“Персональный Канбан.” за 10 минут
Введение
Слово «канбан» пришло из японского языка и буквально переводится как «вывеска», «рекламный щит». В мире бизнеса канбан означает систему организации производства и снабжения, позволяющую реализовать принцип «точно в срок».1
Авторы книги «Персональный Канбан», успешные консультанты в области управления и работы с персоналом, предлагают простую и действенную систему регулирования своей занятости и управления личным временем. Нам всем до боли знакома ситуация, когда на работе вечный завал, несмотря на то, что мы там проводим большую часть суток, и при этом никто «не отменяет» общение с детьми, родителями, друзьями, решение персональных проблем и вообще «жизнь». Все это приводит к стрессу, бессоннице, плохому настроению.
Столкнувшись с нескончаемым потоком требований и обязанностей, мы истощаем наши умственные ресурсы и оказываемся погребенными под грузом проблем. Авторы уверены, что так жить нельзя, и объясняют, как можно вновь стать хозяином своего времени и своей жизни.
Однако от книги Бенсона и Бэрри не стоит ожидать примитивных рецептов для легкой жизни. Авторы предлагают гибкую систему базовых знаний, которые каждый читатель сможет приспособить к своим собственным обстоятельствам и найти свой собственный путь к успешной и сбалансированной жизни.
Правила персонального канбана
Правило 1: Визуализируйте свою работу. Тогда у вас появится более ясное представление об объеме работы, «физическая» запись того, на что уходит ваше время. Вы обретете контроль над своей нагрузкой и сможете принимать более разумные решения.
Правило 2: Ограничивайте количество незавершенной работы. Это позволит вам сосредоточиться на том, что вы делаете, работать быстро и вдумчиво, спокойно реагировать на внешние воздействия.
Персональный канбан — это динамичная, интерактивная «карта» вашей личной занятости. Она позволяет видеть, что вас ожидает впереди (ваши цели, новые задания), где вы находитесь сейчас (чем вы заняты в данный момент времени) и где вы были раньше (что вы уже проделали). Как и любые географические карты, персональный канбан содержит массу информации: что вы хотите, что вы делаете, как вы это делаете и с кем, что уже сделано, что осталось незаконченным, как быстро вы работаете, что вызывает заторы в работе, почему какие-то дела вы все время откладываете «на потом», что вы можете пообещать, а на что — сказать «нет». Когда мы видим «карту» нашей работы, у нас появляется ясность, которая позволяет находить лучшие варианты действий.
В основе персонального канбана лежит концепция менеджмента (известная как Лин), в силу которой расширение доступа к информации обеспечивает принятие более ответственных решений в процессе создания новых ценностей. Сотрудники чувствуют больше уважения к ним, рабочие группы становятся более мотивированными, и сокращаются потери времени. Целью концепции Лин является возникновение культуры «кайзен», то есть стремления к постоянному улучшению рабочих процессов.
Построение персонального канбана
Вы можете использовать доску, на которой пишут фломастерами, грифельную доску, доску для объявлений, блокнот, дверь холодильника, компьютер — любой предмет, который позволит вам прочитать ту абстрактную информацию о предстоящей работе, которая находится в вашей голове. Кроме того, вам понадобятся ручка, фломастер и клейкие листочки для заметок. Персональный канбан позволяет увидеть «течение» вашей работы — от ее начала до завершения. Самый простой вариант «течения» — это разделение работы на ту, которую вы готовы начать (колонка «начало»), ту, которую вы уже делаете (колонка «в работе»), и ту, которую вы завершили (колонка «сделано»).
Но сначала надо выяснить, что собственно вам предстоит сделать. До тех пор, пока предстоящая работа остается в нашей голове аморфной и гнетущей массой, мы ее не понимаем, мы ее боимся, и мы не уверены в успехе. Чтобы принять правильное решение, у нас должно быть четкое и ясное представление о том, что именно нам предстоит сделать. Поэтому берите клейкие листочки и записывайте на них абсолютно все, что нужно сделать: задачи большие и маленькие. Не обманывайте себя и не прячьте голову в песок. Прежде чем начать укрощение страшного зверя под названием «работа», надо увидеть его целиком, даже если для этого понадобится обклеить листочками все стены вашей квартиры.
Сделав это, вы должны решить, какие задачи необходимо решить в первую очередь, и прикрепите соответствующие листочки в колонку «начало».
Учеными отмечено, что наш мозг в большей степени фокусируется на прерванных, незавершенных мыслях и действиях, чем на полностью законченных. Незаконченные дела отвлекают наше внимание и раздражают, вызывают беспокойство и бессонницу, тем самым понижая нашу производительность и увеличивая риск ошибок. Поэтому, когда мы можем бумажку с описанием задачи перетянуть из колонки «в работе» в колонку «сделано», наш мозг испытывает радость. Мы гордимся собой. Мы можем приступать к исполнению следующего задания.
Так же, как у жонглера есть предел количеству шариков, которые он может спокойно и уверенно удерживать одновременно в воздухе, у каждого из нас есть предел количеству заданий, параллельно работать над которыми мы можем успешно и эффективно. Исследования показывают, что мы не можем достигнуть нашей максимальной эффективности, работая над несколькими задачами одновременно. И наоборот, наша эффективность возрастает, когда мы ограничиваем количество параллельно решаемых задач. Персональный канбан как раз и позволяет найти правильное количество работы, которую мы можем проделывать с оптимальной скоростью и эффективностью.
Вы можете добавить колонку «ожидание» для тех дел, которые вы не можете завершить, потому что ждете какого-либо действия со стороны других людей. Однако «не перегружайте» эту колонку и не «перетягивайте» новые дела в колонку «в работе», пока не проверите, что происходит с теми, что уже находятся в «ожидании».
Вы также можете сделать еще одну колонку с названием «сегодня», куда вы будете помещать листочки с делами, над которыми вы планируете работать сегодня. Эта колонка поможет определить разницу между тем, что мы задумали сделать за день, и тем, что мы реально успели. Постепенно мы научимся определять свою дневную производительность, ставить себе на день более реалистичные цели и радоваться своей эффективности.
Пользуйтесь разными цветами и формами для отражения определенных типов информации. Яркий цвет или необычная форма ваших листочков поможет привлечь внимание к приоритетным задачам или «не засовывать в дальний ящик» дела, которыми вам не очень хочется заниматься.
Ваш персональный канбан построен! Изучив свой предстоящий груз работы, вы выбрали приоритетные задания и поместили их в колонку «начало». По мере продвижения вашей работы «перетягивайте» листочки из одной колонки в следующую. Система персонального канбана предполагает принятие самостоятельного решения в отношении проделываемой работы, в отличие от ситуации, когда вас подталкивают и за вас решают, что и когда вам делать (pull-based system versus “pushing”).
Количество и качество
Мы часто путаем наличие образовавшегося «просвета» в работе с возможностью сделать что-то еще. Мы часто спешим, перескакиваем от одного занятия к другому, стремясь увеличивать количество проделанной работы, забывая про качество. В результате мы не достигаем ни количества, ни качества. Когда мы занимаемся параллельно несколькими вопросами, наш мозг пытается обрабатывать одновременно несколько потоков информации, что приводит к умственной перегрузке. В этом случае мы начинаем легко отвлекаться, и даже простейшая работа дается с трудом. Однако было бы правильно не пытаться вместить как можно больший объем работы в наш график, а добиваться качественной работы, плавно перетекающей из колонки «начало» в колонку «сделано». Скорость, с которой это происходит, — это наша «пропускная способность», которую мы можем измерить, оценить и на ее основе принять обоснованное решение.
Сколько раз мы сталкиваемся с ситуацией, когда в конце недели мы не можем вспомнить, на что же ушло наше время. Как будто часы, дни и недели нашей такой занятой жизни бесследно растворяются в воздухе. Персональный канбан, визуализируя нашу несделанную работу, задания, над которыми мы трудимся, и работу, которая сделана, вознаграждает нас тем, что мы знаем, на что ушло время и что нам предстоит в будущем. Обладание этим знанием позволяет улучшать рабочий процесс и принимать разумные решения.
«Обычный» перечень дел против персонального канбана
Авторы называют списки дел воплощением зла и порождением дьявола; они скучны и питают механистический, оторванный от контекста подход к выполнению работы. В отличие от этих списков, персональный канбан, визуализируя нашу работу, позволяет обращать внимание на особенности обстоятельств, понимать возможность выбора, определять приоритеты, видеть цель.
«Скажи мне, и я забуду. Покажи мне, и я запомню. Позволь мне сделать самому, и я пойму». Конфуций
Персональный канбан превращает нашу работу в рассказ, со своим сюжетом, течением событий и поворотными моментами. Это не список экстренных дел, а серия взаимосвязанных отношений. Перемещая наши листочки из колонки в колонку и анализируя их движение, мы учимся распознавать повторяющиеся шаблоны и причинно-следственные связи. Мы выявляем причины появления «узких мест», узнаем задания, выполнение которых приносит удовольствие, и задания, которые раздражают. Наблюдения такого рода учат принимать активные решения и расширять наши опции в будущем.
При использовании списков дел мерой качества является количество выполненных заданий. Персональный канбан благоприятствует созданию атмосферы творчества и сотрудничества, где мерой качества является эффективность, то есть отлично сделанная работа в нужное время.
Списки дел предполагают, что наши обстоятельства статичны. Они не дают понимания, как и зачем мы выполняем ту или иную работу и какие варианты имеются в нашем распоряжении. В результате получается, что мы работаем ради работы как таковой, не имея возможности оценить, как наши старания влияют (или не влияют) на достижение более высоких целей. Персональный канбан создает подвижную систему, в которой стремление к улучшению методов работы (Кайдзен) становится привычкой.
Тяни-толкай
Авторы видят преимущество персонального канбана в том, что он зиждется на активном рациональном действии — «тяни» — то есть человек берет новую работу и «тянет» листочек в колонку «в работе» только тогда, когда у него есть для этого возможность и предыдущие задания выполнены. В этом случае у вас есть ясность и контроль над ситуацией, позволяющие принимать обоснованные решения. Если же вас «толкают», вы находитесь в «темноте», у вас нет выбора. Большинство людей страдает от того, что им «заталкивают» работу, независимо от степени их занятости. Персональный канбан позволяет вашему руководству увидеть, что вы уже и так заняты «выше крыши», и дает вам право обоснованно отказаться от дополнительной работы, не получая при этом ярлык лентяя.
Жизнь есть балансирование между порядком и хаосом. Не стройте строгих планов, пока вы не располагаете всей необходимой информацией. Наши действия сегодня определяют наши возможности выбора завтра. «Тяните» и не поддавайтесь «толчкам», хотя будьте готовы к ним.
Мы все стремимся к тому, чтобы наши действия приносили максимальную пользу — нашим клиентам, нашим семьям, нашим потомкам. Польза в данном контексте совсем не означает максимальный доход или прибыль. Моральное удовлетворение от работы и денежная компенсация за нее отнюдь не всегда взаимосвязаны. Для того, чтобы получать профессиональную и эмоциональную радость от работы, чтобы ощущать самореализацию, мы должны гордиться тем, что мы делаем. Для этого мы должны знать, что наш труд приносит пользу и что наши усилия не остаются незамеченными.
План работы — плюс или минус?
«Планы бесполезны, однако планирование незаменимо». Эйзенхауэр
Важно также не оказаться в состоянии «аналитического паралича», когда мы чрезмерно усложняем проблему и планируем ее решение до мельчайших деталей. В результате стадия планирования тормозит осуществление реальных действий. Стоит согласиться с тем, что невозможно заранее знать, как разрешится тот или иной вопрос. Надо перестать волноваться и нервничать, надо быть гибким и готовым к действию.
Люди обычно слишком много времени тратят на подсчеты объема и стоимости их работы. Они оказываются в плену заранее построенного плана, но как только обстоятельства изменяются, они вынуждены бесконечно модифицировать свои изначальные посылки. Используя персональный канбан, мы планируем постоянно, наблюдая за течением нашей работы, и принимаем решения, когда располагаем достаточной информацией. Ни один план не является «выгравированным в камне», как бы замечательно он ни был продуман. Отклонение от плана бывает неизбежным, и мы регулярно его корректируем. Умение приспосабливаться к изменяющимся обстоятельствам позволяет нам достигать успеха.
Выбор приоритетов
Авторы рассматривают так называемую «матрицу управления временем Кови», где предлагается все дела и обязанности разнести в четыре группы: «важно и срочно»; «важно, но не срочно»; «срочно, но не важно»; «не важно и не срочно». Неудивительно, что Кови рекомендует ограничивать количество дел, находящихся в «срочно, но не важно», а занятия, попавшие в «не важно и не срочно», он считает просто потерей времени. Авторы же, признавая в целом полезность распределения дел на «важные», «срочные» и «не важные», во многом не соглашаются с трактовкой Кови.
Например, группу дел в «срочно, но не важно» авторы называют «инвестицией в социальные связи», потому что невозможно предвидеть, какое влияние на ваше будущее могут оказать, казалось бы, «не важные» встречи и телефонные звонки. Точно так же авторы отказываются считать занятия в «не важно и не срочно» пустой тратой времени. Наоборот, они относят эту группу дел в разряд нашей «жизни». Они сравнивают их с плодородным садом, в котором прорастают и развиваются вдохновение, экспериментирование и новые варианты. Авторы уверены, что в системе персонального канбана все четыре группы дел функционируют органично, и они все необходимы для сбалансированной жизни.
«Счастье не приходит в готовой упаковке. Оно является результатом ваших собственных действий». Далай-лама
Работа в радость
Отведите место в вашем персональном канбане для дел, которые приводят вас в хорошее настроение, и для дел, которые вас раздражают. Делайте небольшие заметки о том, почему одно занятие вызвало положительные эмоции, а другое — отрицательные. Наберитесь терпения, и через некоторое время, просматривая свои заметки, вы сможете определить, что нужно поменять в вашей работе, какие дела стоит делегировать, а какими заниматься как можно чаще. Вы обнаружите, что лучше всего исполняете те задания, которые поднимают вам настроение. Вам будет легче распознать ваши сильные стороны. В конечном итоге у вас появится более четкое видение перспектив развития вашей карьеры.
Персональный канбан содействует прояснению наших целей. Если нет ясности, нас охватывает страх. Визуализация позволяет развеять страх, трансформировать его в понятные задачи и сфокусироваться на действиях по их разрешению.
Чем больше вы занимаетесь работой, которая у вас хорошо получается, тем больше радости доставляет вам ваша работа и тем выше становится ваш профессиональный уровень.
Загляни в себя и оглянись назад
Персональный канбан помогает нам понять, какими эмоциями мы руководствовались, совершая то или иное действие, что нас мотивировало и что мешало. Изучая прошлые события, мы снабжаем себя информацией, необходимой для принятия правильных решений в будущем. На работе анализ завершенного проекта позволяет выявить достигнутые успехи, понять, что происходило не так, как ожидалось, и почему, и подумать над тем, что можно улучшить в будущем. Создайте в своем персональном канбане колонку «ретроспектива» и перемещайте туда листочки из колонки «сделано» со своими заметками о том, что прошло хорошо, а где можно было бы поработать лучше. Радуйтесь своим победам. Учитесь на ошибках. Постепенно привычка анализировать качество проделанной работы станет естественным элементом рабочего процесса.
Зри в корень
Когда происходят неприятности, мы в первую очередь стараемся найти виноватого, «закрыть» вопрос и двигаться дальше. Такой подход является поверхностным и недальновидным. Персональный канбан помогает находить глубинные причины возникшей проблемы. Чтобы до них докопаться, не бойтесь задавать вопросы и подвергать сомнению общепринятые условности и собственные идеи. Только так можно решать проблемы и самосовершенствоваться.