"Продуктивное совещание" за 10 минут

Основные идеи

• Для проведения продуктивного совещания требуются тщательная подготовка, хорошо структурированная повестка дня, обеспечение материалов и оборудование.
• Начало встречи задает тон и обеспечивает продуктивное сотрудничество.
• Фасилитатор должен поставить себе задачи быть беспристрастным и привлекать к работе всех участников.
• Успешные фасилитаторы создают атмосферу непринужденной беседы, используя свой эмоциональный интеллект.
• Эффективный фасилитатор – умелый слушатель, задающий правильные вопросы.
• Организуйте пространство и выбирайте форматы обсуждения таким образом, чтобы стимулировать к участию всех присутствующих.
• Привлекайте людей с разными возможностями и носителей разных языков.
• Совещания, которыми управляют компетентные фасилитаторы, ведут к разработке эффективных стратегических планов и важным преобразованиям.
• Фасилитатор не должен допускать, чтобы дискуссия превращалась в перепалку.
• Ведите записи и оценивайте проведенные вами совещания. Заканчивайте их на конструктивной ноте.

Краткое содержание

Для проведения продуктивного совещания требуется тщательно подготовиться, хорошо структурировать повестку дня, обеспечить все материалы и оборудование.

Чтобы стать хорошим фасилитатором, начинайте с планирования. Если программа совещания, которое вы будете проводить, кем-то составляется, переговорите с членами этой команды или комитета. В чем они видят возможные проблемы? Что их заботит больше всего? Что они считают нужным вам посоветовать? Если повестку дня готовите вы сами, проконсультируйтесь с участниками совещания, представляющими репрезентативную выборку списка приглашенных. Выясните, в чем состоят основные темы для обсуждения и неотложные вопросы, уточните, какими должны быть ожидаемые результаты встречи. Узнайте как можно больше о требованиях к логистике.

Как правило, повестка дня включает в себя: 1) приветствие; 2) вступительные речи, объяснение правил проведения совещания, обзор повестки дня; 3) обсуждение; 4) резюмирование принятых решений и запланированных действий; 5) комментарии и отзывы. Не стоит включать в повестку дня слишком много вопросов. Оставьте достаточно времени на обобщение выводов и оценку работы совещания.

Сформулируйте пункты повестки дня в виде открытых вопросительных предложений, а не в виде заголовков, обозначающих темы. Такой подход более эффективен. Хороший вопрос содержит весь необходимый контекст и помогает подвести участников к важным выводам или решению о требующихся действиях.

ВЫДЕЛИТЬ КОПИРОВАТЬПравильный вопрос – это рычаг, которым можно перевернуть мир.

Подготовьте все материалы для записи обсуждения и документирования результатов: маркеры, большие самоклеящиеся цветные листы, лазерную указку, флипчарты со стойками, электронные устройства, удлинители, микрофоны и другое оборудование. Не забудьте о таких мелочах, как канцелярские резинки, скотч, салфетки, блокноты, небольшой набор инструментов и аптечка для оказания первой помощи. Заготовьте визитные карточки.

Начало встречи задает тон и обеспечивает продуктивное сотрудничество.

Откройте совещание оптимистичной, энергичной приветственной речью. Кратко сформулируйте цель совещания. Сделайте небольшую паузу, чтобы дать участникам возможность успокоиться, мысленно отвлечься от предшествовавших встрече занятий и сосредоточиться. Для смены настроя предложите им выполнить небольшое упражнение из практики осознанности: сделать в тишине несколько медленных глубоких вдохов. Такой переход способствует включению творческого мышления и продуктивной работе. Попросите присутствующих представиться. Призовите их к активному участию. В зависимости от числа присутствующих и от того, знакомы ли они друг с другом, подберите упражнение-айсбрейкер для разрядки обстановки и установления контактов. Такие упражнения подводят к предстоящему обсуждению и делают атмосферу менее официальной.

Прежде чем открыть обсуждение, перечислите правила поведения на встрече и напомните участникам, что они должны относиться друг к другу доброжелательно, с уважением и справедливо. Хорошие инструкции не только описывают ожидаемое поведение, но и объясняют, в чем ценность такого поведения. Чем более неоднородна группа, тем важнее установить принципы инклюзивности, стимулирующие активное участие всех.

Фасилитатор должен поставить себе задачи быть беспристрастным и привлекать к работе всех участников.

Чем больше мнений прозвучит на совещании, тем продуктивнее оно будет. Фасилитатор должен отдавать себе отчет в том, что культурные различия могут стать преградой для высказывания широкого спектра мнений. Непредвзятое отношение ведущего помогает руководителям и рядовым участникам соблюсти равноправие голосов.

Многообразие мнений и инклюзивность совещаний способствуют процветанию организаций. Сочетание разных взглядов, разных примеров из жизненного опыта и других форм разнообразия позволяет найти истину.

Человеку, наделенному властью или привилегиями, нужно помнить о том, что по каким-то причинам он может не обратить внимания на другие мнения или недооценить их. Ответственно относитесь к тому, как вы используете свою власть. Будьте открыты всему и готовы слушать других.

Успешные фасилитаторы создают атмосферу непринужденной беседы, используя свой эмоциональный интеллект.

Эффективный фасилитатор создает обстановку, способствующую конструктивному общению, жизненно важному для организаций, которые хотят оставаться креативными и устойчивыми. Независимо от того, как выглядит официальная схема организационной иерархии, подлинная структура предприятия состоит в связях и общении, пересекающих официальные границы подразделений. Чем больше возможностей лидеры создают для неформального общения и чем лучше его поддерживают, тем крепче становится организация.

Ваша роль как лидера и фасилитатора состоит в том, чтобы умножать возможности для непринужденного разговора и гарантировать, что выслушают всех.

Хороший фасилитатор ведет совещание уверенно, но не сосредоточивает все внимание на себе. Он вызывает доверие своим спокойствием и позитивным настроем. Необходимый для формирования здоровых взаимоотношений эмоциональный интеллект проявляется в его терпении и стойкости, умении виртуозно справляться с конфликтами и препятствиями. Чтобы приобрести эти черты, воспитывайте в себе осознанность и эмпатию. Развивайте чувство юмора, основанное на оптимизме и скромности. Культивируйте любознательность: знакомство с новым способствует развитию эмоционального интеллекта. Чувство благодарности за все происходящее и способность к игре помогут вам повысить сопротивляемость обстоятельствам и привнесут в вашу роль фасилитатора радость и энтузиазм.

Эффективный фасилитатор – умелый слушатель, задающий правильные вопросы.

Слушая говорящих, повторяйте то, что вы услышали, но не слово в слово – иначе это сочтут насмешкой. Перефразируйте сказанное, чтобы показать, что вы хорошо уловили его суть. Правильно поставленные вопросы показывают, что вы внимательно за всем следите, и побуждают говорящих более подробно объяснять свои мысли и четче оформлять выводы. Избегайте вопросов, не относящихся к теме, личных или заданных не ко времени.

Фасилитатор должен прислушиваться к относящейся к нему критике и продуманно на нее отвечать. Не следует занимать оборонительную позицию, наносить ответные удары или уклоняться от обсуждения.

Правильно заданный вопрос служит началом дискуссии и гарантирует успех встречи.

Проводя групповую дискуссию, задавайте стратегические вопросы, чтобы в разговоре прозвучало, почему участники считают важным совершить очередной большой шаг, а не сосредоточиваться на логистике. Стратегические вопросы позволяют выявить связи между несопоставимыми, на первый взгляд, идеями и побуждают участников рассмотреть возможности для смелых действий, которые могут принципиально все изменить.

Организуйте пространство и выбирайте форматы обсуждения таким образом, чтобы стимулировать к участию всех присутствующих.

Нередко бывает, что презентации, круглые столы и мозговые штурмы проводятся так, что под конец звучит всего несколько голосов – а иногда лишь один. На стандартном совещании даже то, как участники рассажены, автоматически передает власть горстке людей, сидящих во главе стола. Попробуйте посадить людей вокруг нескольких круглых столов меньшего размера. Либо расставьте стулья полукругом, так чтобы выступающий или фасилитатор оказывался в его центре.

Организация пространства может сделать совещание как успешным, так и провальным.

Используйте такие процедуры, которые дадут возможность высказаться всем участникам, например формат “1–2–4–все”. При таком подходе фасилитатор задает вопрос по обсуждаемой теме и дает присутствующим одну минуту, чтобы они записали свои основные мысли по этому вопросу. Затем участники работают две минуты в парах, определяя, что в их идеях есть общего. Пары объединяются в группы по четыре человека и следующие четыре минуты делают то же самое. Затем зал опять воссоединяется, и подгруппы по очереди рассказывают всем остальным о своих находках. Фасилитатор фиксирует эти мысли на флипчарте, чтобы все могли их видеть. Таким образом, не более чем за 20 минут можно собрать лучшие предложения целой группы людей, гарантируя активное участие всех присутствующих.

Для более масштабных совещаний рассмотрите другие способы организации процесса, основывающиеся на творческой силе беседы. В формате “Всемирного кафе” соберите людей группами, не более пяти человек в каждой, и рассадите их вокруг таких столиков, какие обычно бывают в кафе. Попросите их обдумать направленные стратегические вопросы.

Другой формат – “Технология открытого пространства” – более жестко структурирован и рассчитан на нескольких дней подготовки и работы. В этом формате фасилитатор направляет участников по стадиям процесса, благодаря которому формируются рабочие группы и повестка дня, а в результате составляется отчет или план действий.

В формате “Взаимные приглашения” тот, кто закончил говорить, приглашает следующего человека выступить, и так по очереди приглашают каждого, пока всем присутствующим не будет предоставлена возможность высказаться. Этот формат может оказаться особенно полезен для вовлечения представителей разных культур, поскольку у них могут быть разные представления о нормах вежливости и о том, как следует участвовать в обсуждении.

Привлекайте людей с разными возможностями и носителей разных языков.

Планируя встречу, на которой выступающие являются носителями разных языков, подготовьте печатные материалы и презентации на всех представленных языках. По возможности пригласите фасилитаторов, говорящих на нескольких языках, и заранее проинформируйте участников-билингвов, которые смогут переводить в случае необходимости.

Подумайте, не следует ли также пригласить синхронных переводчиков и обеспечить наушники и другое необходимое оборудование. На совещаниях с небольшим числом участников посадите носителей одного языка рядом – это стимулирует живую беседу.

Равноправные совещания начинаются с ориентированного на равноправие планирования.

Предусмотрите на самых первых этапах планирования условия для участия людей с ограниченными возможностями. Выбирайте такие площадки для проведения мероприятий, где есть удобный доступ для таких групп. Если это необходимо, обеспечьте электронные устройства и другое вспомогательное оборудование, которое используется при нарушениях зрительной, слуховой и других функций. Включите информацию о специальных возможностях в свои подготовительные материалы, так чтобы все участники почувствовали, что к ним относятся с уважением и им будут рады.

Совещания, которыми управляют компетентные фасилитаторы, ведут к разработке эффективных стратегических планов и важным преобразованиям.

Стратегический план призван установить приоритеты и обеспечить участие большого числа людей в выполнении поставленных задач. Если в разработке плана принимают участие все члены организации, это с большей вероятностью гарантирует достижение ее целей. Чтобы обеспечить поддержку стратегии, организуйте и проводите совещания таким образом, чтобы дать возможность всем заинтересованным лицам высказывать свои мысли. В обстановке беседы и равноправного обсуждения рождается общность. Если в вашей организации никто не обладает навыками фасилитации стратегических совещаний, пригласите профессионала.

Приглашенный со стороны консультант освобождает руководство, которое благодаря этому может участвовать в полную силу, а также привносит объективность. Для инсайдера же такой объем работы может оказаться непосильным.

На совещании, посвященном стратегическому планированию, должны присутствовать представители всех уровней иерархии – от рядовых сотрудников до руководителей высшего звена, а также члены правления, попечители, финансисты и акционеры. Участие людей, представляющих все уровни, является гарантией того, что никто из высшего руководства не направит процесс в нежелательную сторону. На совещание также могут быть приглашены представители государственных ведомств, некоммерческих организаций и населенного пункта, в котором расположена компания.

Чтобы вдохновить проведение важных организационных преобразований, нужно пробудить чувство острой необходимости, безотлагательности перемен и убедить всех в том, что трансформация должна произойти прямо сейчас, какой бы трудной она ни была. Требуется отобрать влиятельных людей, представляющих разные группы и разные точки зрения, которые возглавят это движение к переменам. Для них нужно организовать отдельное мероприятие с участием фасилитатора, чтобы сформировать команду, которая будет пропагандировать по всей компании новое видение и необходимость в преобразованиях.

Фасилитатор не должен допускать, чтобы дискуссия превращалась в перепалку.

Слово “фасилитация” произошло от латинского корня, означающего “легкий”. Задача фасилитатора именно в том и состоит, чтобы облегчать работу совещаний, призванных решить сложные задачи. Добиться того, чтобы участники вели уважительный диалог, очень важно, даже если они разделились на два враждебных лагеря, а их точки зрения кажутся непримиримыми. Не допускайте ситуации, когда слово берет один “обиженный” за другим. Не принимайте обычное выпускание пара за участие в работе совещания.

Разбейте участников на небольшие группы и попросите их сосредоточиться на конкретных вопросах, для которых нужно найти решение. Если вы знаете, что тема наверняка вызовет бурные споры, выдайте участникам карточки, на которых будет описана роль или задача каждого из них на протяжении совещания. Попросите их придерживаться назначенной роли.

Затянувшийся конфликт можно заменить совместным решением проблем… Конфликт неизбежен, но он не должен отравлять обстановку, изнурять людей и длиться вечно.

Спокойный, сосредоточенный, уверенный в себе фасилитатор способен направлять участников, показывая им, как следует правильно возражать оппоненту, и задействуя свои навыки разрешения конфликтов. Методы ведения переговоров включают в себя принцип отделения идеи от личности ее автора, сосредоточение на общих интересах, изучение всех возможных вариантов решения и установление объективных критериев для определения того, что считать успехом переговоров.

Ведите записи и оценивайте проведенные вами совещания. Заканчивайте их на конструктивной ноте.

Поручите кому-то вести протокол совещания и фиксировать все решения, выводы и действия, которые нужно предпринять. Делайте аудио- или видеозапись совещания. В некоторых случаях вам, возможно, имеет смысл пригласить иллюстратора, который будет в реальном времени визуализировать возникающие на встрече идеи и ход обсуждения. Такие динамичные изображения особенно полезны для тех, кто лучше запоминает визуальную информацию, и тех, у кого проблемы со слухом.

В завершение совещания обобщите главные выводы и сформулируйте, какие очередные шаги организации необходимо сделать. Перечислите эти пункты на флипчарте или проецируйте их на экран, чтобы их видели все присутствующие. Иллюстратор показывает аудитории последний рисунок и устно поясняет его основные моменты. Если вы использовали формат “1–2–4–все”, попросите группы представить их резюме основных выводов.

Оставьте время на оценку совещания: задайте участникам конкретные вопросы, чтобы выяснить, в чем ваш процесс управления был наиболее и наименее успешным. Не заканчивайте совещание слишком резко. Перейдите к небольшим процедурам с короткими неофициальными выступлениями и благодарностями.

Если вы вели продолжительное и очень бурное совещание, расспросите участников об их впечатлениях. Отведите время на ответы. Назовите те результаты встречи, которые можно считать важным шагом вперед.