"Легкий способ перестать откладывать дела на потом" за 10 минут

Основные идеи

Оттягивание дел подобно фобии: вы избегаете тех задач, которые могут поставить под сомнение значимость вашей личности.
Чтобы побороть прокрастинацию, отделите свою личность от работы.
Прокрастинация и связанная с ней тревога развиваются как цикл из нескольких стадий; они приводят к трудоголизму, перфекционизму и лишают сил.
Чтобы начать работу над задачей, не нужно всё знать или быть стопроцентно уверенным в себе. Это решение принимается мозгом зрелого человека.
Давайте своему мозгу и телу четкие указания, когда и над чем работать. Укладывайтесь в интервалы по 15-30 минут.
Досуг – отпуск, физические упражнения, развлечения – позволяет восстанавливаться и более творчески решать задачи.
“Антирасписание” помогает начать работу быстрее, чтобы уложиться в сроки и успеть завершить ее к запланированному отдыху.
Если вы руководитель, давайте своим сотрудникам положительные отзывы о том, как они продвигаются вперед; не ограничивайтесь указаниями о том, что они должны все закончить к такому-то сроку.

Краткое содержание

Психологический механизм прокрастинации

Суть прокрастинации в том, что она, по крайней мере на некоторое время, избавляет человека от страха предстать не в лучшем свете, тревоги и осознания, что он не соответствует собственному идеалу. Таким образом, совсем абсурдным поведением прокрастинацию считать нельзя: это просто неэффективный способ решать проблемы. Большинству любителей откладывать дела на потом удается сдать работу вовремя – обычно ценой очень больших усилий и с потерей качества. Отчитывать таких людей бессмысленно: любые упреки в их адрес только усиливают склонность к самокритике, которая и является основной причиной этой модели поведения.

[Прокрастинация] не является недостатком характера...

Обычно дело или решение вопроса откладывают из-за низкой самооценки, перфекционизма, страха неудачи или страха достичь успеха (бывает и такой), недостатка равновесия между личной жизнью и работой, неправильной постановки целей, а также неверного представления о своей работе и о самом себе. Люди, склонные к прокрастинации, посвящают свое внимание поискам ответа на вопрос, что с ними не так, вместо того чтобы просто делать свою работу.

Страх неудачи или успеха проистекает из ложного убеждения, что работа является центральным элементом идентичности человека. Поэтому любая критика работы воспринимается как критика личности. Чтобы избавиться от страха неудачи, перестаньте относиться к отзывам о своей работе так, как если бы это были суждения о ваших личностных достоинствах и недостатках. Страх успеха возникает, когда успешное завершение задачи приводит к тому, что окружающие начинают возлагать на вас еще большие надежды и работы у вас только прибавляется (а благодарности и похвалы – ни на йоту).

Прокрастинация – это форма поведения, которая вырабатывается у вас для борьбы с беспокойством, возникающим в начале работы над задачей и в попытках довести начатое до конца”.

Прокрастинация может быть способом противодействия лицу, наделенному властью, требующему от вас каких-то шагов, в том числе самому себе. Недостатком времени удобно объяснять невысокое качество работы, сделанной в последнюю минуту. Тем самым прокрастинация защищает вас от страха неудачи: едва ли кто-либо еще смог бы получить отличные результаты за то ограниченное время, которое вы отвели себе на выполнение задания. Говоря себе: “Сколько же всего мне предстоит сделать!” – вы лишь еще острее ощущаете себя жертвой обстоятельств и “узакониваете” свое право негодовать и всячески оттягивать реальные действия.

Ведите записи

Замечайте моменты, когда вы начинаете что-то откладывать. Записывайте свои действия в 30-минутных интервалах в течение трех дней. Ведите себя как обычно, обращая внимание на те дела, которые вы склонны откладывать: это поможет вам понять, как это происходит.

Создайте журнал прокрастинации. Автор книги How to Get Control of Your Time and Your Life (Как обрести контроль над своим временем и своей жизнью) Алан Лэйкин предлагает делить все задания на три группы: самые важные (A), важные (Б) и наименее важные (В). Указывайте в журнале дату и время; дело, которое нужно сделать (например установка москитной сетки); приоритетность этого дела по Лэйкину (например “Б”); ваши ощущения (“хочется отдохнуть в выходной день”); оправдание, которое вы себе придумали (“слишком загружен”); как вы в итоге поступили (“посмотрел телевизор”); и наконец, что вы по этому поводу думаете и чувствуете (например: “чувство вины, обвинил себя в лени, боюсь вызвать недовольство жены”). Журнал прокрастинации поможет вам понять, чтó дается вам труднее всего, и подскажет, что сделать, чтобы изменить ситуацию.

“Пять ступеней прокрастинации и состояния беспокойства”

Прокрастинация и связанная с ней тревожность проходят цикл из пяти стадий. Научившись распознавать эти стадии и противодействовать им, вы сможете вырваться из “круга прокрастинации”.

Вы наделяете задачи и цели способностью определять ценность вашей личности и ваше счастье. Помните, что ваша личность – это не то же самое, что ваша работа или ваши результаты. Ни одна работа и ни одна цель не отражают сущности вашей личности. Вы намного больше, чем то, что вы умеете делать.
Из склонности к перфекционизму вы придаете очередной задаче слишком большое значение. Задача, работа или взаимоотношения действительно могут быть очень для вас важны. А при гиперболизированном восприятии задач последствия любой ошибки представляются вам катастрофическими. Чтобы действовать эффективно, нужна психологическаястраховка. Поэтому скажите себе: “Если у меня ничего не получится, я не буду относиться к этому как к концу света. Неудача не умалит моего достоинства”.
Вас начинает мучить беспокойство. Когда какое-то дело или событие имеет большое значение, повышается уровень стресса. Это абсолютно нормально, и энергию этого стресса можно перенаправить на выполнение стоящей перед вами задачи. Спросите себя: “Что я в состоянии сделать прямо сейчас?”
Вы тянете время, чтобы избежать решения проблемы. Прокрастинация – ваш излюбленный способ справляться со стрессом. Попробуйте другой способ – упражнения на релаксацию и концентрацию. Пример одного из них: сосредоточьтесь, сделав три глубоких вдоха. Выдох говорит вашему телу и мозгу, что необходимо не позволять гормонам стресса действовать, а высвобождать нужно энергию, которая поможет добиваться результатов.
Вы прибегаете к реальной угрозе (например, сроку сдачи работы), которая освобождает вас от перфекционизма и служит мотиватором. Не обманывайте себя, утверждая: “В последнюю минуту у меня все получается лучше”. На самом деле это происходит потому, что в последнюю минуту вам уже не нужно стремиться к совершенству: вы делаете то, что возможно, не беспокоясь о критике в свой адрес и зная, что как бы ни пошло дело, у вас есть прекрасное оправдание – вы сделали его в последний момент.

Разорвите этот цикл, начав работать над своей задачей заранее, хотя бы немного заранее, чтобы сделать “прививку” от прокрастинации. Победите инерцию. Заставьте свой мозг сосредоточиться исключительно на выполнении задачи.

Помимо того что составление списка отвлекающих мыслей быстро возвращает концентрацию на текущей задаче, это еще помогает вычленить то, что можно проигнорировать”.

Воплощаясь в цикле тревожности, прокрастинация представляет собой временное решение, помогающее избежать ситуации, которая, как вам кажется, может выставить вас никчемным человеком. Но ведь вы сами поставили знак равенства между достижениями и личностью – либо восприняли этот знак равенства от общества, своего окружения и через воспитание. Чтобы побороть повторяющийся цикл прокрастинации, обращайте внимание на те моменты, когда вы начинаете избегать выполнения задачи; практикуйте осмысление своего страха в течение короткого интервала, от 5 до 10 минут.

Не стоит говорить себе: “Мне нужно довести до конца тонну дел, так чтобы все было идеально, и страдать, не испытывая от жизни никакой радости”. Просто начните. Забудьте о том, что нужно закончить, сосредоточьтесь на начале. Стоит начать – и конец уже не за горами.

Основные проблемы человека, откладывающего все на потом, те же, что и у трудоголика. И прокрастинатор, и трудоголик никогда не отдыхают, потому что мысли о неоконченной работе не дают им покоя. Они считают, что настоящая жизнь начнется лишь тогда, когда вся работа будет сделана. Они постоянно испытывают стресс и не умеют по-настоящему радоваться жизни.

И трудоголики, и хронические прокрастинаторы либо работают, либо испытывают вину из-за того, что не работают”.

Измените модели

В любом случае у вас есть свобода выбора. Перестаньте твердить себе: “Я должен (должна)…” Приучитесь говорить: “Я решаю…”; “Я предпочитаю…”; “Я буду…” – такие утверждения дают четкие недвусмысленные указания мозгу и телу. Введите в свой распорядок развлечения, общение и занятия спортом. Со временем вы станете меньше сосредоточены на работе и даже будете раньше уходить, чтобы успеть на те занятия, которые себе наметили.

Обговаривая рабочие задания, устанавливайте пределы. Например, скажите так: “Я мог бы этим заняться, когда закончу работу над своими текущими приоритетами”. Или: “Спасибо за то, что вы так в меня верите. Посоветуйте, пожалуйста, что именно я могу делегировать другим, чтобы это задание было сделано качественно и вовремя”. Другими словами, когда вы не можете сказать “нет”, у вас всегда есть возможность сказать: “Да, при этом…”

Успешные люди тоже оступаются, но неизменно возвращаются в форму, не позволяя ни одной неудаче стать мерилом их способностей”.

Установив границы, вы перестанете чувствовать себя невинной жертвой и не дадите подниматься волне возмущения – именно эти два чувства часто ведут к прокрастинации. Предоставляйте себе несколько вариантов на выбор. Перестаньте твердить: “Я должен”, – это лишь рождает у вас ощущение, что вы придавлены грузом обязательств, но не дает четких указаний относительно того, когда их выполнять. Разработайте для себя новый словарь, с помощью которого вы будете отделять приятные занятия от обязательств.

Научитесь говорить “нет”, вместо того чтобы подавлять протест и соглашаться на задания, за которые вам не следует, по вашему мнению, приниматься. Вторая модель поведения лишь разжигает недовольство собой, лежащее в основе явления прокрастинации. “Нет” говорите уверенно и не оправдываясь, например: “Нет, мне требуется время это обдумать”. Чтобы изменить свое отношение, воспользуйтесь пятью стратегиями:

Говорите “я решаю” вместо “я должен”. При этом вам не обязательно хотеть что-то сделать; вы просто объявляете о своем решении выбрать либо такое развитие событий, которое последует за началом дела, либо такое, которое последует за его оттягиванием.
Переключайтесь с мысли о завершении своих задач на обдумывание того, когда начинать над ними работать. Спросите себя: “Что я могу сделать сейчас для того, чтобы облегчить себе работу в будущем?”
Разбейте большой проект на маленькие шаги. Перестаньте причитать, что вам предстоит выполнить огромную, требующую больших усилий работу. Разбив ее на маленькие отрезки, вы сможете ею управлять.
Думайте о своих человеческих возможностях, а не об ожиданиях, свойственных перфекционисту. Намного приятнее испытывать удовлетворенность от достижения лучшего, на что вы способны, чем ругать себя за несоответствие воображаемому идеалу.
Поверьте, что вам действительно требуется время на то, чтобы побыть в одиночестве, пообщаться с семьей и друзьями, поделать физические упражнения.

Типичные блокаторы действия

Оттягивание позволяет избегать работы, к которой не лежит душа, но вряд ли найдется человек, которому понравится связанное с механизмом прокрастинации беспокойство. Наказание не может быть хорошим мотивирующим фактором, поэтому постоянно принуждать себя к работе неправильно. Поощряйте себя с помощью наград или какого-нибудь мероприятия по окончании дела, чтобы с удовольствием предвкушать его завершение. Отдых – это возможность вновь почувствовать себя бодрым, восстановить энергию и подготовиться к серьезной работе.

Концентрация исключительно на цели действует изматывающе; придерживаться жестких целей очень сложно”.

Страх критики, который испытывают перфекционисты, приводит к неуверенности в себе, а неуверенность, в свою очередь, затрудняет выполнение любой задачи. Так вас подводит ваше эго. Уверенность появляется, когда вы осознаёте свои обстоятельства, оцениваете имеющиеся возможности и эффективно их используете. Спросите себя, какие варианты у вас есть. Рассмотрите самый худший вариант развития событий. Подумайте, что делать в таких обстоятельствах и как их смягчить. Определите, что можно сделать прямо сейчас, чтобы чувствовать себя в большей безопасности.

Наметьте конкретные действия, которые помогут вам достичь цели. Чтобы начать работу над проектом, составьте график и вычлените отдельные задачи. Используйте “реверсивный”, или обратный календарь, чтобы представлять себе большой проект как состоящий из маленьких шагов, – это позволит вам определить, из каких частей или отрезков состоит целое. Избегают прежде всего именно тех задач, которые кажутся неподъемными. Страх невыполнения задачи приводит к прокрастинации и отрицанию реальности. Практикуйте погружение в ситуацию на 30 секунд; повторяйте короткие формулы для поднятия духа. Уделяя время работе со страхом и ведя с собой беседы в позитивном ключе, вы сможете избавиться от своей фобии.

Учитесь вовремя начинать

Придумайте приемы, помогающие приступать к делу. Некоторые начинают с той части работы, которая приносит наибольшее удовлетворение. В какой-то момент перестаньте готовиться и перейдите собственно к действиям. Не планируйте двигаться на полной скорости с самого начала. Следите за тем, что вы делаете, и обдумывайте свои действия. Начните работать и делайте перерывы.

Признайте, что далеко не каждый из тех, кто связан с этой работой, разделяет ваше стремление к совершенству. Добиться того, чтобы дело было сделано, не менее важно, чем сделать его на “отлично”. Поупражняйтесь начинать работу: для этого занимайтесь ею не более 30 минут и затем “продолжайте начинать”. Для многих именно преодоление инерции, не позволяющей приступить к делу, – это самый трудный шаг.

Не обязательно ждать, пока вы почувствуете себя уверенным и мотивированным, – начните прямо сейчас и посмотрите, что выйдет”.

Создайте для себя “нерабочий график”. Такое “антирасписание”, то есть календарь отдыха, будет делить неделю на небольшие отрезки времени с перерывами, едой, развлечениями, запланированным общением с близкими и друзьями. Между этими мероприятиями у вас получится время, отведенное на продуктивную работу. А всё вместе даст вам представление о времени, необходимом для отдыха (без какого-либо чувства вины с вашей стороны), и реалистичную оценку времени, доступного для выполнения работы. “Антирасписание” покажет вам, как мало времени у вас остается на работу за вычетом занятий физкультурой, поездок на транспорте, встреч, сна и других повседневных действий. Оно поможет оценить ваши реальные возможности и успехи – обеспечит четкие свидетельства ваших достижений и вознаградит за высокую производительность.

Составляя “антирасписание”, следуйте таким советам:

Отведите в своем графике время на общение и выполнение обязательств перед близкими, на приемы пищи, сон, физические упражнения и такие регулярные действия, как поездки на транспорте, визиты к врачам и обучение, если вы учитесь.
Регистрируйте каждые полчаса работы, но только после того, как вы проработали полных 30 минут.
Обеспечьте себе вознаграждение или переключение на более приятную задачу после 30 минут непрерывной работы.
Подсчитывайте, сколько часов вы работаете каждую неделю, чтобы понимать, сколько времени вы посвящаете работе.
Каждую неделю должен быть по крайней мере один полный выходной день.
Перед каждым занятием или мероприятием, относящимся к развлечениям, работайте 30 минут.
Мысленно сосредоточивайтесь на моменте начала каждого задания, а не на моменте его завершения.
Осознайте, что каждое позитивное событие в начале любого вида деятельности приближает вас к завершению.
Задачи небольшого объема помогут вам достичь ваших целей. Не думайте о том, что нужно прочитать огромный том: начните с одной главы и внимательно читайте 30 минут.
Не прерывайтесь, если возникло затруднение. Уделите работе еще пять минут и поищите решение.

Работая подобным образом с “антирасписанием” в течение двух недель, понаблюдайте, в какое время вы наиболее продуктивны, и постарайтесь привязывать свою деятельность к этим дням и часам. Сбои естественны, но их можно учитывать. Если вы что-либо оттягиваете, обращайте внимание на то, чтó побудило вас отложить дело и что вы при этом чувствовали. Некоторые дни окажутся более продуктивны, чем другие. Другие будут слишком заполнены делами, и в эти дни вам не удастся осуществить намеченное. Пусть они пройдут, как получится. Всё не может быть совершенным, но это не повод, чтобы не приступать к делу.

Одним из самых разрушительных последствий прокрастинации является то, что она ведет к откладыванию на потом самой жизни”.

Профессор Сюзанн Кобаса считает выносливость одним из важных качеств, помогающих добиться успеха. Выносливость в этом контексте сочетает в себе целеустремленность, контроль и вызов. Если человек чувствует, что способен контролировать свои действия, ему легче понять, чего он хочет добиться, запланировать свои шаги и прийти к цели. Упорные люди относятся к внешним переменам как к варианту развития своих планов, поэтому перемены не выбивают их из колеи.

Если вы начальник прокрастинаторов

Если вам приходится руководить людьми, привыкшими все откладывать на потом, вам придется узнать, как привнести в их жизнь такую систему, которая поможет ослабить тягу к перфекционизму и страх критики. Такие люди нередко чувствуют себя беспомощными перед большими заданиями и жесткими сроками. Устанавливайте каждый раз стартовую черту и требуйте черновиков, чтобы ваши подчиненные сосредоточились на задаче, а не на защищающих их эго уловках. Часто хвалите за любые шаги в правильном направлении, а также за осознанные действия, предпринятые для улучшения результатов, в тех случаях, когда качество пока не отвечает требованиям. Не прибегайте к угрозам и не делайте замечаний, унижающих достоинство, – они только усилят тенденцию к прокрастинации.

Интернет, SMS, электронная почта, мобильные телефоны – все это лишь дополнительные отвлекающие факторы, способные увести от решения начать важный проект…

Говорите о том, как работа ваших подчиненных помогает созданию конечного продукта. С самого начала разбивайте большие задания на управляемые элементы, которые дадут сотрудникам чувство достижения цели. Предлагайте помощь, если подчиненный не может справиться с проблемой. Обращайте внимание на то, как быстро ему удалось решить задачу, которая казалась трудной и даже невыполнимой. Если вы будете вовлечены в курс дела – вместо того чтобы просто требовать закончить его к определенному сроку – ваши сотрудники с большей вероятностью достигнут отличных результатов, к которым вы все стремитесь.