Если вы пользуетесь мессенджерами для работы, то не сможете быть продуктивными

Стандартный руководитель среднего звена и менеджер в офисе, как правило, напоминает загнанную лошадь. Наш герой героически работает двенадцать часов в день шесть, а то и семь дней в неделю. Разумеется, он думает, что на нем все держится и какой он красавчик. Когда такие люди видят меня, человека который работает тридцать часов в неделю, то обычно думают, что я бездельник. Мне таких людей откровенно жаль. Формула «если ты не работаешь много часов, то не будешь успешным и ничего не достигнешь» навязана обществом и прочно засела в нашем сознании.

Почему управлять своим временем важно

Если вы, к примеру, дизайнер, у которого на целый день максимум три задачи, то ваша система планирования поместится на одном листе блокнота. Вы даже можете использовать бумажный ежедневник, прости господи. А вот если у вас висит сотня задач, и в этот момент приходит еще одна сотня, то тогда вам нужна система планирования. Иначе вы будете работать в несколько раз больше, при той же, либо худшей продуктивности. Возможно, что в определенный момент просто не вывезете и ляжете в дурку. Я не шучу. У меня есть два знакомых, которые все таки доехали до Мичурина. В какой-то момент и я был на грани)

Когда все распланировано и лежит по полочкам, то:

На вас не давит этот груз дел, так как вы четко понимаете что и когда будете делать;
У вас нет шансов что-то забыть, исчезает волнение по поводу того, а не забыли ли вы чего важного;
Вы способны сконцентрироваться на действительно важном, избегая хрени, которая не дает вам ничего;
Вас не третирует вышестоящий менеджер так как вы помните больше чем он)

Как я планирую

Я научился тайм-менеджменту еще на заре своей трудовой деятельности. Однажды я осознал, что в моей компании количество бездельников стало превышать количество действительно здравых ребят, и я уволил 40% коллектива одним днем. Затем в течение шести месяцев мне одному пришлось работать за пять человек. Буквально через несколько дней я осознал, что переживу этот период только если я стану супер эффективным. И так же как и с похудением, полученные навыки стали привычкой, закрепились на всю жизнь и стали основой, которую я дальше только развивал. Скажу одно: если бы тогда я не разработал четкие принципы распределения своего времени, то точно бы не справился.

Ими я пользуюсь до сих пор, вот они:

Если мне прилетает любое дело, я просто записываю его. Независимо от того, насколько оно срочное. Я не делаю его сразу же.
Я планирую свое время недельными циклами. Сначала не менее половины времени распределяется между действительно важными вещами. Важные вещи — это в первую очередь построение системы, которая сама себя воспроизводит и контролирует, старается максимально не допустить сбоя.
Необходимо четко описать принципы задач, которые для вас приоритетны и следовать им. Вы должны четко понимать, что вам нужно сейчас и как к этому двигаться.
Я никогда не работаю после 18-00 (а последний год после 17-00) и в выходные и праздники. Сейчас я думаю перейти на 4-х дневную рабочую неделю.
Любая задача выполняется так, чтобы максимально исключить возможность появления такой задачи в будущем.
Если я могу делегировать — я делегирую. Даже если я на 100% уверен что задача будет выполнена в худшем качестве в более длинные сроки.
Я должен понимать, куда я иду. Это значит, что у меня есть план на 5 и 25 лет по любому проекту, которым я занимаюсь.

Если вы начнете использовать эти принципы, то любая мелочь для вас моментально станет огромной проблемой. Но если упорно следовать этим принципам то количество авралов и действительно серьезных проблем со временем снизится на порядок но совсем конечно не исчезнут.

Почему мессенджеры это вселенское зло

Мобильник стал частью нас, а мессенджеры — главным инструментом коммуникации. И поэтому о них стоит поговорить отдельно. Очень часто я наблюдаю следующую картину: сидит человек, что-то делает в своем ноутбуке и каждые 20-30 секунд видит уведомление в телефоне. Он его берет, иногда отвечает иногда нет, но каждый раз он отвлекается. В этот момент он выглядит героем, потому что весь такой в делах, что-то решает, с кем то постоянно общается и т.д.

На деле же, в таком режиме просто невозможно работать продуктивно. Мессенджеры очень назойливы и их очень сложно игнорировать. Уведомление найдет вас на экране смартфона, планшета, компьютера, часов и скоро наверное будет приходить напрямую в мозг. Пожалуй, главная их проблема — сообщение нельзя отметить непрочитанным, вы вынуждены реагировать моментально.

Когда вы погружаетесь в задачу вам необходимо 10-15 минут, после них следуют 30-40 золотых минут продуктивности в которые ваша производительность кратно умножается. Я работаю только так. В полной концентрации и без отвлекающих факторов. Когда я работаю в шумном месте где невозможно избежать посторонних звуков, например аэропорт, то я использую наушники, в которых слушаю исключительно шумоподавление))

Раньше функцию мессенджера выполняли коллеги

Если у ваших коллег есть привычка просто прийти к вам и начать что-то говорить, то забудьте о продуктивности. Это еще хуже мессенджера, потому что полностью выбивает вас из задачи. Каждый раз когда к вам кто-то подходит, он полностью переключает вас на обсуждение того, зачем пришел. Когда-то давно, когда у меня не было своего кабинета, я ставил на стол табличку на которой было написано «Меня нет, даже на секундочку, вообще нет». Через пару недель все привыкли к тому, что если я ставлю эту табличку, то я погружен в какую-то задачу. Конечно, есть риск того что окружающие вас рас***дяи поднимут вас на вилы, но вы быстро забудете об этом после очередного повышения и отдельного офиса)

Любители стикеров и ежедневников

Ооо, это мои любимые. Они обклеивают весь монитор стикерами разных цветов, а в случае когда место закончилось они перекидываются с ними на клавиатуру и стол. Скорее всего у них есть бумажный ежедневник и даже не один. Для них главное — чтобы все видели как они загружены работой, ведь если у них двести стикеров на мониторе то только так они действительно работают. Они в восторге от своей системы планирования и считают себя очень организованными ребятами. Как по мне, так это худший пример неудачного планирования, который только может быть и от таких людей надо избавляться.

Ладно, давайте я расскажу почему это не работает. Ваша система организации времени — это живой организм. В нем постоянно исчезают, появляются, передвигаются дела, поэтому храните все в одном месте. В современном мире дело не может быть записано на клочке бумаги и вот почему: к нему часто добавляется, время, место, ссылка, несколько ссылок, предварительная переписка, другой человек и т.д. Даже если вы смогли записать все это в вашем гребанном ежедневнике, то когда событие переносится, вам придется все это переписывать. Многие события будут повторяться раз в неделю, каждый второй вторник, раз в год, по приезду в какое-то место, при возникновении другого события и т.д. Это просто невозможно организовать в виде стикеров и бумажных ежедневников!

Также у вас должен быть доступ к своему календарю из любой точки мира и с любого девайса. Ваш календарь и вся ваша работа должны быть полностью автономны и не привязаны ни к чему. В январе у моего ноутбука умер экран и мне пришлось экстренно переезжать на другой. Это заняло 5 минут, причем старый ноут мне вообще не понадобился!

В моей системе планирования календарей несколько. Личный и для сына отдельные, рабочий, который в свою очередь делится по проектам. Все это легко включается и выключается одной галочкой в Google Календаре. В моем случае все особенно сложно, потому что я живу на две страны, у меня пять разных бизнес проектов, люди с которыми я общаюсь живут в пяти городах в США, даже не знаю в каком количестве городов в России, Австралии, Украине, Вьетнаме, Индии и т.д. Моя система позволяет никогда ничего не забывать и всегда все делать вовремя как минимум.

Все проблемы и возможности взаимосвязаны

Итак, вы решили что планирование — это не для вас, вы и так отлично справляетесь. Ваша выверенная система стикеров работает отлично и не нуждается в модификации. Вам это просто не нужно, вам и так нормально. Правда, недавно вы забыли сдать отчет вовремя, потому что забыли записать пару задач, которые вы посчитали неважными, а для вашего непосредственно руководителя они оказались ключевыми. Он конечно самодур и вообще непонятно как оказался в роли вашего руководителя. И совершенно по непонятной причине следующий крутой проект, премию и повышение отдал не вам. Естественно я сильно утрирую, но думаю ключевую мысль вы уловили.

Увы, большая часть людей просто не способны работать эффективно и не смогут никогда. Именно от них будет первый десяток густо заплюсованных комментариев под этой статьей))

Если ваше руководство организуют обсуждение в мессенджере для каждого дела, то они идиоты

Я так понял, что сейчас это прям модно. Появилась какая-то проблема/задача/проект и руководитель в ту же секунду создает группу в телеге, сразу туда что-то накидывает, добавляет всех, кто должен работать над этой задачей и еще тех, кто должен быть в курсе, и тех, кого он считает нужными, короче максимум народа. После чего, если ты не отписался о чем-нибудь в ближайшие пару часов, то ты просто ничто и тебе зря платят з/п. В итоге это приводит к огромному количеству бестолковых обсуждений любых малозначительных задач. Мне это больше всего напоминает планерку на 10-15 человек, где два человека разговаривают, а остальные сидят и втыкают. Это идеальный пример демонстрации работы при полном отсутствии таковой.

Чат по задаче в мессенджере — это просто поток несвязанной информации, которую невозможно структурировать и контролировать. Эта хрень идеальна только для того, чтобы рисоваться и потом кого-то обвинить в том, что он не прочитал в какой-то момент какой-то комментарий и не сделал этого сразу же. У меня есть несколько знакомых москвичей, которые в любой момент времени втыкают в телефон, так как искренне считают, что если они ответили в 6 утра в субботу то они с гордостью носят флаг трудоголика и естественно на них все держится. Часто такие действия совершаются под соусом сбора и учета мнений разных заинтересованных сторон. Это бред. Зачем вам вообще знать мнение других людей? В современной корпоративной культуре мнение очень часто высказывается не для того, чтобы действительно что-то решить быстрее или лучше, а для того чтобы просто обосновать нужность этого человека.

В итоге мы получаем кучу бесполезных идей с которыми придется считаться. Давайте сравним их с водорослями на винте катера. За результат всегда отвечает один человек. Если больше одного человека, то за результат не отвечает никто. Любая задача делается одним человеком, если в ней участвуют два человека, то это уже две разных задачи. Если в проекте участвует команда из пяти человек, то это пять разных задач, а если человек десять, то это уже две команды и между ними коммуницируют только тим лиды.