Выборы и финансовая отчётность: как не платить штраф государству

Приверженец инфостиля и ярый противник абстрактных формулировок, я не буду растекаться мыслью по древу. Текст ниже – сборник структурированных и связанных между собой практических советов, которые могут упростить вашу работу по формированию и сдаче итогового финансового отчёта согласно требованиям Московской избирательной комиссии.

Имейте ввиду, что избирком каждый год принимает новые «Инструкции о порядке формирования и расходования денежных средств избирательных фондов», и некоторые советы со временем могут оказаться неактуальными. Держите руку на пульсе и читайте актуальную документацию.

Если вы не хотите тратить время и читать статью, можете изучить схему с советами и структурой отчёта ниже. Текст полностью повторяет структуру схемы, только расшивает некоторые моменты с подробностями и примерами.

Этап первый. До формирования отчета.

«Воины-победители сперва побеждают 

и только потом вступают в битву;

Те же, что терпят поражение, сперва вступают в битву

и только затем пытаются победить».

Сунь Цзы

«Готовь сани летом».

Русская народная пословица

Моё глубокое убеждение: формирование итогового финотчёта не требует глубокого понимания финансов, но не терпит неорганизованности. При правильной постановке процесса вы можете сильно упростить будущую работу с финотчётом. Или заработать головную боль, если заранее не позаботитесь о собственном удобстве.

Совет 1. Оригиналы документов хранит один человек.

Неважно, кто это будет: кандидат или его доверенное лицо. Но ни в коем случае не допускайте, чтобы оригиналы пошли по помощникам, родственникам и т.д. – в противном случае вы потеряете несколько дней просто на сбор всех необходимых бумажек. Если по какой-либо причине оригинал счёта, чека или другого документа получает человек, в сферу ответственности которого не входит хранение макулатуры, проследите, чтобы бумажка как можно скорее оказалась в общей папке.

Не откладывайте эту неприятную процедуру до дедлайна.

Совет 2. При оплате со счёта в назначении платежа указывайте подробное описание товара или услуги.

Позже эта информация пригодится для заполнения графы «Основание для перечисления денежных средств» в Учёте поступления и расходования денежных средств. Укажете заранее – ваша работа сведётся к копированию информации из банковской выписки, в противном случае будете перепечатывать условия счетов-фактур. Кроме того, информация будет связывать ваш учёт, банковскую выписку и платёжные поручения. Как итог - вам труднее ошибиться при подготовке папок, а комиссия меньше придирается к различным формулировкам «Оснований».

Совет 3. Начните заполнять форму учёта поступления и расходования средств в Excel

Учёт – главный документ: на его основании составляется сам итоговый отчёт. А большая часть ошибок связана именно с заполнением формы учёта. Поэтому начните заранее, чтобы иметь время для исправления неточностей, ошибок и отражения составных операций или операций с наличкой. Учёт предоставляется в печатном виде и на флэшке в формате Excel. Поскольку экспортировать информацию из Excel в Word проще, чем наоборот, начните с первого.

Совет 4 (опциональный). Проводите все операции через счёт. Не используйте наличку.

Во-первых, если ваши операции проводились только через счёт (и вы следовали всем советам выше), вы сможете заполнить учёт и финотчёт, пользуясь только информацией из банковской выписки. При расчётах наличкой, расходы со счёта будут отличаться от ваших реальных расходов, что приведёт к дополнительным сложностям с отражением операций.

Во-вторых, у вас на руках окажется меньше документов. Платёжное поручение и счёт-фактура – при безнале. Расходный кассовый ордер, чек/счет, приходный кассовый ордер – при оплате наличкой (все излишки должны быть возвращены на счёт и отражены в учёте как «Возврат средств в избирательный счёт»). Если соображения экономии перевешивают перечисленные пункты (с чем я сталкивался), вы можете проигнорировать этот совет.

Совет 5 (опциональный). Пополняйте счёт один раз.

Если есть возможность, положите на счёт сразу весь бюджет кампании – и у вас на руках окажется один приходный ордер, а не несколько. Десяток-другой приходных ордеров не создают сложности, но в случае с документами: чем меньше, тем лучше.

Этап второй. Формирование отчета.

«Величайшие события — это не наши самые шумные,

а наши самые тихие часы».

Фридрих Ницше

«Семь раз отмерь, один – отрежь».

Русская народная пословица

Формирование отчета включает две основные задачи: заполнение форм учёта и финансового отчета и подготовку двух папок с документами.

Учет состоит из четырёх блоков: «поступление», «возвраты на счёт», «возвращено, перечислено в бюджет» и «расходы». Если вы не использовали расчёты наличными, необходимо заполнить только первый и последний. Блок «возврат средств на счёт» используется если вы израсходовали не всю наличку, снятую со счёта, и положили остаток обратно на счёт (обязательная процедура, прописанная в Инструкциях).

Блок «возвращено, перечислено в бюджет» используется, если вы решили пожертвовать остаток средств счёта местному бюджету. Частая ошибка – отражение в этом блоке снятия остатка средств, последнее отражается только в финансовом отчёте по строке «300».

Что касается формирования папок. Их должно быть две: в первой финотчёт, учёт, опись документов и пояснительная записка, во второй – подтверждающие документы в хронологической последовательности. Согласно Инструкциям от 17 мая 2018 г.:

«Первичные финансовые документы к итоговому финансовому отчету предоставляются в хронологической последовательности по мере осуществления финансовых операций. При этом за основу принимаются выписки Сбербанка России со специального избирательного счета, к которым прилагаются необходимые документы, послужившие основанием для зачисления либо списания средств по счетам. Указанные первичные документы должны быть представлены в сброшюрованном виде и иметь сквозную нумерацию страниц, включая приложения».

То есть в общем виде документы во второй папке должны быть расположены в последовательности: выписка (лучше одна – итоговая) – приходный ордер – платёжное поручение/расходный ордер – документ, подтверждающий расход.

Не забудьте приложить во вторую папку справку о закрытии счёта и экземпляры печатных материалов (их макеты также необходимо предоставить и в электронном виде).

Совет 6. Постарайтесь закончить формирование отчёта как можно раньше

Не стоит откладывать до последнего момента. В идеале сдать отчёт в первую неделю после объявления результатов – меньше простоите в очередях и получите больше времени на исправление ошибок, если таковые будут.

Совет 7. Берите с собой ноутбук с файлами и пустые бланки финотчёта, учёта и описи

Так вы сможете оперативно исправить ошибки, на которые вам укажет член комиссии и будете избавлены от необх��димости приносить документы повторно и стоять в очереди.

И общий совет – внимательно читайте документы и законодательство, не экономьте время на полезной необходимости.

Уверен, список советов можно значительно расширить и прописать больше тонкостей. Если вас интересуют вопросы отражения конкретных расходов, вы можете написать редакции канала Campaign Insider. Как только накопится достаточное количество комментариев, выйдет специальный Q&A, посвящённый разбору более узких тематик.

Автор – Андрей Калачёв.

Связаться с Андреем - [email protected]

Материал подготовили — Campaign Insider

Связаться с нами — [email protected]

Мы в FB - fb.com/campaign.insider

Поддержать проект — https://yasobe.ru/na/campaign_insider