"Организованный ум" за 10 минут

Основные идеи

Мы живем в эпоху беспрецедентной информационной перегрузки, а внимание, память и способность логически рассуждать по-прежнему имеют свои ограничения.
Наш мозг всегда находится в одном из двух состояний – либо активной сосредоточенности, либо мечтательной задумчивости.
Категоризация – распределение по группам – обеспечивает экономию когнитивных ресурсов.
Чтобы помочь мозгу работать эффективнее, необходимо упорядочить предметную обстановку.
Ресурсы внимания не безграничны.
Работа в режиме многозадачности никогда не бывает эффективной: ни одной из задач в этом случае не уделяется достаточно внимания.
Принимая решения, пробуйте по-разному сформулировать, в чем будут состоять выгоды и риски.
Решения этического характера принимаются не тем участком мозга, которым принимаются решения экономические; переключение внимания требует энергозатрат.
Чтобы повысить производительность на работе, избегайте многозадачности, делайте перерывы, организуйте свое рабочее место так, чтобы облегчить концентрацию.
Хранение информации не в памяти, а на внешних носителях освобождает мозг, позволяя сосредоточиться на важных вещах.

Краткое содержание

Повышение эффективности работы мозга

На всем протяжении своей истории люди стремились как можно больше знать, запоминать и успевать, благодаря чему человеческий мозг все время совершенствовался. Одним из крупнейших прорывов в расширении возможностей мозга стало изобретение письменности около 5000 лет назад. Поначалу письмо использовалось только для фиксирования данных – для составления расписок в получении товаров, описей запасов, рецептов и тому подобного. Около 3000 года до н. э. наши предки начали постепенно переходить к оседлой жизни и строительству городов; жизнь в городе и коммерция резко усилили нагрузку на память. Важно помнить о том, что механизмы человеческого мышления и принятия решений формировались десятки тысяч лет, в течение которых люди были охотниками-собирателями. Поэтому наши гены не успевают за темпом развития цивилизации.

Люди издавна ищут способы повышения работоспособности мозга, подаренного эволюцией”.

Память человека гибка и хранит большие объемы данных. Она работает по принципу “ассоциативного доступа”: информация извлекается из памяти при помощи ассоциаций, впечатлений и ощущений. Но природная память не имеет четкой схемы и функционирует на основе нескольких разнородных систем. Чтобы повысить эффективность работы мозга, необходимо понимать, как в нем организовано хранение информации. Современное общество предъявляет особые требования к нашей памяти. Улучшение организации мышления – важнейший фактор повышения эффективности деятельности в любой сфере, от личной жизни до бизнеса и общества в целом.

Категоризация

Распределение по категориям – важная, практически значимая функция интеллекта, позволяющая, к примеру, знать, съедобен плод или нет. Категоризация обеспечивает “экономию когнитивных ресурсов”. Объединение объектов в группы позволяет одинаково их воспринимать, в том числе использовать одно и то же слово для обозначения всех существ, входящих в категорию “птица” или “собака”. Мозг подразделяет объекты на категории тремя основными способами: по внешнему виду, по функции и по особенностям ситуации. Успешные люди постоянно проводят операцию категоризации, чтобы выделить для себя наиболее важные задачи.

Производительность и эффективность зависят от подходов и инструментов, которые мы используем, чтобы систематизировать информацию и разбить ее на категории”.

В своей деятельности человек часто допускает ошибки из-за различного рода предубеждений, заблуждений или иллюзий. Склонность к таким ошибкам – побочный продукт нашей системы категоризации.

Внимание

Мозг имеет максимальную “производительную мощность” на уровне 120 бит в секунду и вряд ли в состоянии обрабатывать больше входящей информации. При такой “пропускной способности” максимум, на что мы способны, – понимать двух одновременно разговаривающих с нами собеседников.

Нужно разобраться, как именномозг организует информацию, чтобы более эффективно использовать имеющиеся возможности”.

Наш важнейший умственный ресурс – внимание – не безграничен. Именно по этой причине существует “фильтр внимания”, позволяющий чего-то не замечать. Для принятия решения о необходимости сосредоточить внимание у мозга есть два критерия: он определяет, наблюдаются ли какие-то изменения и насколько эти изменения значимы. То, что остается неизменным или не важно, воспринимается человеком в режиме “автопилота”. Внимание включается под воздействием сигналов двух видов: либо его привлекает внешняя угроза, либо человек сосредоточивает на чем-то внимание по собственной воле. Способность концентрировать внимание – важнейший навык, обеспечивающий продуктивность.

Секрет правильного отношения вот в чем: нужно научиться обманывать себя, то есть собственный мозг, и не отвлекаться от важных задач”.

Погружение в “полусонную задумчивость” – процесс естественный. Он выступает противоположностью интенсивному сосредоточению внимания при выполнении конкретных задач (таких, скажем, как заполнение налоговой декларации). В каждый момент времени мозг может находиться только в одном из этих состояний. Если в состоянии “активной сфокусированной деятельности” все внимание человека направлено на выполнение внешней задачи, то в состоянии мечтательной задумчивости внимание обращено внутрь.

Чтобы припомнить некое событие, мозгу приходится перебрать массу воспоминаний о схожих эпизодах или впечатлениях и выбрать из них именно то, которое нужно”.

Помимо фильтра внимания и двух описанных выше состояний “система внимания” включает в себя четвертый компонент – своего рода переключатель между этими двумя состояниями, находящийся в островковой доле мозга. Открытие этого факта стало возможным благодаря появлению новых исследовательских методов, в частности, функциональной магнитно-резонансной томографии. С помощью этих методов ученые изучают функционирование разных систем, наблюдая за деятельностью различных участков мозга.

Мозг организован совсем не по той же логике, благодаря которой мы наводим порядок в шкафу или в коробке с документами, и он не позволит просто распихать воспоминания и знания как попало”.

Память и внимание связаны. Когда мы что-нибудь вспоминаем, мы используем нейронную сеть, вызывая воспоминание из того места, где оно хранится в мозге. Мы вновь активируем нейроны, которые были задействованы при первоначальном получении опыта. Память несовершенна: похожие события хранятся в памяти вместе; детали утрачиваются, даже если их было предостаточно. Лучше других запоминаются уникальные события или события, связанные с сильными эмоциями. Чтобы память хорошо работала, необходимо хорошо высыпаться. Сон жизненно важен для когнитивной обработки информации: во сне мозг консолидирует информацию о последних событиях; сон обеспечивает формирование и сохранение воспоминаний.

Организация пространства

Мы постоянно теряем всякие мелочи – то ключи, то кошельки, то мобильные телефоны. В исторической перспективе это явление достаточно новое: вещей, которые можно потерять, сегодня у нас намного больше, чем когда бы то ни было. Необходима такая система организации предметов, которая была бы наиболее информативной при минимальном “когнитивном напряжении”. Поможет в разработке такой системы знание действующих закономерностей. Зубная щетка, например, теряется редко, поскольку ею пользуются только в одном месте. Намного вероятнее потерять предметы, которые мы повсюду носим с собой, такие как ключи. Выход – хранить их в специально отведенных местах.

Механизмы и решения, позволяющие расширить объемы памяти, бывают двух видов: они либо копируют принципы организации, заложенные в мозге, либо меняют их, помогая преодолеть естественные ограничения”.

Упорядочьте окружающие вас физические объекты, чтобы помочь своему мозгу. Создавая ту или иную систему организации, образуйте категории в соответствии с тем, что вы делаете и как используете эти вещи. Не следует группировать разнородные предметы вместе. Организуя свои действия, смотрите на каждый шаг свежим взглядом, будто вы прояснили его медитацией. Еще один прием – придумать надежные способы выполнять свои действия автоматически: скажем, ежедневно принимая лекарства, поместите их в контейнер с отделениями по дням недели.

Чтобы увеличить потенциал компании, хорошо бы для начала организовать людей”.

Оцифруйте свои архивы, чтобы освободить от бумаг физическое пространство и облегчить поиск информации. (Впрочем, записи на бумаге не страдают от компьютерных вирусов, а изучать их можно даже в отсутствие электричества.)

Организация времени

За организацию времени отвечает префронтальная кора мозга. Тем, кто получил в этой области травму, тяжело упорядочивать время и следить за ним. Во многих отношениях время – это продукт нашего мозга, а наше восприятие времени – это способ интерпретации мира. Обычно мы используем внешние ориентиры: природные, такие как солнце, технические, такие как часы, или социальные. Мозг организует время, выстраивая связную историю. В реальности мы наблюдаем лишь отдельные фрагменты этой истории, но мозг прогнозирует наши действия и наделяет их разной значимостью, создавая единое и непрерывное восприятие реальности. В организации времени участвует внимание. “Система активизации мозга” чутко реагирует на все новое; позволив мозгу начать анализировать новые объекты (допустим, только что пришедшее электронное письмо), вы создаете условия для потери внимания.

Одна из самых сложных задач для человека – определение оптимальной последовательности отдельных шагов в рамках проекта”.

Одна из самых сложных для нас задач – установить нужную последовательность действий для достижения цели. Мозг перебирает возможные варианты, сравнивая различные последовательности друг с другом. Выстраивание хронологического порядка разных по продолжительности работ так, чтобы завершить их все к одному сроку (например, при приготовлении разных блюд для обеда), требует больших умственных усилий.

Контакты

На протяжении истории индивидуум жил в окружении группы родственников, состоящей примерно из 20 человек, которых он хорошо знал, а кроме них он был знаком лишь с несколькими сотнями других людей. Сегодня круг близких родственников обычно включает в себя не больше 10 человек, зато стал намного шире круг знакомых, общение с которыми происходит во множестве разнообразных ситуаций. Так, сотрудник гипермаркета Walmart, приветствующий посетителей, каждый день встречается глазами с полутора тысячами человек. Если вам приходится общаться со слишком большим числом людей или вы хотели бы вести учет всех, с кем знакомы, вам, скорее всего, потребуется вести записи в письменной форме: классифицируйте свои контакты в привязке к ситуациям, в которых они происходят.

Важный аспект информационной грамотности и способности организовывать сведения – отличать правду от неправды, а также иметь представление о весомости доказательств, подтверждающих утверждения”.

В прошлом обмен корреспонденцией требовал намного больше усилий, чем сегодня, и почта, как правило, приходила не чаще раза в сутки. Обмениваться электронными письмами и SMS проще и быстрее, и это можно делать в любое время суток. Однако коммуникация по электронным каналам приводит к многозадачности, с которой наш мозг справляется не слишком хорошо.

Принятие решений

Принимая решения, большинство людей следует “принципу разумной достаточности”: они делают выбор, который, возможно, не идеален, но вполне приемлем. Останавливаться на удовлетворительном варианте очень важно для эффективности, потому что современному человеку приходится намного чаще принимать решения, чем нашим предкам. Решение даже малозначимого вопроса может даваться нам с большим трудом, поскольку, как выяснили недавно нейробиологи, для человеческого мозга одинаково важны все решения; эта система мозга не устанавливает приоритетов.

Десятилетия исследований показали, что результативность обучения зависит от контекста и места, в котором оно происходит”.

При принятии решения нередко приходится выбирать из двух неблагоприятных сценариев, делать выбор в ситуации со многими неизвестными или с негативными последствиями. В любой ситуации необходимо искать наилучшее из возможных решений. Люди, которым приходится часто принимать решения, как правило, подразделяют их на несколько категорий: 1) очевидные, не требующие времени решения; 2) решения, принятие которых можно поручить другим; 3) решения, для принятия которых имеется нужная информация, но требуется время на раздумья; 4) решения, для принятия которых необходимо получить больше данных или провести исследование. Иногда эти категории пересекаются.

Задача любого метода организации объектов – предоставлять максимум информации при минимальном когнитивном напряжении с нашей стороны”.

Оценка вероятности различных исходов требует дополнительного времени и является для нас сложной задачей. Чаще всего мы делаем это неправильно, кроме того, нередко мы забываем о “базовых показателях”, то есть о частоте возникновения рассматриваемых событий в прошлом. Когда ставки высоки, необходимо учитывать статистические вероятности выгод и рисков. Пробуйте по-разному сформулировать, в чем могут состоять выгоды и риски принимаемого вами решения, пока не начнете абсолютно ясно их представлять. Оценка осложняется тем, что получить достоверные статистические данные непросто, а на ясность мышления может влиять ваша эмоциональная вовлеченность.

Решения в организациях

Сотрудникам организаций на нижних уровнях иерархии обычно приходится принимать хорошо понятные, несложные решения. Решения, принимаемые топ-менеджерами, всегда будут отличаться повышенной сложностью и могут быть связаны с мегапроектами (например строительством автомагистрали). Процесс принятия решений должен быть структурирован так, чтобы обеспечивать создание ценности.

Организация выполнения работ на протяжении истории изменялась: сегодня экономически целесообразно разделять сложные задачи на составляющие. До начала XIX века большинством компаний управляли семьи, и масштабы их деятельности были небольшими. С развитием телеграфа и железных дорог компании получили возможность выходить на рынки большего размера, в связи с чем усилилась потребность в ведении большого объема документации, а также в специализации деятельности; семейный бизнес уже не мог обеспечить ни того ни другого. Развивались и методы управления, а для упорядочивания связей и отношений внутри организаций потребовалось построение схем организационной структуры. Крупные организации могут иметь как вертикальную, так и горизонтальную структуру. Вертикальная структура характерна для компаний, выполняющих задачи, которые требуют повышенного контроля, такие как управление работой АЭС. Уровни иерархии позволяют руководителям высших звеньев контролировать действия сотрудников.

Компаниям нельзя недооценивать эмоциональный контекст принятия решений. Открытое обсуждение персоналом этических вопросов позволяет сформировать корпоративную культуру, в которой люди действуют исходя из этических принципов. Важно понимать, что за принятие решений этического и экономического характера отвечают разные участки мозга. Переключение между этими двумя режимами требует определенных энергоресурсов.

Отказ от многозадачности повышает производительность. Постоянно переключаясь между задачами, человек не уделяет достаточно внимания ни одной из них; кроме того, качество внимания при этом падает. Чтобы повысить продуктивность компании, помогите своим сотрудникам создать на рабочем месте условия, способствующие сосредоточению внимания. Предоставьте им возможность делать перерывы и физические упражнения.

Обучение работе с информацией

Цифровая революция изменила отношение школьников и студентов к информации. Сегодня реальностью стал “практически мгновенный” сбор данных. За передачу информации раньше отвечали преподаватели, но поскольку сегодня ученики могут найти любую информацию в Интернете, учителя теперь играют роль консультантов. Их задачей стало обучение работе с информацией. В эту задачу входит обучение тому, как определять, каким цифровым источникам можно доверять, как оценивать объективность и достоверность информации и репрезентативность статистических данных. Кроме того, подрастающему поколению необходимо объяснять принципы логического рассуждения – в частности, разницу между причинно-следственной связью и корреляцией. Молодым людям нужно учиться анализировать различные точки зрения.

Перенос информации из памяти

Запоминание общих принципов вместо частных деталей позволит вам вывести свою жизнь на новый уровень организованности. Перенос информации из памяти на “внешние носители” основывается на принципе идентификации. Так, знание о месте химического элемента в периодической таблице позволяет говорить об его свойствах. Не всегда есть возможность перенести информацию – примером может быть ситуация, когда у вас был очень интересный разговор с новым знакомым, имя которого вам потом не удалось вспомнить. Чтобы запомнить информацию, дайте мозгу время ее закодировать – не менее пяти секунд. Повторите имя собеседника, взгляните на его лицо и сосредоточьтесь на создании ассоциативной связи между ними.

Переносите информацию вовне – не храните ее в своей памяти. Освободите ресурсы мозга, чтобы он мог погрузиться в мечтательную задумчивость, которая способствует творческому процессу и позволяет выстраивать неожиданные ассоциации.