Как самостоятельно организовать онлайн-мероприятие с нуля?

В 2020 году наступила эпоха дистанционных событий. Большинство форумов, выставок и событий было отменено, но некоторые из них были перенесены в онлайн формат. Это позволило любому желающему принять участие в мероприятии, несмотря на возникшие ограничения. Теперь абсолютно безопасно присутствовать там, где раньше не позволяло расстояние.

У данного формата существует множество неотъемлемых плюсов:
1) возможность большего охвата участников, а также направлять записи мероприятия тем, кто не мог посмотреть в моменте.
2) приглашение ТОПовых спикеров и экономия их времени и затрат на логистику
3) экологичность и отсутствие затраты ресурсов на брендирование и печать
4) доступность из любой точки мира и современные технологии, позволяющие подключиться в любом формате
5) способность обеспечить оперативную обратную связь участникам путём использования чатов

Среди характерных недостатков выделяется отсутствие живого общения и эффекта совместного присутствия, а также необходимость помощи и контроля спикеров техническими специалистами на протяжении всего мероприятия. Спикер ответственен не только за содержание своего выступления, но и за стабильное подключение. Чаще всего – это не является проблемой в рамках проведения мероприятия, что делает дистанционный вариант события более выгодным.

По данным РБК в 2019 году 94% россиян пользуются интернетом, что существенно повышает поле охватываемой целевой аудитории, чем при оффлайн-мероприятии. На опыте команды Event Corpus онлайн-форумы собирают десятки тысяч людей, что в 10 раз превышает количество людей, посещающих офлайн-форумы.

Однако, в онлайн формате перед организатором стоит также множество задач: как обеспечить техническое эфирное подключение на примере телевидения без сбоев, обеспечить доступ каждого участника на мероприятие, профессионально и интересно оформить программу?

Давайте разберёмся более детально и рассмотрим основные этапы формирования онлайн-мероприятия:
1. Разработка концепции
Определите цели планируемого события по плану: О ЧЕМ, ДЛЯ КОГО, КАКОЙ результат. Для успешных продаж либо высокого уровня посещаемости мероприятия вы должны определить конкретную целевую аудиторию. При определении запросов и потребностей клиента мы можем предугадать большинство того, в чем он будет нуждаться. Обязательно подробно распишите, что вам идеологически потребуется для поддержания определенного настроения среди гостей, кого из спикеров вы готовы пригласить, в каком количестве. Необходимо корректно сопоставить ваши желания с реальными возможностями.
2. Составление программы
Формирование сценария является неотъемлемым этапом. В рамках данной задачи вы должны упаковать ценность, которую готовы передать аудитории, обычно это зависит от основных тематик выступлений спикеров. Возможно разбить мероприятие на несколько блоков и секций, таким образом аудитория автоматически будет сегментирована по интересам и запросам. Не забывайте добавлять в программу досуговую часть для удержания внимания зрителя и минимальных «онлайн выходов» с вашего мероприятия. Соблюдайте все правила оффлайн-мероприятия в онлайне, обязательно учитывайте частичную необходимость элементов «шоу» даже в деловом мероприятии, добавьте wow-эффект, открытие и заключительную часть, по необходимости оформите перерывы. Зрители смогут использовать это время на на нетворкинг в чате. При заключении успешных контактов и вынесения пользы с мероприятия повышается вероятность, что аудитория порекомендует ваши дальнейшие события своему окружению.

3. Команда
Полностью одному специалисту невозможно сделать идеально структурированное событие. Для решения этой задачи необходимо обратиться к специалистам, которые окажут вам поддержку и будут отвечать за части вашего мероприятия.Вероятнее всего, вам понадобятся:
Режиссеры и сценаристы для проработки программы
Ведущий
Программисты-разработчики, особенно если досуговая часть будет включать в себя переход на сторонние ресурсы
Веб-дизайнеры для проработки дизайн-макетов
Технические специалисты, оказывающие поддержку эфира – это видеопродакшн, профессиональный звук и свет, стабильная работа техники. Организаторы (event-менеджеры), отвечающие за коммуникацию с аудиторией, тайминг, брендинг, спикерский состав и содержание программы.

4. Техническое обеспечение
Самая объемная часть сметы, основа вашего мероприятия. Именно без технического обеспечения не было бы возможности реализовать дистанционное событие. От платежной системы (если она необходима) до студии/спец.оборудования для проведения трансляций. Обязательно консультируйтесь с вашими техническими специалистами в зависимости от поставленных задач.
5. Взаимодействие с участниками
Колл-центр, состоящий из подготовленных менеджеров, готовых обеспечить поддержку аудитории по любым вопросам, e-mail рассылка писем, содержащих все необходимые ссылки и контакты. Чат-бот при возникновении технических проблем, чат в части трансляции для обратной связи, а во время мероприятия – ведущий, поддерживающий активность и заинтересованность аудитории. Существует множество способов по организации общения на виртуальной конференции. Стратегически верным первым этапом является создание специальных чатов участников вместе с модераторами или кураторами, а также создание тематических постов в социальных сетях.. Это наладит диалог и воодушевит людей размышлять и задавать вопросы, а также поможет спикерам понять настроение аудитории.

Таким образом, онлайн-форум является доступным и комфортным в исполнении и посещении мероприятием для команды организаторов, спикеров и аудитории.Направление digital находится на пике популярности для event-cферы, в онлайн переходит множество бизнес-направлений, в том числе и медицина
Не упустите лучшее время для организации онлайн-мероприятия для решения задач вашей компании.