СОВЕЩАНИЕ: ВЫЖИТЬ И НИКОГО НЕ РАСТЕРЗАТЬ
Управление избирательной кампанией требует координации множества направлений: «полевая» работа, медийное направление, юридическое обеспечение, креативный блок (дизайнеры, имиджмейкеры и т.д.), мобилизация и всяческие спецпроекты.
Координация всех этих направлений обычно производится на совещаниях избирательного штаба.
Так что совещания неотъемлемая часть любой кампании. Несмотря на это, часто даже под руководством опытных консультантов или госслужащих совещания поражают размахом маразма. То они не имеют какой-то внятной темы, то заседания длятся по шесть часов, то заканчиваются ничем, то в один день пытаются уместить совещания на все случаи жизни (мой личный рекорд – шесть совещаний в одни сутки).
Чтобы совещание не превратилось из управленческого инструмента в бюрократический ритуал, сжигающий время, нервы и творческий задор, достаточно соблюдать несколько простых правил.
1. Повестка
У каждого совещания должна быть заранее сформированная и доведенная до всех участников повестка – перечень вопросов, которая будет рассматриваться.
Более того, в нормальном варианте повестка формируется с учётом пожеланий участников предстоящего совещания. Для этого за пару дней до совещания всем участникам заседания штаба рассылается проект повестки с предложением желающим направить дополнительные вопросы для включения в повестку не позднее определенного времени. Обычно за сутки до совещания всем рассылается финальная версия повестки. Всё. Теперь всем участником совещания ясен круг обсуждаемых вопросов, кто будет докладчиком по тому или иному вопросу. Все могут подготовить как выступления, так и вопросы.
На первый взгляд, требование заранее сформулировать повестку распространяется лишь на еженедельные совещания и неприменимо к ежедневным утренним летучкам, однако это не так. Повестка заседания и перечень выступающих там тоже определяется заранее, просто обычно происходит это один раз в самом начале проекта, а дальше уже воспроизводится в рутинном режиме. Обычно это происходит так: в начале кампании руководитель направления (например, главный «полевик») говорит своим подопечным что-то в духе:
– Так, ребята, каждое утро, с 8.30 до 9.00 у нас летучки. Каждый кратко докладывает о проделанном за вчерашний день, планах на предстоящий день, сообщает об имеющихся проблемах и предложениях, работаем.
2. Регламент и модератор
Ритмичность и системность совещания достигается регламентом, т.е. чёткое определение максимальной продолжительности доклада участником совещания своего вопроса, максимального времени, отводимого на вопросы докладчику и ответы на них. Это позволяет заранее планировать, какую часть дня будет принесена в жертву демону совещаний.
Для фиксации регламента вовсе не надо принимать какие-то специальные документы, достаточно в рассылаемой повестке предстоящего совещания указать что-то в духе: «Доклад – 20 минут, вопросы докладчику – 10 минут, ответ – 5 минут».
Впрочем, просто определить регламент совещания — это полдела. Важно ещё обеспечить его соблюдение. Вот почему огромную роль в проведении совещания играет фигура модератора (председательствующего) – того, кто ведёт заседание, даёт слово и пресекает выступления увлёкшихся красотой своей речи.
Чтобы совещание проходило чётко, системно и динамично лицо, ведущее его должно обладать высокой степенью самодисциплины.
Традиционно вести совещания берётся или руководитель избирательного штаба или высокопоставленное должностное лицо, если штаб административный. К сожалению, далеко не всегда указанные лица обладают необходимыми качествами, и совещание превращается в бесконечную унылую пытку без конкретики.
В таких случаях опытный консультант заранее договаривается, что у ведущего совещания будет помощник, чья основная функция заключается в том, чтобы никак не посягая на самолюбие ведущего совещание, корректно приводить его в чувство в моменты бюрократического экстаза и мягком направлении в сторону соблюдения регламента.
3. Протокол
Это странно, но даже у очень маститых консультантов часто совещание завершается в лучшем случае устными договорённостями, в худшем – довольными улыбками отмучившихся участников, которые с легкостью забывают всё проговорённое с первым шагом на улицу.
Между тем, чтобы все всё понимали одинаково, никто не «пролюбил» свою задачу и не стал «переводить стрелки» за несделанное, итоги совещания обязательно должны быть зафиксированы в результирующем документе. Такой документ традиционно зовут протоколом, занимает он 1-2 страницы и содержит следующую информацию: решение (принятое по итогам совещания), срок (исполнения принятого решения) и исполнитель (ответственный за исполнение принятого решения).
Может показаться, что описанное – страшная бюрократия, отнимающая кучу времени, однако на практике всё происходит крайне динамично.
Поскольку неотъемлемой частью современной кампании являются чаты в мессенджерах, через которые и координируются действия, на практике всё происходит так. Максимум через полчаса после совещания в чате появляется сообщение, которое по содержанию и представляет собой протокол заседания.
4. Лайфхак
Особенно яркими красками играет тема совещаний, если вы сопровождаете административный ресурс. За очень редким исключением эти славные парни мерилом работы считают усталость и самое креативное, что они могу предложить, кроме бесконечных таблиц Excel, это совещания. Бессмысленные и беспощадные!
В подобной ситуации на бесконечных заседаниях всевозможных штабов (административном, технологическом, юридическом, мобилизационным, теневом) можно состариться, так и не приступив к содержательной работе.
Чтобы этого не произошло, опытные консультанты выбирают из своего круга человека, главный и основной функционал которого – ходить на совещания. Это освобождает от изматывающей повинности остальных консультантов, позволяя им сосредоточиться на достижении целей кампании.
Требований к такому «уполномоченному по совещаниям» два.
Во-первых, это должен быть речистый малый, чтобы, с одной стороны, грамотно презентовать позицию представляемого направления на совещании, а с другой стороны, – донести те нюансы и полутона, что были на совещании и не будут отражены в протоколе (ну да, не бывает штаба без подковёрного противостояния).
Во-вторых, «уполномоченный по совещаниям» должен обладать самообладанием дзэн-буддиста, чтобы спокойно переносить многочасовое переливание из пустого в порожнее.
***
Безусловно, коллеги, которые пришли в политический консалтинг из бизнеса (особенно, из управленческого консалтинга) знают массу иных, более современных и изощрённых управленческих инструментов. Однако на практике базовой, но от этого ничуть не менее ценной, единицей штабной активности выступает совещание. И рациональное его использование позволит не просто эффективно использовать столь ценный ресурс как время, но и методично и последовательно решать задачи многие кампании.
Автор - Степан Волков, политический консультант
Материал подготовили - Campaign Insider
Связаться с нами — [email protected]
Поддержать проект — https://yasobe.ru/na/campaign_insider