"Данные: визуализируй, расскажи, используй" за 10 минут

Основные идеи

• Для создания презентации важен контекст.
• Подбирайте способы визуализации данных в соответствии с их содержанием и своими задачами.
• Учитывайте закономерности восприятия визуальной информации.
• Устраняйте “информационный мусор” и помните об эстетических аспектах.
• Используйте графические приемы, чтобы подчеркнуть значимость отдельных элементов и сфокусировать внимание аудитории.
• Правильно выстроенная история – мощное средство, чтобы побудить аудиторию к действию.

Краткое содержание

Для создания презентации важен контекст.

Готовя презентацию, сделайте ее содержание как можно более ясным и сосредоточьтесь на конкретной истории, проблеме или действиях, которые нужно предпринять. Не поддавайтесь искушению прочитать подробный доклад о своем исследовании. Аудитории куда интереснее увидеть результат, нежели те данные, которые вам потребовались для окончательных выводов. Для проведения любой презентации определитесь с тремя важными составляющими.

1. “Кто”. Выясните, каковы коммуникативные предпочтения и уровень информированности вашей аудитории. Постарайтесь понять, как слушатели вас воспринимают, и отталкивайтесь от этого.
2. “Что”. Определите, чтó по окончании презентации ваши слушатели должны узнать или сделать. Не оставляйте это на их усмотрение: вы эксперт, представляющий информацию.
3. “Как”. Подумайте, какие данные у вас есть и как организовать информацию, чтобы она эффективнее всего передавала ту историю, которую вы хотите рассказать.

Помните о существенной разнице между устными и письменными презентациями. Устная презентация позволяет вам отвечать на вопросы и возражения. Письменная презентация (печатный или электронный документ) предполагает, что аудитория будет самостоятельно интерпретировать информацию. В идеале материал для этих двух видов коммуникации нужно готовить по-разному. Поэтому вам необходимо решить, какая форма презентации будет основной, и подходить к ее созданию исходя из этого. Тон презентации будет отличаться в зависимости от аудитории и цели мероприятия – информирования, побуждения к действию или, к примеру, празднования достижения.

Подбирайте способы визуализации данных в соответствии с их содержанием и своими задачами.

На устном выступлении вам, возможно, придется использовать разные графические способы представления информации и разные виды содержания. Создайте раскадровки, которые помогут вам выстроить последовательность вашей презентации и обеспечить четкую структуру выступления. При необходимости, когда всё уже будет у вас перед глазами, вы сможете внести изменения в свой план. Будьте готовы изложить всю информацию за три минуты, а также сформулируйте одно простое предложение, которое резюмирует вашу главную мысль. Подготовка таких кратких высказываний не только позволит вам хорошо запомнить свой материал, но и выручит вас в разных ситуациях.

“Сначала необходимо задуматься, что… аудитория должна сделать с этими данными (функция), и только потом создать визуализацию” (форма), которая поможет в достижении этой цели.

Подбирайте разные визуальные приемы для разных видов историй. Существует более десяти основных способов визуализации информации, основные из которых: простой текст, таблица, тепловая карта, линейный график; столбчатая, линейчатая, каскадная, квадратная диаграммы; диаграмма рассеяния, слоупграф. Аудитории нравятся графики из-за легкости их восприятия; таблицу приходится изучать, а на хороший график достаточно просто взглянуть, чтобы понять его смысл. Информация в табличном виде прекрасно работает, когда вы исследуете сразу несколько параметров, однако использование таблиц в устной презентации отвлекает внимание аудитории от ведущего.

Избегайте круговых диаграмм, которые создают визуальную неясность: зрителям сложно определить относительные величины секторов. Кольцевые диаграммы, или “диаграммы-пончики” созданы для людей, способных на глаз оценивать и сравнивать длины дуг. К сожалению, мы не настолько совершенны, поэтому и в “пончиках” мало проку. Используя трехмерные графики, вы не добьетесь большей информативности, зато наверняка исказите значения данных, затрудните их восприятие и сравнение друг с другом.

Учитывайте закономерности восприятия визуальной информации.

Если вы уменьшите “когнитивную нагрузку” на свою аудиторию, это позволит ей сосредоточиться на самых важных мыслях вашей презентации. Когнитивная нагрузка – это умственные усилия по усвоению информации. “Воспринимаемая когнитивная нагрузка” – это усилия, которые, по мнению слушателей, им нужно затратить, чтобы понять ваше сообщение. Удаляйте лишнюю информацию, будь то ненужное многословие или избыточные элементы дизайна, такие как 3D. Носители языков с направлением письма слева направо обычно просматривают экран или страницу по начертанию буквы Z, от верхнего левого угла к нижнему правому. Но, несмотря на то что наши глаза сканируют изображение именно так, размещение информации по диагонали крайне неудобно для чтения.

“Принципы гештальта в визуальном восприятии” появились в результате проводившихся в начале ХХ века исследований того, как человек чувствует и осознает окружающий мир. Эти шесть принципов, актуальные и по сей день, объясняют, как мы взаимодействуем с визуальными стимулами и систематизируем их.

• “Близость”. Среди множества элементов те, что расположены близко друг к другу, кажутся одной группой. Мы воспринимаем точки, стоящие рядом, как группы, а не как отдельные точки.
• “Сходство”. Похожие формы, цвета, размеры или ориентация указывают на элементы, принадлежащие к одной категории.
• “Общая область”. Элементы, помещенные в прямоугольник или круг, воспринимаются как группа.
• “Завершенность”. По возможности мы предпочитаем видеть законченные, узнаваемые формы или воссоздаем их мысленно. Так, если круг изображен не полностью, мы все равно узнаем в фигуре круг. Иногда это помогает, а иногда мешает правильному восприятию.
• “Продолжение”. Мы видим объект, частично закрытый другим, как целую фигуру, а не как ее отдельные фрагменты. Выравнивание элементов по одной линии помогает их упорядочить, даже если сама линия невидима.
• “Связь”. Наличие соединительного элемента сигнализирует о принадлежности к одной группе даже в большей степени, чем одинаковые цвет, размер или форма. Когда объекты соединены (например, точки на графике – линией), мы понимаем, что между ними более тесная взаимосвязь, чем между отдельно расположенными объектами.

Эти закономерности необходимо учитывать как для того, чтобы усилить желаемый эффект, так и для того, чтобы не создать незапланированных смысловых связей.

Устраняйте “информационный мусор” и помните об эстетических аспектах.

На хороший дизайн мы часто не обращаем внимания, но плохой дизайн всегда вызывает у нас отторжение. Научитесь ценить пустое пространство. Это и визуальная пауза, дающая глазу отдохнуть, и свободная область, позволяющая выделить важный объект. Простой способ придать текстовому блоку упорядоченность и убедительный вид – выровнять его по левому или правому краю. И напротив: центровка заголовка по отношению к графику часто выглядит небрежно.

“Люди воспринимают более эстетичный дизайн как более понятный, независимо от того, так ли это на самом деле”.

Чтобы избавиться от визуального мусора, подумайте, что можно удалить. Откажитесь от рамок вокруг графиков и диаграмм: рамки не добавляют никакой ценной информации. Если вы пользуетесь программными приложениями для создания графиков, обычно в них есть линии сетки – но и в сетке чаще всего нет необходимости. В крайнем случае сделайте линии светло-серыми, чтобы они не отвлекали внимание. Упростите надписи, расположенные на осях X и Y: например, используйте сокращения.

Заставляя зрителей переключаться между графиком и легендой (объяснением использованных символов или цветов), вы рассеиваете их внимание и увеличиваете когнитивную нагрузку. Поместите названия категорий прямо в график и уберите легенду. Используйте определенные цвета для одинаковых категорий во всех своих диаграммах, чтобы зрители могли следить за ходом вашей мысли, а не пытались с каждым очередным графиком разобраться в новом формате.

Устранение отвлекающих факторов – это простой способ отобразить только самую важную информацию. Аудитория в состоянии понять вашу главную идею без лишних подробностей. Лучше избавиться даже от интересных деталей, которые вам нравятся, но не имеют отношения к основной линии рассказа. Оставьте только то, без чего не обойтись.

“Способность визуализировать” [данные] и рассказывать с их помощью истории превращает их в информацию, на основе которой можно принимать более эффективные решения.

Аудитория лучше реагирует на привлекательный дизайн. Продуманное использование цвета, аккуратное выравнивание и пространственная организация объектов говорит слушателям, что вы с уважением относитесь и к ним, и к передаваемой информации, которую стараетесь представить оптимальным образом. При выборе цветовой гаммы не забывайте о людях, которые страдают дальтонизмом и обычно не могут различить красный и зеленый цвета.

Используйте графические приемы, чтобы подчеркнуть значимость отдельных элементов и сфокусировать внимание аудитории.

Чтобы направить внимание аудитории на наиболее важные элементы, сделайте бóльшую часть данных на графике или в тексте нейтральными. Уменьшение когнитивной нагрузки на зрителей позволит им уделить больше внимания самому главному. Создайте “четкую иерархию информации”, избегая сложности и используя текст для поддержки изображений.

“Если вы хотите привлечь внимание к чему-то действительно важному, только это должно выделяться на фоне остальной информации”.

Рассуждайте как дизайнер. Дизайнеры пользуются понятием “предоставление возможности”. “Возможности” означают в данном контексте свойства предмета, которые подсказывают пользователям его назначение: например, сферическая форма дверной ручки подразумевает, что ручку нужно вращать. В визуальных коммуникациях создание возможностей основывается на трех принципах, которые применяются как к диаграммам и другим изображениям, так и к тексту:

1. выделение важного;
2. устранение отвлекающих факторов;
3. иерархия информации.

Продуманно используйте графические приемы, привлекающие внимание; это поможет аудитории уловить смысл вашей идеи еще до того, как вы ее объясните. Такие акценты (утолщение линии, контрастный цвет) не только выделят важные детали вашей презентации, но и позволят лучше их запомнить. Кроме того, они создадут в вашей презентации “визуальную иерархию”.

Эти привлекающие внимание элементы фиксируются “иконической”, или мгновенной, памятью – у зрителя создается отпечаток поступившей визуальной информации, который затем переправляется в краткосрочную память. В краткосрочной памяти мы способны одновременно удерживать не более четырех единиц визуальной информации, поэтому график, состоящий из фигур самых разных форм, цветов и размеров, вызовет у вашей аудитории стресс.

Часть информации сохраняется в нашей долговременной памяти, и визуальные “подсказки” закрепляют эти воспоминания. Выделить какой-либо графический элемент и подчеркнуть его значимость вам помогут:

• другое направление линии (среди параллельных);
• длина, толщина, изгиб линии, отличающиеся от соседних;
• принципиально иная форма элемента;
• более крупный размер элемента среди подобных;
• цвет;
• интенсивность цветового тона;
• обводка или рамка;
• движение (например, символически изображенное стрелкой)

С помощью контраста можно ясно дать понять аудитории, на чем нужно сосредоточить внимание. Например, выделите важные элементы графика контрастным цветом и разместите рядом текстовую информацию, подкрепляющую этот прием. В оформлении текста диапазон приемов выделения, или “подсказок”, очень широк: это жирное начертание, подчеркивание, курсив. Вы также можете изменить цвет или использовать другой регистр, шрифт или размер.

Правильно выстроенная история – мощное средство, чтобы побудить аудиторию к действию.

Если ваша команда проводит презентацию нового подхода к какой-то теме, ожидайте сопротивления. Четко изложите преимущества нового подхода. Покажите разницу между старым и новым: облегчите сравнение значений, выровняв представляющие их графические элементы по одной линии.

Завладейте вниманием аудитории с помощью истории. История помогает слушателям сосредоточиться на желаемом результате, призыве к действию, необходимости изменений или любой другой цели, которую подкрепляют ваши данные. У каждой истории есть начало, середина и конец. В начале озвучьте свой призыв к действию, чтобы слушатели могли следить за главной мыслью на протяжении всей презентации, а в конце поясните, чтó вы призываете их сделать.

Начало презентации задает контекст и помогает аудитории понять, почему ваша история должна ее заинтересовать. Средняя часть – это развитие истории. Объясняется предыстория; приводятся примеры, иллюстрирующие проблему и основные данные. Перечисляются дополнительные сложности, проистекающие из бездействия. Обозначаются возможные решения и способы, с помощью которых присутствующие могут изменить ситуацию, а также причины, почему они должны это сделать.

В конце необходимо подчеркнуть, какие выводы слушатели должны извлечь из полученной информации. Снова назовите проблему и подчеркните ее безотлагательность. Сформулируйте еще раз, как аудитория может повлиять на ситуацию. В повторении нет ничего страшного: аудитория не так хорошо знакома с информацией, как вы. Повторение сообщения усиливает все сказанное, поэтому людям легче сохранить информацию в памяти.

Сделайте свой рассказ как можно более ясным. Проверьте наличие “горизонтальной логики”: убедитесь в том, что названия слайдов даже без инфографики уже рассказывают историю. “Вертикальная логика” объединяет информацию внутри слайда и обеспечивает соответствие его названия содержанию. Сделайте “обратную раскадровку”: возьмите готовую презентацию, сформулируйте выводы по каждому слайду и посмотрите, укладываются ли они в намеченный вами с самого начала план. Такой прием поможет вам усовершенствовать структуру презентации.

“Подробно изучите выбранный инструмент, чтобы он не стал ограничивающим фактором”.

Освоив приемы визуализации данных, вы сможете создавать ясные и четкие презентации, которые будут отвечать целям вашей команды и убедят слушателей. Перед презентацией обязательно покажите свою работу коллегам и посмотрите, насколько хорошо подготовленная вами визуальная информация доносит историю, которую вы хотите рассказать.