Подпишите документ и добейтесь, чтобы его подписала противоположная сторона.

“Предельная концентрация”

Договорившись с коллегами, руководителями и клиентами о “режиме закрытого времени”, постарайтесь использовать его как можно более эффективно. Для этого вам понадобится овладеть техникой “предельной концентрации”. В наши дни многие с трудом достигают достаточного уровня сосредоточенности. Как правило, удерживать внимание на необходимом уровне мешают Интернет, смартфоны и другие мобильные устройства.

“Ни при каких обстоятельствах не пытайтесь импровизировать в отношениях с похитителями времени. Импровизации годятся только для сказок на ночь или болтовни за чашкой кофе”.

Чтобы обеспечить полную концентрацию, следуйте шести правилам “гигиены мышления”:

Отвлекитесь от окружающих условий. Чтобы полностью сконцентрироваться, постарайтесь забыть о внешних факторах, которые мешают вам работать в нужном темпе. Среди них могут быть шум, плохой обогрев или отсутствие кондиционера и другие внешние раздражители. Не тратьте время на мысли о них. Лучше подумайте о чем-то приятном.
Примите неизбежное. Чтобы справиться с неизбежным несовершенством окружающего мира, примите его таким, какой он есть, и перейдите к тому, что вы действительно можете держать под контролем.
Визуализируйте свое идеальное “я”. Если вас преследуют посторонние мысли, подумайте в позитивном ключе о чем-то еще. Позаимствуйте у спортсменов технику визуализации. Многие из них стараются представить себя на вершине успеха.
Практикуйте позитивное подкрепление. Психолог Эмиль Куэ ежедневно поддерживал себя в приподнятом состоянии духа, повторяя фразу: “Каждый день, проснувшись, я буду чувствовать себя все лучше, и лучше, и лучше”.
Будьте готовы к психологическому контрудару. Бывший чемпион мира по боксу в супертяжелом весе Мохаммед Али не оставлял ни один удар без ответа. Это сказывалось на психологическом состоянии его противников. Сохранять концентрацию и ясность сознания можно похожим образом. Например, как только вас начинают преследовать негативные мысли вроде этой: “Я устал и не успеваю закончить проект”, нанесите ответный удар, например, так: “Нет, у меня все получится”.
Замените свою “внутреннюю микросхему”. В мозгу человека годами складываются определенные нейронные паттерны, которые приводят к различным моделям поведения – как хорошим, так и плохим. Если в период действия “режима закрытого времени” у вас регулярно появляется желание помечтать или расслабиться, постарайтесь заменить эту модель на привычку сосредоточиваться на конкретных деталях. Автор Эдвард Браун использовал этот прием, чтобы научиться правильно держать голову во время занятий гольфом. Его тренер клал рядом с мячом для гольфа монетку и просил Брауна во время удара смотреть на нее, а не на мяч. Подобный прием может помочь и вам. Перепрограммируйте свое сознание так, чтобы оно помогало, а не мешало вам. Замените вредные нейронные паттерны полезными.

“Решительность при отсутствии информации опасна; осторожность (если только она не парализует процесс) гораздо ценнее, чем кажется”.

“Режим закрытого времени” позволит вам высвободить больше времени на размышления и работу. Но используйте это время с умом. Сконцентрируйтесь на самых главных задачах – “немногих, но важных”, вместо того чтобы заниматься “многим, но несущественным”. Отложите менее приоритетные задачи на потом. Концентрация на небольшом количестве действительно неотложных дел повышает производительность труда и приводит к улучшению ежедневных результатов работы.

Как планировать рабочий день

Когда с самыми важными задачами все решено, постарайтесь собрать в группы однотипные и повторяющиеся процессы. Набрать и поддерживать скорость работы поможет принцип пакетной обработки, давно используемый в информатике. Кто-то хорошо работает по утрам, а кто-то – днем или вечером. Занимайтесь самыми трудными задачами в то время дня, когда вы к этому лучше всего готовы.

“Улыбку можно почувствовать даже при телефонном разговоре, и она производит впечатление. Она может успокоить страх, сгладить гнев, выразить симпатию, смягчить сопротивление и показать уверенность”.

Чтобы эффективно и организованно работать, планируйте рабочий день, задавая себе следующие вопросы:

“Что?” – определите, что именно нужно сделать.
“Как?”– подумайте, как вы будете это делать.
“Кто?” – решите, чье еще участие необходимо.
“Сколько?” – перечислите задачи, из которых состоит проект.
“Когда?” – укажите даты начала и окончания проекта.

“В современной культуре наше время нам не принадлежит, спокойствие часто принимают за бездействие, а прерывание рабочего процесса другого человека больше не кажется грубым вторжением”.

Даже самые лучшие планы ничего не стоят, если их не воплощать в жизнь. Перечислите как можно подробнее конкретные шаги, которые нужно совершить для достижения ваших целей. Например: “В понедельник с 8:00 до 9:00 я буду решать задачу А, с 9:00 до 10:00 – задачу Б, а с 10:00 до 11:00 – задачу В”. Распланируйте остальные дни недели не менее тщательно. Обсудите свой план с руководителем, который подтвердит, что вы сосредоточились на правильных целях и задачах. Расскажите о своих планах коллегам, особенно если вам понадобится их помощь.

Поделитесь своими принципами с коллегами

В выигрыше от введения “режима закрытого времени” окажутся и ваши коллеги, и организация в целом. Освоив процедуры и процессы, связанные с этим режимом, поделитесь ими с коллегами. Обучение должно включать в себя разбор различных сценариев и ролевые игры. После того как сотрудники освоят базовые концепции, начните применять их там, где они принесут максимальную пользу, – на рабочих местах. Руководите реальным рабочим процессом, отслеживайте результаты и не забывайте об обратной связи.

Об авторе

Эдвард Браун – один из основателей компании Cohen Brown Management Group, в число клиентов которой входят Wells Fargo, Bank of America, Citibank, Prudential Life и Merrill Lynch.