"Управлять, работать, жить" за 10 минут

Основные идеи

• Идеального менеджера относительно легко описать, но крайне трудно найти.
• Важно не то, каков менеджер по характеру, а то, как он действует.
• Управленческим навыкам можно обучиться, хотя ни в одном учебном заведении такого образования не дают.
• Работа менеджера играет все большую роль в современном обществе.
• Чтобы научиться управлять, необходимо следовать определенным принципам, выполнять определенные задачи и использовать определенный инструментарий.
• Принципы эффективного менеджмента: нацеленность на результат, способность видеть целое, концентрация на главном, использование сильных сторон, доверие и позитивное мышление.
• Основные задачи менеджера: управление целями, организация рабочего процесса, принятие решений, контроль и развитие сотрудников.
• Инструменты менеджера: совещания, отчетность, планирование рабочего процесса, персональные методы работы, бюджет, аттестация сотрудников.
• Также необходимо “систематическое очищение” – регулярное избавление от ненужного.
• Эффективность собственного труда и труда подчиненных приносит удовлетворение, даже если сама работа не всегда интересна; она помогает найти баланс с личной жизнью.

Краткое содержание

“Универсальный гений” или эффективный менеджер?

В наше время, когда ритм жизни становится все стремительнее, особенно активно обсуждается проблема эффективности менеджмента. Какими качествами должен обладать хороший менеджер, а какие для него, наоборот, нежелательны? Из разнообразных ответов на этот вопрос складывается некий безупречный образ – “и швец, и жнец, и на дуде игрец”.

“Для того чтобы быть эффективным менеджером, не требуются ни вдохновение, ни дар предвидения, ни лидерские качества, ни харизма. Нужен профессионализм, понимание дела и опыт””.

Определений идеального руководителя множество, но часто ли мы встречаем таких в реальной жизни? Что уж говорить, “универсальный гений” – явление крайне редкое, но основная проблема совсем не в этом. Надо иначе сформулировать вопрос: не каким должен быть идеальный менеджер, а что делает менеджера эффективным.

“Истинным критерием оценки деятельности топ-менеджера служит не успех, достигнутый во время его службы, а положение организации после его ухода””.

Вместо того чтобы попусту тратить время на поиски идеала, намного полезнее задуматься о том, что помогает человеку достичь успеха. Как добиться того, чтобы обыкновенные люди достигали необыкновенных результатов? За основной критерий успеха нужно при этом принимать эффективность.

Как действуют успешные руководители

Не нужно долго изучать и сравнивать эффективных менеджеров, чтобы понять, что по характеру это люди очень разные. Ключевым словом здесь должно быть не “что” и не “какой”, а “как”. “Как действуют успешные руководители?” – вот каким вопросом задается тот, для кого менеджмент – научная дисциплина, а не оккультное учение. Наблюдения показывают, что эффективный менеджер следует определенным принципам и использует определенные навыки. Однако вряд ли имеет смысл опрашивать самих менеджеров: большинство из них придерживаются этих принципов неосознанно и едва ли смогут четко и обстоятельно рассказать, как они достигли успеха.

Менеджмент как ремесло

Один из центральных принципов теории менеджмента – “принцип конституционализма”, или “конституциональный подход”. Суть этого подхода в том, что работа организации не должна зависеть от одного или нескольких отдельных руководителей, а уход одного из топ-менеджеров не должен повлечь за собой кризис всей компании.

“Строго говоря, на сегодняшний день не существует ни одной социальной сферы, которая могла бы обойтись без организации и, следовательно, без менеджмента””.

Принцип конституционализма подразумевает также и то, что не следует любой ценой стремиться к рекордной производительности: стабильный высокий результат намного важнее, чем отдельные выдающиеся достижения. Успех руководителя зависит не от набора каких-то особенных личных качеств, а от уровня профессионализма. Иначе говоря, менеджер – это профессия, а не призвание; а если это так, то ремеслу менеджера можно и следует обучаться.

“Ясно одно, что человек, который не несет ответственности за свои действия или за свое бездействие, не может быть менеджером... Такой человек карьерист””.

Быть менеджером – отнюдь не прерогатива элиты. В современном обществе, в экономике, основанной на знаниях, эта профессия стала массовой, и можно ожидать, что в перспективе ее значение еще больше возрастет. По подсчетам экспертов, около 5% работающих людей являются “чистыми” управленцами, а почти 20% исполняют обязанности менеджера хотя бы отчасти.

Когда менеджер становится менеджером?

Можно назвать четыре элемента, характеризующих суть профессии менеджера:

1. Определенного рода задачи.
2. Инструментарий для решения этих задач.
3. Принципы, обеспечивающие качество результата.
4. Ответственность за выполнение работы.

ВЫДЕЛИТЬ КОПИРОВАТЬ“Менеджмент – это профессия, цель которой – добиваться результатов или получать результаты””.

Первые три элемента можно усвоить в процессе обучения – с четвертым дело обстоит иначе: ответственность приобретается только благодаря личному настрою и решимости. Особенность хорошего менеджера состоит в том, что он готов без всяких оговорок взять на себя всю ответственность, которая на него возлагается.

Принцип первый. Нацеленность на результат

Работа компетентных руководителей всегда ориентирована на результат – это важнейший принцип успешного менеджмента. Именно хороший результат – источник того удовлетворения, которое многие так стремятся получать от работы.

“Эффективные люди – это рассудительные реалисты, даже если они приобрели эту способность думать конструктивно””.

Ни одна работа не может с утра до вечера приносить удовольствие, и это совершенно в порядке вещей. Хороший результат проделанного труда, напротив, всегда становится поводом для радости и удовлетворения. Эффективность работы делает ее более легкой и интересной и, таким образом, выступает как мощный мотивационный фактор.

Принцип второй. Способность видеть целое

Эффективный менеджер отличается тем, что он рассматривает свою работу как личный вклад в общее дело. Это осознание – тоже очень важный элемент мотивации. Кто понимает, что он служит важному общему делу, тот меньше зависит от сиюминутных перепадов настроения.

“В организациях, использующих информацию и знания как основные ресурсы, требуется виртуозное владение управленческими приемами. Необходим не другой менеджмент, а более точный, близкий к совершенству””.

Мотивируя сотрудника, менеджер должен спросить у него: “Каков ваш личный вклад в работу компании?” Задавать подчиненным этот вопрос и научить их видеть свою роль в работе компании – одна из важнейших задач руководителя.

Принцип третий. Концентрация на ограниченном круге задач

В профессии менеджера, как ни в какой другой, много отвлекающих моментов и второстепенных вопросов. Крайне важно научиться отделять существенное от несущественного, сосредоточиваться на ключевых проблемах, а второстепенные игнорировать. Реализовать этот принцип лучше всего поможет метод “управления по целям”. Принцип концентрации актуален не только для отдельных людей, но и для организаций. Успешная компания ориентирована на достижение единой цели, а не множества разнородных задач.

Принцип четвертый. Опора на сильные стороны

Менеджеры часто уделяют слишком много внимания недостаткам – будь то своим собственным или своих подчиненных. В лучшем случае делаются попытки исправить эти недостатки и превратить их в достоинства, однако все эти усилия обычно пропадают впустую. Руководитель должен действовать иначе – поручать каждому сотруднику ту работу, в которой тот сможет в полной мере использовать свои сильные стороны. Недостатки надо при этом учитывать, но устранить их у вас не получится.

Принцип пятый. Доверие

Подчиненные уверены в начальнике, начальник уверен в подчиненных – таков принцип взаимоотношений. Благоприятная рабочая обстановка, осознание общих целей, высокая продуктивность – все это зависит от того, насколько сотрудники доверяют своему руководителю. Чтобы завоевать доверие подчиненных, соблюдайте несколько нехитрых правил. Во-первых, утверждение, что “ошибки подчиненных – это ошибки начальника”, хорошо только для внешнего мира: внутри коллектива провинившегося работника следует подвергать критике. Во-вторых, ошибки начальника – это всегда ошибки начальника. Подчиненные могут помогать исправлять эти ошибки, но они не должны отвечать за них.

Принцип шестой. Позитивное мышление

Мыслить позитивно не значит видеть вместо черного белое. Реакция на проблемы всегда должна быть адекватной: впадать в бурный восторг от успехов – это так же неправильно, как и унывать из-за неудач. Хорошие менеджеры стараются не поддаваться влиянию эмоций – они сосредоточиваются на том, как решить проблему. В первую очередь нужно выявить, какие в данной ситуации есть возможности, и оптимальным образом их использовать.

Задача первая. Управление целями

Устанавливать ключевые цели и следить за их осуществлением – важная задача руководителя. Метод “управления по целям”, предложенный полвека тому назад, все еще не утратил актуальности. Только применение этого метода не следует превращать в бюрократическую процедуру. Главное – выбрать всего несколько целей первостепенной важности.

“Управленческая задача: принимая людей такими, какие они есть, выявлять их сильные стороны... давать им возможность работать в тех сферах деятельности, где они могут качественно выполнять свою работу и достигать высоких результатов””.

Цели должны быть выражены в количественных показателях, чтобы их исполнение было легче проконтролировать. Лучше определять их в индивидуальном порядке и фиксировать в письменной форме. Согласование целей с сотрудниками всегда требует много времени, этим нельзя заниматься наспех.

Задача вторая. Организационный процесс

Занимаясь организацией рабочих процессов, важно не переусердствовать, иначе можно превратить процессы в самоцель и не организовать, а сковать работу фирмы. Не забывайте спрашивать себя, как должен быть организован тот или иной процесс, чтобы за него платил клиент. Признаки потребности в организационном реформировании заметить нетрудно. Самый важный – это непомерное разрастание управленческой иерархии. Другие тревожные симптомы – обилие многолюдных совещаний и раздутые штаты.

Задача третья. Принятие решений

Принятие решений – ключевая функция менеджера. Ведь менеджер – это и есть человек, уполномоченный принимать решения. Вопреки распространенному мнению, основная проблема состоит не в нерешительности менеджеров, а в том, что решения принимаются слишком быстро: поначалу кажется, что проблема проста и решение лежит на поверхности, а потом, когда ничего уже не исправить, становится ясно, что простота была иллюзорной. Эффективные менеджеры принимают решения, все тщательно взвесив и обдумав.

Задача четвертая. Контроль

Контроль необходим, чтобы обеспечить качественное выполнение работы. Впрочем, это не значит, что нужно отслеживать каждый шаг своих сотрудников – тотальный контроль ничего, кроме вреда, не приносит. Вполне достаточно проводить выборочные проверки.

“Трудная, непрерывная, бесконечная практика и тренировка – это единственные способы мастерски освоить инструменты. Другого способа нет””.

К данным отчетов надо относиться с осторожностью: отчеты всегда субъективны и потому не дают полной картины. Контроль, как и определение целей, должен проводиться в индивидуальном порядке.

Задача пятая. Развитие персонала

Для развития сотрудников также необходим индивидуальный подход. Задания, способствующие развитию сотрудника, должны быть сложными. Как правило, люди чувствуют, что к ним предъявляют не завышенные требования, а заниженные. Стремитесь к тому, чтобы каждое задание было сложнее предыдущего, понемногу повышая планку.

Инструментарий эффективного менеджера

В распоряжении менеджера семь инструментов для эффективного управления компанией:

1. Совещания.
2. Отчетность.
3. Планирование рабочего процесса.
4. Персональные методы работы.
5. Бюджет и бюджетирование.
6. Аттестация сотрудников.
7. Систематическое очищение.

“Концентрация – это ключ к успеху””.

Совещания, конечно, необходимы, но их число надо сократить до минимума – во многих организациях ими явно злоупотребляют. Проводить совещание имеет смысл только тогда, когда оно приводит к конкретным результатам. Крайне важно, чтобы вслед за совещаниями сразу же принимались меры по осуществлению принятых решений. Совещание совершенно бесполезно, если отсутствуют повестка дня и протокол.

“Хорошая профессиональная подготовка, высокий уровень интеллекта, опыт и другие способности и таланты – все это становится бесполезным при отсутствии соответствующих методов работы. Люди не могут реализовать свой потенциал””.

Есть мнение, что письменная отчетность – это инструмент ненужный и устаревший; на самом деле отчет и поныне остается важным средством передачи данных и формой коммуникации как внутренней, так и внешней. Каждый документ должен быть составлен так, чтобы он достиг своей цели, то есть побудил адресата к определенным действиям.

“Решения принимаются, записываются и оглашаются, а затем они теряются в лабиринтах организаций и, таким образом, не имеют никаких результатов””.

Планирование рабочего процесса – это определение объема задач для каждого сотрудника. Планируя занятость подчиненных, менеджеры допускают ряд распространенных ошибок: поручают им либо слишком мало, либо, наоборот, слишком много работы, либо нагружают их и вовсе непосильным, рабским трудом.

О методах работы трудно сказать что-либо обобщающее – они всецело зависят от человека и обстоятельств. Каждый менеджер должен разработать свою собственную методику и регулярно проверять ее эффективность. Бюджетное планирование – тоже инструмент достижения эффективности, равно как и систематическая аттестация сотрудников.

“Я рекомендую, чтобы решения по двум группам вопросов принимались только единственным образом – медленно и очень обдуманно: это решения, связанные с управлением персоналом, и решения о денежной компенсации сотрудников””.

Наконец, хороший менеджер должен время от времени “выбрасывать мусор”, избавляться от того “балласта”, который больше уже не нужен. Речь идет, например, об отмене тех рабочих процедур, которые прежде имели смысл, а теперь лишь попусту отнимают время.