"Ловушка времени" за 10 минут

Основные идеи

Время – это актив, управлять которым в обычном смысле невозможно. Человек может лишь управлять собой относительно времени.
В основе всех ловушек времени лежат три “суперловушки”: “необходимость отвлекаться”, “чрезмерные ожидания” и “необоснованная срочность”.
Технический прогресс избавляет человека от старых ловушек времени, но при этом порождает новые.
Обычно времени на планирование не хватает. Однако ничто так не экономит время, как разумное планирование.
Время, затраченное руководителем на обучение сотрудников с целью делегирования им полномочий, впоследствии окупится с лихвой.
Привычки, отнимающие время, тесно взаимосвязаны. Поэтому чтобы им противодействовать, нужен системный подход.
Всего 20% задач, стоящих перед компанией или сотрудником, принесут 80% результатов.
Расставляя приоритеты, в первую очередь учитывайте фактор важности задачи и только в последнюю очередь – фактор срочности.
Один из важнейших приемов управления временем – это умение вежливо и вовремя сказать “нет”.
Перфекционизм съедает огромное количество времени. Поэтому каждое дело нужно делать настолько хорошо, насколько оно того заслуживает.

Краткое содержание

“Суперловушки” и их последствия

Управление временем, или тайм-менеджмент, – понятие парадоксальное. Оно подразумевает, что время – некий актив, которым можно манипулировать, но при этом удержать его невозможно. От нас зависит не само использование времени, а лишь способ его использования. Мы можем управлять лишь собой относительно времени, но не им самим. Это относится и к организациям, многие из которых рассматривают время в числе пяти своих главных активов наряду с капиталом, имуществом, информацией и персоналом. Поэтому главное в тайм-менеджменте – правильная постановка целей и правильная самоорганизация.

Для прогресса в сфере тайм-менеджмента нужно честно проанализировать собственные привычки и признать, что мы сами выбираем, на чем сосредоточиваться”.

На пути к разумному использованию времени нас подстерегают многочисленные ловушки. Из них можно выделить три главные “суперловушки”, которые порождают все остальные. Вот они:

“Необходимость отвлекаться”. Одним из самых эффективных способов экономии времени часто считают многозадачность. Дом, офис, машина современного человека заполнены разнообразными устройствами, позволяющими быть в курсе всех событий и выполнять массу дел одновременно. Между тем все больше исследований доказывают, что многозадачность рассеивает внимание. В результате ни одно из нескольких одновременно выполняемых дел не делается качественно. Мозг гораздо лучше справляется с последовательными мыслительными операциями. Поэтому лучший способ сэкономить время – решать задачи по отдельности или поэтапно.
“Чрезмерные ожидания”. Пытаясь соответствовать чрезмерным ожиданиям – чужим или собственным, – люди часто берут на себя излишнюю нагрузку, соглашаются на дополнительные задания, засиживаются на работе. Если вы не в состоянии справиться со всеми заданиями, поставьте на первое место их важность, а на последнее срочность. Наше время также съедают ожидания морального характера: порой бывает трудно отказать незапланированным посетителям во внимании, коллегам – в помощи, знакомым – в общении. Научитесь вежливо говорить “нет” и переносить такие дела на более удобное для вас время.
“Необоснованная срочность”. В бизнесе фактор срочности ни в коем случае не является первостепенным. Он используется исключительно для того, чтобы выбрать между двумя заданиями, равными по важности. Срочность не должна опережать важность.

Как бороться с привычками, отнимающими время

Если критериев для расстановки приоритетов и самих задач оказывается слишком много, справиться с хаосом помогает система планирования. Но тут часто возникает замкнутый круг: чтобы выбрать первостепенные задания и тем самым сэкономить время, нужен план, а чтобы разработать план, нужно время. Разорвать этот круг помогут органайзеры, стикеры, компьютерные и мобильные приложения. Например, в начале дня можно записать на стикер “большую тройку” заданий, которые должны быть обязательно выполнены. Не проверяйте почту с новыми заданиями, пока не закончите с “большой тройкой”.

Помните третий закон Мерфи: на все требуется больше времени, чем ожидается. Встройте скромный запас в ваши оценки проекта”.

Чтобы научиться рационально распределять время, вам придется отказаться от многих давних привычек. Но объявив войну одной привычке, вы обнаружите, что она тесно связана с целым рядом других, и вырваться из этой сети почти невозможно. При этом каждая отнимающая время привычка имеет целую вереницу последствий. Так, начальник, который привык все делать сам, тем самым воспитывает таких сотрудников, которые не умеют работать самостоятельно и боятся ответственности.

Пять мифов о тайм-менеджменте

Существует ряд распространенных заблуждений относительно управления временем:

Чтобы управлять временем, нужно просто руководствоваться здравым смыслом и действовать по обстоятельствам. Возражения: здравый смысл присущ не всем; действовать по обстоятельствам не всегда возможно.
В стрессовой ситуации работается лучше. Возражения: стресс заставляет нас работать не лучше, а быстрее, но избыток адреналина вызывает зависимость и ведет к потере здоровья.
Чрезмерная упорядоченность не оставляет места спонтанности. Возражение: отработка однообразных действий усовершенствует навыки, принося свободу и уверенность.
Планирование отнимает много времени. Возражения: зато действуя по плану, вы его экономите. Кроме того, без плана невозможно рассчитать, хватит ли вам времени на выполнение задания.
Чтобы экономить время, достаточно простого списка дел. Возражение: его лучше связать с календарем, списком проектов и электронной перепиской.

Постановка целей, расстановка приоритетов

Альтернатива всем этим ложным утверждениям – разумное планирование, правильная постановка целей и задач и определение приоритетов. Цели должны быть конкретны, реалистичны и в достаточной мере дальновидны. Если говорить об организации, то ее цели выбираются высшим руководством, которое также обеспечивает все базовые условия для их достижения: инициирует сбор информации, вкладывает средства, разрабатывает стратегию. Затем на основе поставленных целей руководители подразделений разрабатывают планы по выполнению конкретных задач. Они создают соответствующие организационные и производственные процессы, задают сроки, определяют желаемые результаты. Эта информация передается исполнителям, которые составляют планы и расписания. Они расставляют для себя приоритеты – определяют, в какой мере и на каком этапе новые задания могут конкурировать с их постоянными обязанностями. Трехступенчатая схема “цели – задачи – приоритеты” применима не только в работе организации, но и в повседневной жизни.

Не упустите тот день, когда перегрузка... превратится в тиски, все крепче и крепче сжимающие ваше время и жизнь”.

При расстановке приоритетов рекомендуется учитывать принцип, который в 1893 году предложил европейский экономист Вилфредо Парето. Применительно к управлению временем он может быть сформулирован так: 20% ваших задач приносят 80% результатов. Эти 20% и должны стать вашими приоритетами.

Чтобы не терять время зря, очень важно вести его учет. Считается, что это скучное и неэффективное занятие. На самом деле те, кто пытается выработать у себя такую привычку, часто находят ее увлекательной и очень полезной. Вы узнаете о себе, своей организации и распорядке своего рабочего дня много нового, поймете, куда уходит время и как избежать ловушек.

Основные ловушки времени

Вот список ловушек времени, с которыми нам чаще всего приходится сталкиваться.

“Кризисное управление”. Важно отличать настоящий кризис от мнимого. Когда руководство запрашивает приблизительные финансовые показатели, главы отделов чаше всего принимают это за явный признак кризиса. Их реакция типична: заставить подчиненных срочно, отбросив все остальные дела, составлять никому ненужный фундаментальный отчет. Но настоящий кризис обычно наступает внезапно, независимо от воли руководства.
“Неверное планирование”. Обилие срочных текущих дел часто заставляет менеджеров среднего звена пренебрегать планированием. В результате многое приходится переделывать и из-за этого переносить остальные дела. Опыт показывает, что чем лучше день был спланирован, тем меньше времени тратится на выполнение плана.
“Неумение отказывать”. Из всех обязательств, которые ложатся на наши плечи на работе и дома, лишь 80% заслуживают внимания и времени. От остальных 20% необходимо научиться вежливо отказываться. Говоря “да” без разбору, мы идем на поводу у двух пагубных склонностей: излишней старательности (которая происходит от самоуверенности и самолюбия) и боязни обидеть окружающих. Эти два свойства пожирают наше время.
“Плохой обмен информацией”. При обмене информацией 80-90% внимания следует тратить на то, что происходит сейчас или ожидается в будущем. На прошлое можно выделить не более 20%. Для эффективной коммуникации учитывайте вероятность разных интерпретаций ваших слов. Например, прося сотрудника выполнить поручение “как можно скорее”, вы имеете в виду “как только появится возможность”, а он понимает это как “прямо сейчас” и отодвигает более важное дело. Чтобы правильно передавать информацию, нужно соблюдать ряд правил: четко прояснять цель сообщения, правильно выбирать канал (встреча, телефонный разговор, электронное письмо), тщательно подбирать слова, тон, избегать сленга. Не меньше требований предъявляется и к тому, кто принимает сообщение: он должен слушать внимательно, не перебивать, выделять и записывать главное, игнорировать мелочи. На слушание уходит меньше времени, чем на обсуждение, поэтому предлагать комментарии и возражения имеет смысл лишь тогда, когда это действительно необходимо.
“Плохо проведенные собрания”. Для многих менеджеров стилем работы нередко становятся спонтанные внеочередные собрания. Созывать собрания нужно только тогда, когда многостороннее общение действительно необходимо. Требуйте, чтобы все выступающие приходили хорошо подготовленными. Начинайте и заканчивайте собрания вовремя и придерживайтесь повестки.
“Мир стал виртуальным”. Активное развитие интернет-технологий требует от современного человека постоянного повышения компьютерной грамотности, а значит, временных затрат. Освоение технологий постепенно начинает приносить плоды, позволяя выполнять многие операции намного быстрее, но тут появляется новая опасность – потери концентрации. Вдобавок клиенты и начальство теперь ждут от сотрудников немедленной реакции на любой запрос, и те попадают в ловушку чрезмерных ожиданий.
“Страсти по электронной почте”. Из-за удобства электронной почты мы часто используем ее неразумно. Электронная почта предназначена для коротких деловых сообщений, а не для сложной аргументации и не для обмена конфиденциальной информацией. Если руководитель включил вас в рассылку, которая вам не нужна, вежливо попросите его исключить вас из списка, объяснив, почему эта тема для вас неактуальна. Назначьте для проверки почты определенное время. Чтобы избавиться от ненужных писем, задайте правила их сортировки в своем почтовом клиенте.
“Неприрученный телефон”. На телефон современного делового человека ежедневно поступает огромное количество звонков разной степени срочности и важности. Большую помощь в их систематизации оказывают секретари-референты и колл-центры. Многие вопросы эффективнее решать с помощью телеконференций. В периоды выполнения важных дел можно вообще не отвечать на звонки или использовать голосовую почту.
“Избыток информации и бумажная волокита”. Ищите только ту информацию, которая вам действительно нужна. Продумайте логичную систему – возможно, электронную – хранения собранных данных. Строго контролируйте объем бумажной документации.
“Неверное приписывание ответственности и полномочий”. Если вы возлагаете на сотрудника новые обязанности, не забудьте наделить его соответствующими полномочиями. Также следует проинформировать об этом всех, от кого может потребоваться какое-либо содействие этому сотруднику. В противном случае в организационной структуре возникнет путаница, а в работе вновь назначенного сотрудника – сбои.
“Неумелое делегирование и плохое обучение”. Делегирование полномочий – навык, выработать который непросто. Этому препятствуют самонадеянность, гордость, неуверенность в чужих способностях, страх потерять контроль. Между тем ни один начальник не способен эффективно справляться со всеми делами самостоятельно. Пытаясь взвалить на себя все второстепенные задачи, он перестает справляться с первостепенными. Выстройте такие отношения с подчиненными, чтобы они не боялись признаться вам в совершенных ошибках. Иначе они могут о них умолчать, и у вас не будет времени эти ошибки исправить. Не жалейте времени на обучение: совершив одну и ту же операцию несколько раз под вашим руководством, подчиненные затем станут выполнять ее уже самостоятельно.
“Проволочки и неумение завершать дела”. Всем нам бывает трудно приступить к ответственному делу или закончить его. В результате мы заполняем время незначительными или бесполезными делами, пытаясь найти оправдания своему бездействию. Справиться с этой проблемой поможет наличие вдохновляющей цели, продуманная система приоритетов и набор инструментов самоконтроля. Среди них составление планов и оповещение о них коллег и руководителей. Помните: задержки всегда влекут за собой гораздо более резкую реакцию со стороны клиентов и начальства, чем ошибки и упущения.
“Дружеское общение и незапланированные посетители”. Незапланированное взаимодействие с людьми отнимает очень много времени. Каждая минута, потраченная на незапланированное общение, требует четырех минут для восстановления изначального уровня сосредоточенности. Попросите у нежданного гостя минуту, чтобы закончить предложение или расчет, то есть дойти до того этапа работы, на котором вам удобнее отвлечься. В некоторых случаях разумно сразу установить для беседы временные рамки – например, пять минут. Еще один вариант – назначить для нее другое время.
“Чрезмерное старание”. Если вы человек целеустремленный, энергичный и умный, окружающие наверняка станут требовать от вас слишком многого. Стремясь выполнить все поручения, вы рискуете в них запутаться, начать жертвовать личным временем и попросту сгореть на работе. Слишком старательные сотрудники никогда ничего не успевают. У них нет времени на обучение подчиненных, поэтому они не могут делегировать полномочия. Не пытайтесь стать сверхчеловеком и делать все одинаково хорошо. Примите золотое правило: каждое дело нужно делать настолько хорошо, насколько оно того заслуживает. Выполните второстепенные поручения на приемлемом уровне, а перфекционизм оставьте для главных проектов.

Путь к новой жизни

Новая жизнь, в которой у вас будет достаточно свободного времени, тоже начинается с планирования. Постарайтесь дать себе отчет в собственных привычках, отнимающих время, разберитесь в причинах и решите, над какими ловушками вам следует поработать в первую очередь. Можно начать с самой трудной или, наоборот, с самой легкой проблемы. Подумайте, какие инструменты и методы могут вам помочь. Бороться с ловушками нужно ежедневно. Через месяц суммируйте свои достижения: это даст вам силы продолжить работу над собой. Поделитесь своими планами, успехами и новыми знаниями по управлению временем со своей командой и с начальством. Понимание с их стороны существенно облегчит вашу задачу.