"Как привести дела в порядок" за 10 минут

Кому нужна эта книга?

• Всем, кто интересуется методиками повышения продуктивности.
• Всем, кто хочет работать эффективно и в то же время сохранять ясность ума.
• Всем, кто хочет узнать больше о методе GTD.

Главные вопросы и тезисы:

• Ваш мозг - это инструмент мышления, а не устройство хранения информации.
• Если вы хотите мыслить ясно, вам нужна надежная «корзина сбора» в виде внешнего ресурса.
• Избавьтесь от мусора - опустошайте все ваши внешние корзины еженедельно.
• Опустошая корзины сбора, размещайте их содержимое в правильных местах.
• Список «Проекты» - это обзор всех проектов, над которыми вы сейчас трудитесь.
• Вместо ведения ежедневного списка дел, попробуйте завести календарь и список «Первоочередные действия».
• При работе с другими людьми очень могут пригодиться списки «Ожидания».
• Сохраняйте данные, привязанные к определенным датам, в календаре или в картотеке.
• Все идеи, которые могут иметь значение в будущем, должны быть определены в список «Когда-нибудь/Может быть».
• Хорошо организованное рабочее место и еженедельный обзор вашей системы незаменимы для повышения продуктивности работы.
• Естественное планирование помогает определить цели и конкретные действия в ваших проектах.

Итак, основная мысль этой книги:
Мозгу нужно определенное рабочее пространство, поэтому освободите его от информации.

Практические советы:
Используйте мозг для мышления и поручите хранение информации внешним носителям.
Используйте метод естественного планирования для реализации своих проектов.

Об авторе

Дэвид Аллен - американский писатель, бизнесмен и консультант. Его тренинговая компания обучает руководителей компаний по методике GTD и распространяет программное обеспечение для повышения продуктивности. Он написал много книг и статей по самоорганизации и продуктивности, и считается одним из самых влиятельных специалистов в этой сфере.

Привести дела в порядок без потери ясности ума

Метод GTD построен на простых концепциях, таких как мышление на результат и определение последующих действий, поэтому он может быть использован для планирования проектов любых категорий и масштабов. Неважно, чем вы заняты: готовите рабочую презентацию или покупаете подарки для родных на Рождество, концепция GTD в обоих случаях говорит о том, что нужно начать с определения четкой цели и затем регулярно
отвечать себе на вопросы: в чем заключается следующее конкретное действие, которое я должен предпринять для того, чтобы приблизиться к достижению поставленной цели?

В этом и заключается истинное искусство управления делами: разбивая задачу на достаточно маленькие шажки, вы уделяете каждому из этих шагов небольшой отрезок времени, и отсутствие времени или мотивации не сможет стать для вас препятствием к выполнению задачи. И, шаг за шагом, этот подход поможет вам работать для достижения всех ваших целей
в жизни и избежать стресса на любом этапе этого пути.

Когда вы организуете свои проекты с помощью метода GTD, вы начнете управляться с заданиями за короткий срок, несмотря на то, что происходит вокруг, или где вы находитесь. Система GTD делает каждый следующий шаг для вас настолько простым, что вы не станете его откладывать.

Эта книга знакомит вас с несколькими простыми инструментами, которые вы сможете использовать для того, чтобы работать эффективно и в то же время избежать стресса, и рассказывает о том, как осуществить стратегию GTD на практике.

В нашем конспекте вы найдете ключевые выжимки из книги.

Ваш мозг - это инструмент мышления, а не устройство хранения информации

В наше время быть успешным в работе означает быть хорошо организованным человеком.

Особенно среди работников информационной сферы деятельности, чья ежедневная рутина включает обработку десятков задач и проектов одновременно.

Почти каждую минуту нас атакуют новые задачи, и список дел все время пополняется.

Типичное утро на работе может выглядеть примерно так: вы составляете какой-нибудь документ, когда вам приходит e-mail оповещение о необходимости обновления антивирусной программы. Как только вы собираетесь это сделать, вам звонит тетя Шейла и приглашает вас
на свадьбу, и как только вы вешаете трубку, ваш босс приходит и требует, чтобы вы начали работать над новым документом.

Для того чтобы держать в голове весь спектр необходимой для жизни информации, многие из нас в конечном итоге решают, что мозг - это универсальное хранилище информации, календарь и список дел. И начинают использовать его не по назначению, пихая в него
всевозможные виды информации, как будто это жесткий диск. Когда все-таки свадьба у тети Шейлы? И на чем вы остановились в документе, прежде чем вас прервали?

Забивая голову информацией о незавершенных задачах, встречах и других делах, мы разбазариваем энергию нашего мозга, предназначенную для обработки, а не для хранения информации. И это в конечном итоге приводит к нашей неспособности полностью сконцентрироваться на фактической работе.

Почему так?

Потому что, хотим мы этого или нет, наш мозг всегда пытается решить стоящие перед нами проблемы и напоминать о них в самые неподходящие моменты, даже если нам не обязательно решать эту проблему прямо сейчас.

Чтобы работать как можно более эффективно, наша задача заключается в том, чтобы удерживать разум от обработки информации, не имеющей отношения к задаче, которую мы выполняем в текущий момент времени.

Другими словами, если вы хотите работать эффективно, вам нужно совершать один шаг в единицу времени: использовать 100% возможностей мозга для того, чтобы сосредоточиться на одной задаче. Сосредоточьтесь на работе над документом, затем над подарком для тети Шейлы, или над чем-нибудь другим, но не над всем одновременно.

Если вы хотите мыслить ясно, вам нужна надежная «корзина сбора» в виде внешнего ресурса

Представьте идеальный мир – вы всегда полностью сосредотачиваетесь на том, что делаете в конкретный момент времени, будь то написание электронного письма, разговор с коллегой или покос газона. Вы всегда полностью концентрируетесь и удерживаете фокус только на одном деле.

Однако, в реальности наш мозг имеет раздражающую привычку никогда не позволять себе полностью забыть о том, чему еще следует уделить внимание. У нас у всех есть нудные мысли типа «Не забыть купить туалетную бумагу по дороге домой» и «Заплатить счет за электричество», даже мы не собираемся ничего предпринимать в этом направлении прямо
сейчас.

Усложняет ситуацию постоянная бомбардировка новой информацией, которая тоже занимает пространство у нас в голове: «О, реклама экологически чистой туалетной бумаги; надо запомнить этот бренд!»

Чтобы избежать этого, вам всегда нужно использовать «корзину сбора», то есть внешний ресурс, в котором вы сможете размещать любой элемент информации или идею, которая может отвлекать вас. Благодаря этому, вы будете точно знать, где вы сможете найти нужную информацию позднее, когда у вас будет время взяться за этот вопрос.

Это означает, что если вы пишете деловое письмо, при этом внезапно вспоминаете о том, что вам нужно оплатить счет за электричество, вы можете записать эту задачу на листе бумаги и продолжить концентрироваться на работе. Или если вам приходит письмо со счетом, вы
можете положить его в ящик для бумаг. В таком случае эти задачи будут должны образом отмечены, но они не будут отвлекать вас в настоящий момент.

Ваша корзина сбора может иметь различные формы: записные книжки, файлы на компьютере или даже физические коробки, в которые вы можете складывать предметы и бумаги. Вы можете также использовать комбинации из этих инструментов, главное, чтобы вы сами в них не путались. Другими словами: все нужно упрощать.

Ключевым моментом здесь является то, что ваша корзина сбора должна быть всегда под рукой, и что информация, содержащаяся в ней, должна быть всегда доступна для извлечения.

Избавьтесь от мусора - опустошайте все ваши внешние корзины еженедельно

Имея надежные внешние ресурсы сбора информации, вы освобождаете свой мозг и можете полностью сконцентрироваться на фактической работе. Эта система позволяет мозгу быть уверенным, что любая важная информация не затеряется и не останется незамеченной.

Однако, эта система служит должным образом только в том случае, если вы регулярно обрабатываете и очищаете содержимое корзины.

Если ваша корзина не отвечает реалиям вашей текущей жизни, она перестает быть надежной, и мозг откажется ей доверять. Как только это происходит, ваше подсознание снова начнет отвлекаться на нерешенные проблемы и незавершенные задачи: «Ты точно уверен, что тебе
не нужно сейчас оплачивать этот счет, и что ты о нем не забудешь?»

Чтобы избежать этого, вам нужно завести себе привычку полностью очищать все содержимое корзины раз в неделю.

Это не означает, что вам нужно вычеркивать все из своих списков; все, что вам нужно сделать - это внимательно посмотреть на все, что требует выполнения, и привести дела в порядок.

Вот несколько руководящих принципов, которые необходимо соблюдать:

• Если, после досмотра, пункт не является важным или актуальным, немедленно вычеркните его из списка (или, если это физическое напоминание, выбросите его).
• Если вам нужно быстро что-то с этим сделать (например, в течение двух минут или меньше), сделайте это немедленно.
• Если это важная информация, поместите ее в подходящее место.
• Если это поручение, проект или конкретное задание, переместите его в соответствующий список (подробности см. ниже).

Если вы регулярно будете выполнять эту процедуру (в идеале - раз в неделю), только в этом случае можно будет гарантировать продуктивность, надежность и отсутствие стресса.

Опустошая корзины сбора, размещайте их содержимое в правильных местах

Внешние корзины сбора — это идеальное место для коллекционирования всей информации, которой вы не хотите забивать голову.

Если вы помещаете все вещи, которые требуют вашего внимания и отвлекают вас, в один надежный внешний ресурс, вы знаете, что все это находится в безопасности, и вы сможете вернуться к этим вещам позже. Таким образом, пока вы накапливаете материал, вам не нужно
каким-то образом классифицировать его и сортировать по категориям.

Делать это нужно только тогда, когда вы опустошаете корзину еженедельно, и тогда вы уже принимаете решение: Что за информация у меня есть? Что мне нужно с ней сделать?

Большинство списков дел, как правило, не работают, потому что они становятся сборной солянкой задач, мыслей и информации. Теоретически, мы должны принимать усилия, чтобы включать в эти списки только конкретные практические задачи, но на самом деле мы записываем туда все проекты, договоренности, задачи и кусочки информации без различения
их между собой - что с легкостью может привести к потере действительно важных задач.

Когда вы организуете элементы в корзине, вам нужно сделать следующее:

• Как уже говорилось ранее: удалить все неактуальное, уделить внимание небольшим задачам немедленно и разместить договоренности или информацию о поставленных сроках в календаре.
• Если это сложное действие (например, если это требует больше одного конкретного шага), превратите его в проект с четко выраженной целью.
• Все остальные задачи должны быть внесены в список «Первоочередные действия».

Но прежде чем мы углубимся в разъяснение этого понятия, давайте немного разберемся, как должен выглядеть ваш список проектов.

Список «Проекты» - это обзор всех проектов, над которыми вы сейчас трудитесь

Проекты - это ключевой компонент любой системы продуктивности. Аллен определяет проект, как желаемый результат, для достижения которого необходимо осуществить более одного шага. То есть, написание одного письма не является проектом, но организация собрания или планирование отпуска, является.

Для того, чтобы определить проект, вам необходимо продумать результаты: Как ваша жизнь будет выглядеть, когда проект будет завершен? Опишите в одном предложении результат, к которому вы стремитесь. Например, вы можете сказать: «Когда этот проект будет завершен, мой босс будет убежден, что нужно нанять двух новых сотрудников, чтобы они мне помогали» или «Когда этот проект будет завершен, все билеты на самолет и отели будут
забронированы».

Мышление на результат намного упрощает формулировку конкретных задач и приближает вас таким образом к достижению цели проекта. Это один из самых важных инструментов, которые могут помочь в реализации вашей мечты.

Как только проект определен с помощью желаемого результата, его необходимо разместить в списке «Проекты». Список «Проекты» - это место, в котором вы должны фиксировать все проекты, завершить которые необходимо в ближайшем будущем.

Смысл ведения такого списка заключается в том, чтобы быть в курсе всех текущих проектов. Все, что вы сейчас хотите поменять в своей жизни, должно фиксироваться в этом списке.

Уже одна мысль о существовании такого списка дает чувство контроля над ситуацией, что помогает увеличить продуктивность и быть расслабленным одновременно.

Когда вы обновляете этот список (делать это нужно еженедельно), важно также иметь в виду то, что в каждом проекте подразумевается определенный шаг, который должен найти свое место в списке Первоочередные действия», потому что только конкретные шаги приведут к
реализации каждой цели.

Вместо ведения ежедневного списка дел, попробуйте завести календарь и список «Первоочередные действия»

Ежедневные списки дел неэффективны не только из-за их неопределенного характера, но также и потому что они извращают наше представление о времени. Они дают вам ложное представление о том, какое количество дел вы действительно способны выполнить в течение дня. Следовательно, планирование становится нереалистичным, что приводит к расстройствам и бесполезной растрате времени на то, что обречено на провал еще до начала работы.

Работа со списками «Первоочередных действий» и с календарем – намного более эффективный метод. Календарь служит только одной цели: фиксировать запланированные события. Вы должны относиться к нему как к священной территории, где находится фиксированная структура, на основе которой вы можете планировать вашу остальную деятельность. Все, что запланировано на определенный день или час – как совещание или
посещение врача – должно заноситься в календарь.

Все другие задачи или конкретные действия должны находиться в списке «Первоочередных действий». Когда у вас есть возможность уделить время чему бы то ни было, этот список помогает вам быстро определить, какая задача является наиболее актуальной.

Вне зависимости от того, где вы находитесь, вам всегда нужно иметь при себе этот список. Он обеспечит вам гибкость в выборе задач, к которым есть смысл приступать в ближайшее время.

Когда наступает время выбирать - прислушайтесь к своей интуиции. Если вы хорошо распланировали и отсортировали необходимые действия заранее, у вас не будет проблем с выбором того, чему стоит уделить первостепенное внимание. Представьте, что вы находитесь в аэропорту, и ваш рейс отложили на час. Спросите себя в этой ситуации:

• «Какую задачу я могу сейчас выполнить?»
• «Какую задачу я могу завершить в доступный мне отрезок времени?»
• «Для решения какой задачи у меня сейчас хватит сил?»
• «Что является первостепенным?»

В зависимости от количества пунктов в списке, иногда имеет смысл иметь несколько списков «Первоочередных действий» и различать их в зависимости от контекста (например, «на телефоне» или «на компьютере»). Если вы сортируете задачи по местам, вы будете знать, что вы можете сделать, находясь за рабочим столом, на деловой встрече или во время ожидания рейса в аэропорту.

При работе с другими людьми очень могут пригодиться списки «Ожидания»

Все текущие проекты должны находиться в списке «Проекты». Используя список «Первоочередные действия», вы можете быть уверены в том, что в настоящее время вы работаете над теми задачами, которые приближают ваши проекты к завершению.

Довольно часто вам также приходится возлагать какие-то задачи, являющиеся частью различных проектов, на других людей. Например, вам нужно дождаться письма от коллеги по поводу презентации или получить ответ на запрос от отеля насчет возможности бронирования номеров.
Однако это не означает, что вам нужно отказаться от всякого контроля за ходом ваших проектов.

Когда вы зависите от действий других людей - например, вы ждете, пока ваш коллега пришлет вам информацию для составления презентации - стоит поместить эти задачи в список «Ожидания». В этом списке вы фиксируете все, что другие люди должны для вас сделать, вместе с «дедлайнами».

Если вы просматриваете и обновляете этот список каждую неделю, вы всегда будете в курсе того, что кто-то не выполняет своих обещаний по определенным задачам в определенный период времени. В этом случае у вас есть новая конкретная задача: напомнить человеку о вашей с ним договоренности. Это напоминание можно осуществить по электронной почте, выполнив короткий телефонный звонок или визит в кабинет коллеги с вежливым напоминанием о том, что он вам обещал отправить.

Если это занимает меньше двух минут - сделайте это немедленно. Если нет, вносите это в список «Первоочередных действий» (или в один из таких списков), чтобы иметь возможность в подходящий момент отправить коллеге напоминание о том, что вы все еще ждете его отчет.

Сохраняйте данные, привязанные к определенным датам, в календаре или в картотеке

Несмотря на то, что вы многое можете спланировать заранее, иногда вам приходится ждать поступления определенной информации, прежде чем переносить данные из корзины сбора в списки задач или договоренностей.

Например, вы хотите посетить выставку, но прежде чем идти туда, вам желательно выяснить, что там будет представлено, прежде чем принимать решение - идти или нет. И если вы не имеете возможность выяснить эту информацию заранее, лучше отложить принятие решения.

В таких ситуациях, когда у вас нет выбора, кроме как планировать событие в последнюю минуту, на помощь могут прийти следующие стратегии:

Запишите себе напоминание на определенные дни в календаре. В этом случае вы будете знать, что скоро вам предстоит принять решение (например, о посещении выставки). Составьте картотеку, которая поможет вам получать доступ к нужной информации в нужное время.

Картотека - это скрупулезная, логически выстроенная система. Она состоит из 43 папок: 31 для следующих 31 дня и 12 для следующих 12 месяцев. Как только вы достигаете последней папки за этот месяц, вы перемещаете заметки из нее на следующий месяц. Идея заключается в том, чтобы ежедневно сверяться с документами, «напоминалками» или иными пунктами, которые вы «отправили» себе в определенный день в будущем.

Хитрость и суть этой системы состоит в том, что вам нужно использовать и обновлять ее ежедневно.

Все идеи, которые могут иметь значение в будущем, должны быть определены в список «Когда-нибудь/Может быть»

Еще один важный компонент системы GTD - это так называемый список «Когда-нибудь/Может быть».

Что входит в этот список? Проще говоря, все, что не подходит под категорию

«Первоочередных действий» или «Проектов», но должно тоже храниться где-то за пределами вашей головы. В списке «Когда-нибудь/Может быть» содержатся все моменты, которые вы пока не можете привязать к конкретным идеям или задачам.

Несмотря на то, что название звучит так, как будто в этом списке находятся не особо важные задачи, нельзя недооценивать преимущества такого списка. Он помогает вам вести отдельный контроль над идеями, которые могут оказаться существенно важными в будущем.

Список «Когда-нибудь/Может быть», в свою очередь, может быть разделен на под-списки, где вы можете хранить идеи, касающиеся ваших личных интересов, например:

• Поездки, которые хотелось бы совершить.
• Сорта вин, которые хотелось бы попробовать.
• Музыка, которую хотелось бы послушать.

Как и списки «Первоочередных действий», эти списки помогут вам поместить нужную информацию в подходящее место. В конце концов, списки - вещь намного более надежная, чем ваша собственная память.

И как все списки, используемые в системе GTD, список «Когда-нибудь/Может быть» нужно просматривать и обновлять регулярно, если вы хотите извлечь максимум пользы от его ведения.

Хорошо организованное рабочее место и еженедельный обзор вашей системы незаменимы для повышения продуктивности работы

Организация рабочего места, где все необходимые материалы находятся под рукой - это критическая необходимость. Таким образом вы создаете своего рода кабину управления, где вы всегда будете чувствовать себя комфортно во время рабочего процесса.

Для многих из нас также важно иметь функциональную мобильную систему, чтобы получать доступ к информации из любой точки, где бы мы ни находились. Поэтому крайне важно создать систему списков и файлов, которую вы везде можете взять с собой, чтобы, если вы застрянете в аэропорту или в пробке, это никак не отразилось на вашей продуктивности.

Кроме необходимости опустошать корзины сбора раз в неделю, вам нужно просматривать и обновлять все списки в вашей системе продуктивности с той же частотой.

Цель метода GTD заключается в достижении чувства расслабленности и одновременно - контроля над всеми вашими текущими проектами: быть в курсе того, как идут дела в каждом из них и быть уверенным в том, что вы двигаетесь вперед.

Поэтому необходимо, чтобы ваша система отвечала реалиям вашей текущей жизни и постоянно была заполнена. Только если вы доверяете созданной вами системе, ваш разум сможет успокоиться и сконцентрироваться полностью на задаче, которая стоит перед вами на
текущий момент.

Просматривая списки раз в неделю, вы убеждаетесь в стабильности фунционирования вашей системы - каждый текущий проект должен быть связан как минимум с одним «Первоочередным действием» в актуальном списке, к которому вы легко можете получить доступ. Кроме того, вы сможете взглянуть с высоты птичьего полета на все, что происходит.
Пересмотр помогает вам увидеть лес, не сводя взгляда с деревьев.

Время, которое вы будете тратить на еженедельный «досмотр», зависит от того, сколько вам времени нужно для того, чтобы чувствовать комфорт и доверие к вашей системе.

Можно запланировать еженедельный пересмотр например на полдень пятницы. Это поможет вам завершить рабочую неделю с ясным умом и чувством полного контроля.

Естественное планирование помогает определить цели и конкретные действия в ваших проектах

Book design is the art of incorporating the content, style, format, design, and sequence of the various В целом, проектное планирование - это довольно неестественный и нелогичный процесс.

Цель такого планирования заключается в придумывании и планировании всех действий заранее, причем часто все это происходит, когда у вас еще нет четкой цели в голове. Метод естественного планирования отражает суть того, как вы работаете над решением обычных ежедневных задач.

Вот пример такого действия: вы чувствуете голод и формируете смутную цель («Сейчас я что-нибудь съем»), затем конкретизируете ее («Хочу съесть пиццу»), затем к вам в голову приходит парочка идей о том, как осуществить эту цель («Я могу приготовить пиццу самостоятельно, заказать ее или сходить в ресторан»). Определение шагов, необходимых для реализации цели, становится самим собой разумеющимся.

Теперь примените этот способ мышления к вашим реальным проектам: начните с определения вашей цели как можно более конкретно (помните, что никогда не будет лишним потратить время на то, чтобы точно определить цель, потому что все шаги, которые вы будете предпринимать, будут зависеть именно от желаемого результата). Как только цель понятна,
дайте возможность разуму устроить своего рода мозговой штурм. Именно так к вам придут идеи того, какие шаги необходимо предпринять для того, чтобы приблизиться к вашей цели.

Полезно будет проводить мозговой штурм на внешнем носителе, например, записать все идеи на бумаге.

Как только вы соберете все свои идеи, нужно их организовать и упорядочить, а затем сформулировать конкретные действия, необходимые для реализации цели проекта.

В этом случае естественное планирование не только дает больше ясности в том, что нужно делать, но также делает этот процесс увлекательным, быстрым и интуитивно понятным.

Итак, основная мысль книги:

Чтобы полностью посвятить себя решению каких-то задач, мозгу нужно
определенное рабочее пространство. Поэтому вся важная информация должна храниться в надежной системе, расположенной на внешних носителях за пределами нашего мозга.

Практические советы:Что нужно сделать для того, чтобы работать эффективно и сохранять ясность ума?

Использовать мозг для мышления и поручить задачу хранения информации внешним носителям, таким как записные книжки и коробки для бумаг. В этом случае не придется беспокоиться обо всех задачах и идеях, которые внезапно всплывают в голове в течение дня.
Из каких простых инструментов состоит метод GTD?

Создайте строго упорядоченную систему управления данными, в которой у вас будут находиться отдельные списки проектов с четко определенными целями, первоочередными действиями и вещами, которые могут заинтересовать вас позднее. Используйте календарь или отдельную картотеку для того, чтобы хранить данные, привязанные к определенным
датам.

Что поможет реализовать концепцию GTD на практике?

Используйте метод естественного планирования для определения шагов, которые вам необходимо предпринять для реализации проектов. Начните с определения конечной цели проекта, и затем дайте себе возможность продумать в формате мозгового штурма все необходимые шаги, которые нужно предпринять для достижения этой цели. Выпишите их на
лист бумаги и упорядочите, определив конкретные действия, которые необходимо осуществить.